Így zárjuk az évet egy ERP rendszerben

2019. 01. 09., 17:01

Ha a vállalkozásunkat vállalatirányítási (ERP) rendszer segíti, azt gondolhatnánk, hogy az automatikusan működik, és nincs szükség semmiféle rendszeres ellenőrző tevékenységre. Pedig ez (még) nincs így! – hívja fel a figyelmet Balázs Csaba, az SAP Hungary Kft. ERP szakértője.

Vegyük sorra, milyen ellenőrzések, milyen tevékenységek javasoltak az év végi záráshoz, az új üzleti év elindításához! A felsorolás egy olyan integrált ERP rendszerhez készült, amelyet könyvelésre is használnak, és az adóhivatali valamint az állami bevallásokat szintén ebből a rendszerből hajtják végre.

Éves zárás előkészítése és adatellenőrzés

A főbb fajták:

  • az ERP rendszer belső ellenőrzései, így például számtartományi, belső konzisztencia ellenőrzések végrehajtása;
  • nem befejezett vagy elmaradt tevékenységek ellenőrzése. Van-e olyan tevékenység, folyamatelem, amit meg kellett volna tennünk, de nem tettünk meg az előző üzleti évre vonatkozóan? Például minden értékcsökkenést elszámoltunk, vagy minden banki kivonatot befogadtunk, minden bejövő számlát, bizonylatot lerögzítettünk, illetve minden kimenő számlát bizonylatot kiállítottunk?

Az éves zárás előkészítéséhez tartozó fontosabb feladatok:

  • A véletlenszerű visszamenőleges adatrögzítés megakadályozása. Az éves zárás folyamatában komoly gondokat tud okozni, ha valaki véletlenül vagy valamiféle általa logikusnak vélt okból a zárás alatt lévő évbe kíván valamilyen adatot felvinni. El kell érni, hogy ezt csak arra jogosult személyek illetve megfelelő ellenőrzés után történhessék meg.
  • A következő évre vonatkozó beállítások végrehajtása. Ilyen lehet például, ha valaki speciális számköröket alkalmaz vagy a következő évi költség kódok kialakítása, ha azok változnak az előző évhez képest. Természetesen a jogi természetű változásokat is végre kell hajtani, ha vannak, adókód váltás stb.

Leltározás

Az év végi leltározást akkor célszerű végrehajtani, amikor az előző évre már nem érkezik több tranzakció a rendszerbe. A korszerű ERP rendszerek képesek a digitálisan nyilvántartott készletek adatait elektronikusan átadni adatgyűjtő rendszereknek, ahol az automatikusan összevethető a nyilvántartott készlettel és az eredményt a szoftver automatikusan kiértékeli.

Egyeztetések

Az egyeztetések olyan főként könyvelői szintű egyeztetések, amelyek általánosan megszokottak a könyvelők részéről az évzárási folyamatban. Ide tartoznak például az olyan elemek összevetései, mint a készletleltár és a főkönyvi kivonat, a pénzszámlák, a könyvelési kliring számlák egyeztetései, a tárgyi eszközök és immateriális javak állományi egyeztetése főkönyvi kivonattal.

Év végi zárási könyvelések

Az éves zárási időszakban szükséges ezt végrehajtani, amelyek eredményeképpen a cég ERP rendszeréből kinyert főkönyvi kivonat, eredménykimutatás és mérleg képezi a könyvvizsgálat és az állami beszámolók alapját. Ilyenek lehetnek az elhatárolások, deviza átértékelések, értékelési eltérések, egyéb év végi könyvelések. Ekkor kerül sor a zárási könyvelések végrehajtására, melyek a gyakorlat szerint az adott üzleti év könyveiben az árbevételek és költségek összevezetésével alakítják ki a mérleget az adott évi eredménnyel.

Riportolás, dokumentálás

Minden lezárt üzleti évre vonatkozóan kötelező elem a riportolás, a dokumentálás. Annak ellenére, hogy az adott üzleti év listáit, elemzéseit le lehet futtatni, célszerű ezek archiválása, és/vagy nyomtatása is.

 

Balázs Csaba,
az SAP Hungary Kft. ERP szakértője

Ha tetszett a cikk, kövesse az ÜZLETEMET
a Facebookon!

Még több friss hír

2022. 08. 09., 12:23
A KAVOSZ Zrt. közzétette, hogy az új Széchenyi MAX hitelek közül melyeket lehet már igényelni, és melyik bankok forgalmazzák azokat. Ezzel kezdetét veheti a kisvállalkozások rohama a szuperkedvezményes hitelekért.
2022. 08. 04., 09:17
Azt hiszem, kezdő munkavállalóként nincs fontosabb feladatunk, mint találni egy jó főnököt és tanulni tőle. Örülök, hogy nekem annak idején ez megadatott – mondta az Üzletemnek Jancsár Gergely, az SAP Közép-Kelet-Európai Régiójának fenntarthatósági vezetője.

  BIZNISZPLUSZ PODCAST

2022. 07. 26., 10:30
epizód: 2022 / 8   |   hossz: 20:30
Milyen új utakat nyitott az internet a csalók előtt? Hogyan azonosíthatjuk vállalkozóként az átverési kísérleteket? Mikor kell szakértőhöz, esetleg egyenesen a rendőrséghez fordulnunk? És mitől menthet meg bennünket egy kis önképzés? Dr. Kocsis Ildikó ügyvéd olyan céges csalásokra is felhívja a figyelmet, amelyek még a hozzáértők előtt sem feltétlenül nyilvánvalóak.
2022. 06. 26., 09:15
epizód: 2022 / 7   |   hossz: 21:02
Milyen volt a Hannoveri Technológiai Kiállítás és Vásár a Covid után, de háborús időben? Hol tart az ipar 4.0 napjainkban, melyek a digitalizáció legfontosabb új irányai? Mit jelent a virtuális üzembe helyezés? Hogyan hat az automatizálás a munkaerő-piacra? Hogyan szimulálható a Marsra szállás? Mit jelent Európa egyik legnagyobb ipavállalatának, hogy kivonul az orosz piacról, ahol 1851 óta jelen volt? A kérdésekre Jeránek Tamás, a Siemens Zrt. vezérigazgatója válaszol.
2022. 06. 13., 06:35
epizód: 2022 / 6   |   hossz: 19:01
A kamerás megfigyelés csak „célhoz kötött” lehet, de a célok meghatározásakor is körültekintően kell eljárni – hívja fel a figyelmet dr. Szabó Gergely ügyvéd. A Kocsis és Szabó Ügyvédi Iroda irodavezető partnerét a munkavállalók megfigyelésére, a kamerák elhelyezésére vonatkozó szabályokról, az élőképekre vonatkozó speciális előírásokról és a technika fejlődés nyújtotta lehetőségek jogi korlátairól kérdeztük.

  Rovathírek: GUSTO

  Rovathírek: ATOMBUSINESS