Így zárjuk az évet egy ERP rendszerben

2019. 01. 09., 17:01

Ha a vállalkozásunkat vállalatirányítási (ERP) rendszer segíti, azt gondolhatnánk, hogy az automatikusan működik, és nincs szükség semmiféle rendszeres ellenőrző tevékenységre. Pedig ez (még) nincs így! – hívja fel a figyelmet Balázs Csaba, az SAP Hungary Kft. ERP szakértője.

Vegyük sorra, milyen ellenőrzések, milyen tevékenységek javasoltak az év végi záráshoz, az új üzleti év elindításához! A felsorolás egy olyan integrált ERP rendszerhez készült, amelyet könyvelésre is használnak, és az adóhivatali valamint az állami bevallásokat szintén ebből a rendszerből hajtják végre.

Éves zárás előkészítése és adatellenőrzés

A főbb fajták:

  • az ERP rendszer belső ellenőrzései, így például számtartományi, belső konzisztencia ellenőrzések végrehajtása;
  • nem befejezett vagy elmaradt tevékenységek ellenőrzése. Van-e olyan tevékenység, folyamatelem, amit meg kellett volna tennünk, de nem tettünk meg az előző üzleti évre vonatkozóan? Például minden értékcsökkenést elszámoltunk, vagy minden banki kivonatot befogadtunk, minden bejövő számlát, bizonylatot lerögzítettünk, illetve minden kimenő számlát bizonylatot kiállítottunk?

Az éves zárás előkészítéséhez tartozó fontosabb feladatok:

  • A véletlenszerű visszamenőleges adatrögzítés megakadályozása. Az éves zárás folyamatában komoly gondokat tud okozni, ha valaki véletlenül vagy valamiféle általa logikusnak vélt okból a zárás alatt lévő évbe kíván valamilyen adatot felvinni. El kell érni, hogy ezt csak arra jogosult személyek illetve megfelelő ellenőrzés után történhessék meg.
  • A következő évre vonatkozó beállítások végrehajtása. Ilyen lehet például, ha valaki speciális számköröket alkalmaz vagy a következő évi költség kódok kialakítása, ha azok változnak az előző évhez képest. Természetesen a jogi természetű változásokat is végre kell hajtani, ha vannak, adókód váltás stb.

Leltározás

Az év végi leltározást akkor célszerű végrehajtani, amikor az előző évre már nem érkezik több tranzakció a rendszerbe. A korszerű ERP rendszerek képesek a digitálisan nyilvántartott készletek adatait elektronikusan átadni adatgyűjtő rendszereknek, ahol az automatikusan összevethető a nyilvántartott készlettel és az eredményt a szoftver automatikusan kiértékeli.

Egyeztetések

Az egyeztetések olyan főként könyvelői szintű egyeztetések, amelyek általánosan megszokottak a könyvelők részéről az évzárási folyamatban. Ide tartoznak például az olyan elemek összevetései, mint a készletleltár és a főkönyvi kivonat, a pénzszámlák, a könyvelési kliring számlák egyeztetései, a tárgyi eszközök és immateriális javak állományi egyeztetése főkönyvi kivonattal.

Év végi zárási könyvelések

Az éves zárási időszakban szükséges ezt végrehajtani, amelyek eredményeképpen a cég ERP rendszeréből kinyert főkönyvi kivonat, eredménykimutatás és mérleg képezi a könyvvizsgálat és az állami beszámolók alapját. Ilyenek lehetnek az elhatárolások, deviza átértékelések, értékelési eltérések, egyéb év végi könyvelések. Ekkor kerül sor a zárási könyvelések végrehajtására, melyek a gyakorlat szerint az adott üzleti év könyveiben az árbevételek és költségek összevezetésével alakítják ki a mérleget az adott évi eredménnyel.

Riportolás, dokumentálás

Minden lezárt üzleti évre vonatkozóan kötelező elem a riportolás, a dokumentálás. Annak ellenére, hogy az adott üzleti év listáit, elemzéseit le lehet futtatni, célszerű ezek archiválása, és/vagy nyomtatása is.

