Outsourcing: előnyök és veszélyek

Kezdetben indultunk a munkavállalók normál alkalmazásától, a fő tevékenységhez nem kapcsolódó munkákat pedig a vállalatok külső felektől egyszerűen megrendelték. Aztán beköszöntött a munkaerő kölcsönzés kora, ahol a cégek bérbe vettek külsős munkatársakat. Manapság viszont már teljesen hétköznapi trend a core tevékenységek és a kritikus támogató folyamatok kiszervezése is. A jelenség hátterében részben a munkaerőhiány áll, de vajon tudjuk-e, mit is jelent az outsourcing, és tényleg gyógyír-e a vállalatok fájdalmára?

Outsourcingról akkor beszélünk, ha egy vállalat úgy dönt, hogy egy addig is meglévő belső folyamatát kiszervezi, és egy vállalkozónak adja át. Jellemzően ez egy vállalkozási szerződés keretében történik.

Az outsourcing a megrendelőnek sok szempontból valóban kényelmes lehet, hiszen sem a munkaerővel, sem a munka megszervezésével nem neki kell bajlódnia, továbbá a munka jó minőségének biztosítása sem az ő feladata. Ez a munkaerő-gazdálkodás optimalizálása, az adminisztrációs terhek csökkentése és a felelősség szempontjából mindenképpen jó megoldásnak tűnhet. Ám számos buktatója lehet, hiszen a nap végén mégiscsak a megrendelő működésére, termelésére lesz súlyos hatása annak, ha a vállalkozó nem biztosítja a munka elvárt minőségét.

Ugyan outsourcing esetén az adminisztráció és a munkavállalókkal kapcsolatos utasításadási jog ténylegesen elkülönül a szolgáltatást igénybe vevő társaságtól, a gyakorlatban azonban nem teljesen így csapódik le. Sokszor fordul elő, hogy az outsourcing a munkavállalók mindennapjaiban nem jár lényeges változással: ugyanabban a munkakörben, ugyanazokkal az eszközökkel, ugyanazon ügyfélnek végzik a munkát, „csak” a munkaszerződés szerinti munkáltatójuk változik meg.

A nagy különbség a munkaerő kölcsönzés és a kiszervezés között az, hogy a kölcsönző cég csak a megfelelő ember „kiállítását” vállalja, míg outsourcing esetén a tevékenység elvégzésére vállal kötelezettséget a külső vállalkozás. Ennek megfelelően az outsourcing magába foglalja a feladat rossz elvégzésének, vagy el nem végzésének kockázatát is. Itt praktikusan ugyanis a megbízott cég vállalkozási tevékenységet lát el, vagyis egy meghatározott eredmény létrehozását, adott munka elvégzését vállalja.

Ez pedig kockázatokkal jár, aminek csökkentése érdekében a megrendelőnek meg kell tennie bizonyos óvintézkedéseket. Tudjuk, hogy minden lánc annyira erős, amennyire a leggyengébb láncszeme az, ezért érdemes megbízható, a piacon jó hírnévvel, stabil és nagy operációval bíró partnerekkel szerződést kötni. Ez feltételezi a tendereztetés jó előkészítését, és a referenciák szigorú ellenőrzését. Ha a szolgáltató a pályázati szakaszban nem látja át teljes egészében a munkafolyamatot, és annak kapcsolódását a megelőző és az azt követő munkafolyamathoz, akkor hajlamos lesz kiiktatni a zavaró körülményeket, és a legegyszerűbb megoldásokban gondolkodni, hogy minél alacsonyabb ajánlatot tudjon tenni. Ez a tényleges munkavégzéskor feszültségeket szülhet, és áremelési igényhez vezethet, ezért fontos a folyamat pontos leírása.

Az előkészítő szakaszban tanácsos még megvizsgálni azt is, hogy esetlegesen felmerül-e a munkáltatói jogutódlás kérdése a tervezett kiszervezés kapcsán.

De nemcsak a folyamat lényeges, hanem az ember is, ahol pedig emberek dolgoznak, ott előfordulhatnak hibák, és szükségessé válhatnak gyors döntések is. Éppen ezért az outsourcing szerződésben szabályozni kell az utasítási jog terjedelmét, a szolgáltatás szintjét, a teljesítési követelményeket, a kötbéreket és a teljesítés stációit, illetve az ezekhez rendelt elvárásokat. Még így is előfordulhatnak hibák (nem teljesítés, vagy rossz teljesítés), ezért aki a kiszervezés mellett dönt, annak szüksége lesz egy jól működő és bármikor bevethető B-tervre is, hiszen az üzemfolytonosság sérülése óriási kockázatot hordoz magában.

A kiszervezés kapcsán fennáll a veszélye annak, hogy a fürdővízzel együtt kiöntjük a gyereket is. Ez főként akkor következhet be, ha olyan tevékenységeket próbálunk kiszervezni, amiket nem érdemes, vagy amik nem elég jól lehatárolhatók ahhoz, hogy elkülönüljenek a céges tevékenységtől. A tipikusan kiszervezhető területek általában két nagy csoportra oszthatóak: az informatikai outsourcingra, amikor IT infrastruktúra üzemeltetést ad át egy vállalat, illetve az üzleti, termelési folyamatok kiszervezésére (pl. logisztika, bizonyos gyártási folyamatok, bérszámfejtés, pénzügyi és számviteli outsourcing).