Így zárjuk az évet egy ERP rendszerben

Vegyük sorra, milyen ellenőrzések, milyen tevékenységek javasoltak az év végi záráshoz, az új üzleti év elindításához! A felsorolás egy olyan integrált ERP rendszerhez készült, amelyet könyvelésre is használnak, és az adóhivatali valamint az állami bevallásokat szintén ebből a rendszerből hajtják végre.

Éves zárás előkészítése és adatellenőrzés

A főbb fajták:

• az ERP rendszer belső ellenőrzései, így például számtartományi, belső konzisztencia ellenőrzések végrehajtása;
• nem befejezett vagy elmaradt tevékenységek ellenőrzése. Van-e olyan tevékenység, folyamatelem, amit meg kellett volna tennünk, de nem tettünk meg az előző üzleti évre vonatkozóan? Például minden értékcsökkenést elszámoltunk, vagy minden banki kivonatot befogadtunk, minden bejövő számlát, bizonylatot lerögzítettünk, illetve minden kimenő számlát bizonylatot kiállítottunk?

Az éves zárás előkészítéséhez tartozó fontosabb feladatok:

• A véletlenszerű visszamenőleges adatrögzítés megakadályozása. Az éves zárás folyamatában komoly gondokat tud okozni, ha valaki véletlenül vagy valamiféle általa logikusnak vélt okból a zárás alatt lévő évbe kíván valamilyen adatot felvinni. El kell érni, hogy ezt csak arra jogosult személyek illetve megfelelő ellenőrzés után történhessék meg.
• A következő évre vonatkozó beállítások végrehajtása. Ilyen lehet például, ha valaki speciális számköröket alkalmaz vagy a következő évi költség kódok kialakítása, ha azok változnak az előző évhez képest. Természetesen a jogi természetű változásokat is végre kell hajtani, ha vannak, adókód váltás stb.

Leltározás

Az év végi leltározást akkor célszerű végrehajtani, amikor az előző évre már nem érkezik több tranzakció a rendszerbe. A korszerű ERP rendszerek képesek a digitálisan nyilvántartott készletek adatait elektronikusan átadni adatgyűjtő rendszereknek, ahol az automatikusan összevethető a nyilvántartott készlettel és az eredményt a szoftver automatikusan kiértékeli.

Egyeztetések

Az egyeztetések olyan főként könyvelői szintű egyeztetések, amelyek általánosan megszokottak a könyvelők részéről az évzárási folyamatban. Ide tartoznak például az olyan elemek összevetései, mint a készletleltár és a főkönyvi kivonat, a pénzszámlák, a könyvelési kliring számlák egyeztetései, a tárgyi eszközök és immateriális javak állományi egyeztetése főkönyvi kivonattal.

Év végi zárási könyvelések

Az éves zárási időszakban szükséges ezt végrehajtani, amelyek eredményeképpen a cég ERP rendszeréből kinyert főkönyvi kivonat, eredménykimutatás és mérleg képezi a könyvvizsgálat és az állami beszámolók alapját. Ilyenek lehetnek az elhatárolások, deviza átértékelések, értékelési eltérések, egyéb év végi könyvelések. Ekkor kerül sor a zárási könyvelések végrehajtására, melyek a gyakorlat szerint az adott üzleti év könyveiben az árbevételek és költségek összevezetésével alakítják ki a mérleget az adott évi eredménnyel.

Riportolás, dokumentálás

Minden lezárt üzleti évre vonatkozóan kötelező elem a riportolás, a dokumentálás. Annak ellenére, hogy az adott üzleti év listáit, elemzéseit le lehet futtatni, célszerű ezek archiválása, és/vagy nyomtatása is.

Balázs Csaba,
az SAP Hungary Kft. ERP szakértője