 

Balázs Csaba,
az SAP Hungary Kft. ERP szakértője

Ha tetszett a cikk, kövesse az ÜZLETEMET
a Facebookon!

Még több friss hír

2024. 04. 16., 09:10
Kötelezővé teheti a munkáltató a túlórát? Van beleszólása a munkavállalónak a kötelező túlóra elrendelésébe? Megtagadhatja a munkavállaló a túlórázást vagy minden esetben köteles eleget tenni a munkáltató ilyen irányú utasításának? A kérdésekre dr. Kocsis Gergely ügyvéd válaszol.
2024-04-19 20:10:18
A 2023-2027. közötti időszakra vonatkozó, magyar Közös Agrárpolitika Stratégiai Tervvel összefüggő információk megújult formában új honlapon, a kap.gov.hu oldalon érhetőek el.

  BIZNISZPLUSZ PODCAST

Újabb különleges hazai vállalkozás, az Ország Söre szavazást alapító Beerselection mutatkozik be a csatornán. A budapesti sörszaküzletbe hetente több tucatnyi újdonság érkezik, köztük akár olyan különlegességekkel, amelyekből egyszerre csak pár darab érhető el az egész országban. A sörkultúra hazai terjesztése fontos küldetés a tulajdonosoknak, hiszen akár 800-féle sörstílus létezik, miközben a legtöbb ember egyedül a lágert ismeri fel. A magyar sörrajongók által idén összeállított recept sorsáról, a kissé elhasznált „kézműves” kifejezés mögötti igazságról, illetve arról, hogy miért érdemes szaküzletben venni a sört a nagy áruházak helyett, Bárkai Péter mesél a BeerSelectiontől. Az ügyvezető persze igazságot tesz az örök, csapolt, palackozott, vagy dobozos kérdésben is...
Az egészségpénztári befizetések ugyan nem a legelsők a fontossági sorrendben, amire félre akarunk tenni, de előkelő helyre kúsztak fel az utóbbi években Magyarországon. Annak ellenére, hogy milyen kedvező – és a közhiedelemmel ellentétben elérhető – megoldásokat nyújtanak a magáncélú megtakarítások, a magyar társadalom iszonyatos összeget fizet ki zsebből a magánegészségügyben. Dr. Kravalik Gábor, az Önkéntes Pénztárak Országos Szövetségének elnöke az ÖPOSZ legutóbbi közvélemény-kutatási eredményei nyomán vázolja honfitársaink hozzáállását a kérdéshez és egyértelmű választ ad rá, hogy hogyan járhatnánk jobban, ha tudatosabban tennénk félre. Fontos: akár havi párezer forintnak is van értelme, sőt!
A digitális technológiák kapcsán jelenleg két uniós rendelet is fontos: az egyik a digitális szolgáltatásokról, a másik a mesterséges intelligencia felhasználásának korlátozásáról szól. Sokáig azt hittük, az óriási tech vállalatok túl nagyra nőttek ahhoz, hogy meg lehessen regulázni a működésüket, Európában azonban – úgy tűnik – mégis sikerül rendeleti keretek közé szorítani, hogy mit tehet vagy épp' nem tehet meg a Facebook, a Snapchat, a TikTok és például a Google kereső. Dr. Baracsi Katalin internetjogász ebben az epizódban átfogó képed ad mind a digitális piacokat, mind pedig a mesterséges intelligencia felhasználását szabályozó uniós rendeletről.

  NÉPSZERŰ HÍREK

  Rovathírek: GUSTO

  Rovathírek: ATOMBUSINESS

Az Országos Atomenergia Hivatal elindította Instagram oldalát, amelynek célja az ismeretterjesztés: rövid, szórakoztató posztok formájában mutatja be az atomenergia és annak békés célú alkalmazásához kapcsolódó érdekességeket elsősorban a diákoknak, illetve mindenkinek, aki az atomenergia iránt érdeklődik.