Válaszol a szakértő: mikor kell egy startupnak vállalatirányítási rendszert bevezetnie?

Egy induló vállalkozást egyszerű irányítani, a folyamatokat akár egy ember is képes áttekinteni. A „kézi vezérlés” vagy mikromanagement idején átlátható a startup működése, sőt, ha van 1–2 olyan beosztott, aki odaadásával, lojalitásával, tudásával, rátermettségével segít, minden észben tartható, menedzselhető.

Elérkezik azonban az idő – nem feltétlenül egy konkrét időpont –, amikor valami megváltozik, a dolgok már nem mennek olyan olajozottan, kezd eluralkodni a fejetlenség. A startup tulajdonosainak vagy vezetőinek ilyenkor fel kell ismerniük, hogy változtatni kell, alkalmazkodni a megváltozott körülményekhez.

Ez az a pillanat, amikor szükségünk lehet egy digitális rendező eszközre, vállalatirányitási rendszerre (ERP). Erre több intő jel is utalhat. Ilyen lehet például, ha:

• egyre több ember foglalkozik a megnövekedett adminisztrációval;
• lassul az értékesítési ciklus: az értékesítők leterheltebbek, egyszerre több dologgal kell foglalkozniuk, gyakoribbak a késések, előfordul, hogy bizonyos ügyekről megfeledkeznek.
• Ennek következtében csökken az ügyfélmegtartó képesség: egyre több a reklamáló, elégedetlen, nem visszatérő ügyfél.
• Növekszik a kintlévőség, amelyet egyre nehezebb kezelni.
• Növekszik a készletszint: a szervezet nem tudja már átlátni, hogy mit rendelt meg és mit nem, hogy mi a helyzet az úton lévő készlettel, gyakran biztosabbnak tűnik megrendelni valamit még akkor is, ha van készleten, de nem találja a raktáros vagy rápakoltak valamit a raktárban.
• Csökken a piaci bizalom: a működési gondokkal, elégedetlen ügyfelekkel rendelkező cég híre gyorsan terjed, negatív megítéléseket kap a közösségi médiában, és a nagyobb szállítók is kezdenek rossz szemmel nézni rá.

Egy ERP-rendszer képes akár 10–20-szorosára növelni a tranzakciók kezelési sebességét, nem is beszélve a gyors visszakeresési és áttekintési lehetőségekről. A megnövekedett dokumentumszám a könyvelőnek is gondot okoz (főleg ha „külsősként” dolgozik). Ezen segít a korszerű ERP-rendszerek automatikus, előreprogramozott könyvelő motorja, amely a háttérkönyveléseket, illetve az adóhivatal számára a valós idejű adatküldéseket (on-line számlázás) is elvégzi, az eredményeket pedig nyilvántartja.

Több jel utalhat arra, hogy a HR területen is fejleszteni kell. Ezek közé tartozik:

• Növekszik a munkahelyi feszültség: ennek oka lehet a nagyobb leterheltség, a sikertelenség, a kudarcba fulladt ügyek vagy az elégedetlen ügyfelek.
• „Kulcsemberek” jelennek meg: a növekvő gondok, illetve a növekvő, nem kezelt leterheltség hatására egyes alkalmazottak kulcsszereplővé válnak a vállalaton belül. Ők tudják, hogy hol, mi van a raktárban, hogy milyen problémát miként kell kezelni. Egy ilyen „kulcsfigura” távozása tragikus következményekkel járhat, ha pedig marad, akkor a változás legnagyobb kerékkötőjévé válhat, hiszen attól félnek, hogy elveszíti különleges helyzetét.
• Növekszik a fluktuáció: a megnövekedett terhelés, a kaotikus üzleti folyamatok miatt egyre több kollégának „lesz elege” és megy el máshova. A kiesett munkaerő pótlása nem egyszerű és nem is olcsó feladat.

Egy cég működéséhez szabott ERP-rendszer alkalmazása lehetőséget teremt a dolgozók gyorsabb integrálására, a hibamentes munkavégzésre és persze az egyéni teljesítmények szelektált mérésére is. Az ERP-rendszerek közül célszerű olyat választani, amely szélesebb körben ismert: az, hogy a programot fejlesztő cég 2-5 év múlva is rendelkezésünkre álljon, legalább olyan fontos, mint a megoldás költsége.

A vállalati működés egy jól bevezetett ERP-rendszer esetében lehetőséget teremt új tulajdonosi, piaci igények megvalósítására is. Az implementálás természetesen nem azt jelenti, hogy a rendszer szolgai módon követi a startupként kiagyalt egyszerű működési modellt a nagyobbra nőtt vállalkozás esetében is, hanem azt, hogy általánosan használt, bevált működési sztenderdek mentén maga a cég is változtat adott esetben a folyamatain.

Balázs Csaba
EPR-szakértő
SAP