Tipikus hibák cégvezetőktől a felhőalapú rendszerekre való átállásban

A felhőtechnológia elterjedésével az elmúlt években az irodai munkavégzés hatalmas változásokon ment keresztül, a legtöbb hazai cég azonban a mai napig nehezen kezeli a felhőbe való költözést és a felhőalapú rendszerekben zajló közös munkavégzést. Pedig jelenleg óriásit bukhat az a cég, aki nem fejleszti informatikáját és a munkavégzés régi, elavult gyakorlataihoz ragaszkodik. Sok vállalkozás vezetője abba a hibába esik, hogy azt gondolja, egy felhőalapú rendszer bevezetése elegendő ahhoz, hogy szervezete digitalizálódjon, pedig a munka nagy része csak ezután kezdődik.

Egy új vállalati szisztéma hatékony működéséhez rendszerint alapjaiban kell megváltoztatni a sokszor 15-20 éve megszokott munkamenetet, ehhez pedig minden munkatársnak kivétel nélkül, egyéni szinten is át kell alakítania a napi rutinját. A szakértő tapasztalata, hogy ilyenkor az első 3-6 hónap kritikus időszak, de a gondolkodásban és munkavégzésben történő teljes átállás sok helyen egy-két évig is eltarthat.

Nagy probléma a belső ellenállás

A digitális átállás egyik legnagyobb akadálya sokszor a vállalaton belüli ellenállás. A szakértő szerint ennek az az oka, hogy sok munkavállaló nem érzi érdekeltnek magát a változásban és nem akar erőfeszítéseket tenni egy új rendszer elsajátításával. Pedig a jelenlegi gazdasági helyzetben, ha nincs fejlesztés, vagy ha a munkavállalók nem adaptálják a változást, azzal a cég élete, vele együtt pedig a kollégák megélhetése kerülhet veszélybe.

„Fontos, hogy a vállalatok időt és energiát tegyenek a változásmenedzsmentbe, mert csak így fogják tudni végigcsinálni az átállást. A vezetőség nem várhatja el a kollégáktól, akik sokszor 15 éve ugyanúgy dolgoznak, hogy maguk találják ki, hogyan boldoguljanak az új rendszerben. Fejleszteni kell a munkatársak informatikai készségeit és beszélgetni velük a változásról, ha pedig nincs erre a vállalatnak szakképzett embere, külső szakértőkhöz kell fordulni, akik végigvezetik a céget a változásokon” – magyarázta el Juhász Viktor.

Egyre értékesebbek a digitálisan érett munkavállalók

A szakértő azt is elárulta, hogy a jelenlegi trendekben tisztán látható, hogy az új rendszerekre nyitott emberek általában a hazai KKV-k legalább középvezetői szintjén helyezkednek el. Ennek oka az, hogy a digitálisan érett személyek a modern rendszerek segítségével egységnyi idő alatt sokkal több feladatot végeznek el és problémát oldanak meg, mint azok, akik nem tudják használni, vagy nem rendeltetésszerűen használják a felhőalapú vállalati rendszereket.

„Sokan ma is azt gondolják, hogy a digitálisan érett, kontra digitálisan éretlen munkavállaló hatékonysága közti különbség 10-20 százalékban kimerül, ez azonban téves. Tapasztalataink szerint egy informatikában jó képességű munkavállaló hatékonysága többszörös, tehát esetében plusz 100-150 százalékról beszélünk” – mondta Juhász Viktor.

A szolgáltató maga is dolgozzon a felhőrendszerekben

Nem hagy időt a kollégáknak – Ahhoz, hogy az átállás sikeres legyen, minden kollégának egészen új rutint kell kialakítania a rendszerben, ami egy időigényes folyamat. Ha a vezető türelmetlen és egyik napról a másikra követel változást, azzal frusztrálttá teheti a kollégákat, akik emiatt negatívan fogják megélni a digitalizációt.

Nem hajlandó eltérni a megszokott folyamatoktól – Az új rendszerek bevezetésénél a hatékonyság növelésének kulcsa a munkafolyamatok megváltoztatása. Ha a vezető ragaszkodik a feladatvégzés régi rutinjaihoz, a szervezet sose fogja tudni maximális hatékonysággal használni az új rendszert.

Nem mutat példát az átállásban – A cég vezetőjének jó példával kell elöl járnia az új rendszer használatában, hogy a munkatársak komolyan vegyék a változást és motiváltak legyenek.

Fél bevezetni a home office-t – A legtöbb vezető azért tart az otthoni munkavégzésétől, mert úgy gondolja, a home office-ban nem tud kontrollt gyakorolni a munkavállalók fölött. Pedig a digitalizáció fejlesztésével a távoli kapcsolattartás és az ellenőrzés is hatékonyan kivitelezhető.

Nem szakértőre bízza a rendszer kiválasztását –A különböző felhőrendszerek között funkció és kezelés tekintetében is rengeteg különbség van, ami a vállalatok szempontjából meghatározó lehet. Tipikus hiba, mikor egy vezető az alapján választ rendszert, hogy az ismerőse, vagy egy másik cég vezetője mit ajánl neki, hisz attól, hogy adott szisztéma egy bizonyos szervezetnél jól működik, még nem biztos, hogy számára is ideális lesz.

„Egy rendszer kiválasztásánál kulcsfontosságú lépés, hogy a vezető keressen egy olyan IT szolgáltatót, akinek van a vállalkozásához hasonló méretű és profilú ügyfele és kérdezze meg, náluk mit vezetett be. Ezen kívül fontos, hogy a választott szolgáltató ne csak jó referenciákkal rendelkezzen, de ő maga is dolgozzon, létezzen ezekben a felhőrendszerekben” – javasolta Juhász Viktor.

Hozzátette: „Egy jó informatikai szolgáltatónál kell, hogy legyen olyan személy, aki nem csak IT szakértő, de tanácsadó is, tehát ért az emberek nyelvén és tisztában van az üzleti élettel. Az biztos, hogy csak akkor beszélhetünk ideális szolgáltatóról, ha vannak ilyen munkatársai.”