Vállalati kihívások: az ERP-bevezetés támogatása

Az integrált vállalatirányítási rendszerre (ERP) történő átállást többnyire olyan célok indukálják, mint a vezetői információk elérhetőségének hatékonyságnövelése, folyamatok optimalizálása, automatizáció, robotizáció, a részfolyamatok összehangolása és nem utolsó sorban az anyavállalati igények kielégítése – kezdi friss bejegyzését Gyimothi Erzsébet, az RSM Hungary projektmenedzsere. Integrált rendszer említésekor többnyire mindenkinek az ismertebb megoldások, mint az SAP, Oracle, People Soft, Microsoft Dynamics Navision jutnak eszébe.

ERP-rendszerek bevezetése: a kulcs a többszereplős feladat összehangolása

A sikeres ERP-bevezetés kulcsa a jól megválasztott rendszer és a bevezetésért felelős cég. Tapasztalataim alapján az igényfelmérést követően viszonylag hamar körvonalazódik, hogy melyik vállalatirányítási rendszer kerülhet kiválasztásra, amely egy jól kiválasztott IT-támogató szervezettel karöltve kellő biztosíték lehet az eredményes munkára. A cégek többnyire úgy gondolkodnak, hogy bár rendelkeznek olyan munkatársakkal, akik a belső folyamatok, szakmai információk birtokában vannak, mégis külsős független tanácsadót (BPO) vonnak be a feladat elvégzésére, hogy biztosítani tudják a cég és az IT-tanácsadó közötti gördülékeny projektkommunikációt.

A BPO-tanácsadó feladata ezekben az esetekben a társaság folyamatainak feltérképezése és szakmai ismeretei alapján a kiválasztott rendszer bevezetésének támogatása. Első látásra ez egyszerűnek tűnő feladat, de ahogy belemegyünk a részletekbe, előbukkannak a kihívások. A feladat valójában ugyanis az, hogy az ERP-bevezetési projektben résztvevő külső és belső felek közötti megértést támogassa a tanácsadó, mindkét oldal irányában. Lényegében egyfajta szakmai fordítást, mediálást végez az érintettek között, továbblendítve a projektet a holtpontokon, megfogalmazva a pontos implementálási igényeket, amikor erre van szükség.

Az ERP-bevezetés alapfeltételei

A vállalatirányítási rendszer bevezetésének támogatása eseteként különböző. Másképp indulunk neki egy teljesen új beruházáshoz kapcsolódó rendszer bevezetéshez, és másképpen egy rendszerátálláshoz, mégis van néhány közös alapfeltétel:

• ismernünk kell a projekt pontos célját
• az igényeknek megfelelő, iparágspecifikus EPR-rendszert kell kiválasztani
• a szervezeti folyamatok víziója
• szükség esetén a folyamatok optimalizálására való nyitottság
• az egyedi igények, specialitások minimalizálása
• tesztelés
• ERP-dokumentáció
• ERP-oktatás

A BPO-tanácsadás abban segíti a cégeket, hogy a működéshez szükséges beállítások, igények a rendszerben megfelelő módon legyenek leképezve. Számos SAP, Oracle és más ERP-rendszerek bevezetésének tapasztalata alapján kijelenthető, hogy elengedhetetlen néhány funkció megléte a cég mindennapi pénzügyi adminisztrációs munkájához. Ilyen például

• az árfolyambetöltések (MNB) automatizálása;
• az exceles betöltő file – tömeges adatok felvitelére;
• az áfakódok részletezettsége az áfabevalláshoz igazodóan;
• az alapadatok megfelelő beállítása (nyitott tétel vezetése, analitikus tétellista, alternatív főkönyvek);
• a megfelelő számla/szigorú számadású bizonylatformátumok;
• a súlyozott átlagár/FIFO;
• az Intrastatriportok támogatása;
• a KVTD-bevallásokhoz szükséges alapadatok;
• a EKÁER-kapcsolat, szükséges adatok biztosítása;
• a költséghelystruktúra kialakítása, kontrolling dimenziók megfelelő alkalmazása;
• a NAV online számlaadat-kapcsolat biztosítása.

Tapasztalatom alapján a cégek még nagyobbnak érzékelik a kihívást, ha külföldi anyavállalati szoftvert kell használnia a Magyarországon működő cégnek. Hiszen sok esetben IFRS-, US GAAP-standardokra épülő rendszerből kell egy magyarországi számviteli szabályoknak megfelelő, vagy azt alkalmazni képes rendszert felépíteni. Mindezekkel együtt is megoldható a sikeres ERP-bevezetés vagy átállás, de megfelelő előkészítésre és megalapozott időtervre van szükség mindehhez – zárja bejegyzését Gyimothi Erzsébet.