Pénztárgépkezelés és -üzemeltetés: fontos gyakorlati tudnivalók

1. Pénztárgép nyitása és zárása

A napi nyitás és zárás minden pénztárgépnél kötelező, e két parancs végrehajtása között eltelt idő számít egy adóügyi napnak. A napi nyitás végrehajtásakor rögzíteni kell a nyitó pénzkészlet összegét és összetételét is. A pénztárgépen minden nyitvatartási nap végén – folyamatos nyitva tartás mellett 24 óránként – napi forgalmi jelentést kell készíteni. Ha az üzemeltető egy nyitvatartási napot több adóügyi napra bontana, például műszakonként, erre is lehetősége van.

A pénztárgép mellett, ahhoz hozzárendelten egy pénztároló eszközt kell tartani. Ez lehet pénztárgépfiók, de a működési sajátosságoknak megfelelően akár egy tárca is. A pénztároló eszközben levő pénzkészletnek összeg és összetétel szerint meg kell egyeznie a pénztárgépen bizonylatolt eladások és egyéb pénzmozgások egyenlegével. Vannak olyan esetek, amikor ettől el lehet térni, például egy kiszállítást is végző pizzéria esetében, ahol a kiszállított termékek ellenértéke csak a futár visszaérkezésekor kerül be a pénztároló eszközbe. Ezt a körülményt – mint működési sajátosságot – egy esetleges ellenőrzéskor a NAV figyelembe veszi.

(A pénztárgépek műszaki követelményeiről, a nyugtakibocsátásra szolgáló pénztárgépek forgalmazásáról, használatáról és szervizeléséről, valamint a pénztárgéppel rögzített adatok adóhatóság felé történő szolgáltatásáról szóló 48/2013. (XI. 15.) NGM rendelet 49. §.)

2. Pénzmozgásbizonylat, borravaló

Minden olyan pénztárgépben rögzített tranzakciót, ami nem eladáshoz, illetve sztornó- vagy visszárubizonylat kibocsátásához kötődik, de módosítja a fióktartalmat, például bankkártyás befizetések, bankszámlára utalással teljesített kifizetések úgynevezett pénzmozgásbizonylattal kell dokumentálni. Szintén pénzmozgásbizonylatot kell kibocsátani, ha egy korábban rögzített bizonylaton – téves rögzítés miatt – a fióktartalom összetételének módosítása szükséges. A pénzmozgásbizonylat adóügyi bizonylatnak minősül.

A borravaló az az összeg, amit a vendég, elégedettsége kifejezésére önkéntesen fizet ki.  A felszolgálási díj a vendéglátásban a felszolgálásért felszámított külön díj (általában a fogyasztás értékének 10–15 százaléka), ami része a számla összegének. (7/2005. (IX. 27.) GKM rendelet a felszolgálási díj mértékének megállapításáról, valamint a felszolgálási díj alkalmazásának és felhasználásának szabályairól.)

Adómentes bevétel a magánszemély által felszolgálási díj címen megszerzett bevétel, valamint a fogyasztótól közvetlenül kapott borravaló, azonban az ezen jogcímen kapott jövedelmek járulékalapot képeznek. (A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény 1. számú melléklet; A társadalombiztosítás ellátásaira és a magánnyugdíjra jogosultakról, valamint e szolgáltatások fedezetéről szóló 1997. évi LXXX. törvény 4. § k) pont.)

Ha a borravaló a vállalkozás bevétele, és emiatt bizonylatot kell róla kiállítani, akkor a borravaló összegét a pénztárgépbe is rögzíteni kell. Ha a borravaló a munkavállaló bevétele, akkor azt nem kell bizonylatolni, és annak összege sem tárolható a pénztárgéphez tartozó pénztárolóban.

Amennyiben a bankkártyával kifizetett borravaló a bevétel részét képezi, akkor ilyenkor is szükséges a pénzmozgásbizonylat alkalmazása. A nyugtán vagy számlán viszont csak a szolgáltatás ellenértékét (borravaló nélkül) kell feltüntetni. Az így kifizetett borravaló a magánszemélyek bérjövedelmeként adó- és járulékköteles. Ha a borravaló a készpénzes vagy bankkártyás fizetéssel bekerül a szolgáltató pénztárába, azt nem köteles kifizetni a munkavállalónak, de egyéb bevételként rögzítenie kell.

Ha napközben a kasszából pénzt vesznek ki (például fölözésre, szállító kifizetésére) vagy pénzt raknak be (például számlás értékesítés, váltópénz, kaució), akkor is ki kell állítani egy pénzmozgásbizonylatot.

(A pénztárgépek műszaki követelményeiről, a nyugtakibocsátásra szolgáló pénztárgépek forgalmazásáról, használatáról és szervizeléséről, valamint a pénztárgéppel rögzített adatok adóhatóság felé történő szolgáltatásáról szóló 48/2013. (XI. 15.) NGM rendelet 4. számú melléklet 6.5 pontja.)

3. Számlakiállítás

Egyes pénztárgéptípusok alkalmasak egyszerűsített számla kiállítására. Ennek hiányában – ha a vásárló kéri – a számla bármilyen más törvényes módon is létrehozható (például számlatömb, online számlázó). Számla kiállításakor ugyanarról az értékesítésről már nem kell pénztárgépes nyugtát kiállítani. Ekkor azonban a készpénz kasszába helyezéséről pénzmozgási bizonylatot (befizetési bizonylatot) kell készíteni.

(Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény 166. §.(2).)