Négy jel, ami arra utal, hogy eljárt az idő a vállalatirányítási rendszere felett

1. Problémás támogatás

Jellemzően minden informatikai rendszer kívülről támogatott, ami azt jelenti, hogy a cégen belül –általában –, ha vannak is olyan kollégák, akik jól értenek a beállításokhoz, üzemeltetéshez, mindig van külső támogató, akit akkor hívnak, ha valamit nem tudnak házon belül megoldani. Ha a kapcsolat a támogató céggel vagy fejlesztővel akadozik, megromlik, érdemes a kockázatot csökkenteni és elgondolkodni a váltáson. Szerencsés helyzet áll elő, ha több független szakértő vagy cég is létezik erre a feladatra a környezetünkben, ám ez az esetek jó részében – főleg ha a korábbi támogató céghez köthető speciális fejlesztések vannak a rendszerben – ez a váltás majdnem összemérhető egy új rendszer bevezetésével.

2. Elavult technológia

Ha az új eszközök, hardverek nem tudnak már kapcsolódni a meglévő rendszerhez. Mivel egyre több IT-eszköz segíti a cég működését, előbb-utóbb eljöhet az a pont, amikor a meglévő rendszer csak költséges fejlesztésekkel integrálható az újgenerációs technológiákhoz. Ekkor is érdemes átgondolni egy új rendszerre való áttérés előnyeit. Egy nagyobb szoftverszállító esetében biztosra vehető, hogy a jelentősebb erőforrásait arra használja, hogy a felgyorsult technológiai fejlődést, megfelelést tudja követni a szoftvereiben.

3. Növekvő kihívások

Nem csak a technológia környezet, hanem az adott vállalkozás iparági környezetének elvárása is változik. Egyre komolyabb szintű digitalizáció szükséges a versenyképesség, a törvényi megfelelés fenntartásához. A kereskedelmi cégek webes értékesítési lehetőségei, a webáruház, a digitális piactér vagy a szállítócégekhez való kapcsolódás mind-mind új kihívásokat támaszt, amelyeket nem minden esetben vagyunk képesek a meglévő rendszereinkkel követni. A vezetői döntések is gyorsabb, megbízhatóbb háttérinformációkat igényelnek, amelyeket csak megfelelő analitikus képességekkel rendelkező megoldások képesek szolgáltatni. Ha a jelenlegi rendszer lassan vagy nem támogatja ebben a felhasználókat, javasolt megvizsgálni a továbblépés lehetőségét.

4. Új üzletág indítása

Belső okok is késztethetnek a vállalatirányítási rendszer cserére. Egy új vállalkozási terület, üzletág beindításának nem lehet gátja meglévő informatikai rendszer hiányossága. Ám ne feledjük, egy informatikai rendszer mindig csak eszköz, semmiképp sem rendteremtő vagy szervező erő: arra van tervezve, hogy segítse a vállalkozás hatékony működését. Egy vállalatirányítási rendszer annyira lehet támogató, amennyire az alkalmazó cég azt a mindennapokban használja. Közel 20 éves tapasztalatom az, hogy előnyösebb és persze olcsóbb is, ha a bevezető, gyártó cégek tudásán alapuló megoldásokat alkalmaz egy szervezet, semmint a korábbi rendszerekben megszokott folyamatok alapján egyedi rendszerműködést fejleszteni.

A tanácsom az, hogy döntés előtt érdemes elemezni a várható, számszerűsíthető előnyöket, és nem csupán szükséges költségként tekinteni egy ERP-rendszerre. Fontos hogy találjunk, tűzzünk ki számszerűsíthető előnyöket, akár készletszint, vevői kintlévőség csökkenésben vagy akár ügyfél megtartó képességben. Javaslom, hogy számszerűsítsük a hatékonyságnövekedést is, mit jelent például összvállalati szinten a gyorsabb, részletesebb információelérés. Csere estén a vállalat minden dolgozóját fontos informálni arról, hogy mik az okai a váltásnak, illetve mit várunk ettől a lépéstől, akár összegszerűen is. Ezzel lehet csökkenteni vagy elkerülni az új rendszerek bevezetésekor jelentkező olyan visszajelzéseket, hogy „bezzeg a korábbi ERP-ban…”

A korábbi ERP-ek esetében például szóba sem került a felhőtechnológia. Mára azonban több országban, iparágban ezek annyira elterjedtek, hogy „cloud-first” megközelítést alkalmaznak, azaz elsőként csak a felhőtechnológián futó alkalmazásokat veszik szemügyre a cégek. Ekkor ugyanis nincs szükség otthoni vagy szerverfarmon elhelyezett hardverre, az állandó karbantartásra, az egyre inkább nehezebben elérhető munkaerőre. Sokan úgy tekintenek a felhő alapú alkalmazások havi díjára, mint a villany- vagy gázszámlára. Azt gondolom, a felhő alapú rendszerek az elkövetkező évek legmegbízhatóbb és a változásokhoz leginkább igazodni képes megoldásai.

Balázs Csaba kkv-szakértő
SAP Hungary Kft.