Mit tegyünk, ha hív a NAV az online számla eltérések miatt?

Az online számlaadat-szolgáltatás jogszabályi változásai és a NAV digitalizációs törekvései miatt előtérbe kerül az adatszolgáltatások minőségének vizsgálata.

Tapasztalataink alapján az adóhatóság a moratórium lejártához közeledve fokozottan vizsgálja a kimenő számlák online adatszolgáltatását és az ugyanerről a számláról a vevő által jelentett belföldi áfaösszesítő nyilatkozatában szereplő értékeket – kezdi friss bejegyzését Németh Lilla, az RSM Hungary adóüzletágának igazgatója.

Amennyiben az adóhivatali kockázatelemző rendszer eltérést észlel a két adathalmaz között, megkeresésekre számíthatunk az Adóhatóság részéről.

Hogyan előzhetjük meg az adóhatósági kérdéseket, a jogkövetési vizsgálatot?

1. Számláink folyamatos monitorozása

Győződjünk meg róla, hogy minden jelentésköteles számla jelentésre került a NAV felé. Fokozottan szükséges figyelni és ellenőrizni a számlajelentéseket, pl. internetleállás, üzemszünet, programhiba fennállását követően. Az elmulasztott adatszolgáltatást a hiba elhárítását követően azonnal pótolni szükséges, tekintve, hogy az Adóhatóság a vevőink belföldi áfaösszesítő nyilatkozatából (M-lap) értesül a számla létezéséről.

A 2020. júliusi 1-i változások kapcsán a számla adattartalmát leképező XML fájl struktúrája mellett az adatszolgáltatás titkosítása és a végpontok megadása is megújult. A verzióváltások okán is mindenképpen ajánlott az adatszolgáltatások sikerességének az ellenőrzése. 

2. Számlaadatok helyességének ellenőrzése

A sikeres adatszolgáltatás megtörténte még nem garantálja a jogszabálynak megfelelő riportálási kötelezettség teljesítését, az Online Számla felületre történő számlaadat befogadása csupán félsiker.

A leggyakoribb problémák, amelyek hamar szemet szúrnak a NAV-nál:

• Nem arra a partnerre történik a jelentés, akinek kiállítottuk a számlát.
• Érvénytelen vagy karakterhibás adószámot adunk meg – a partnertörzs nem megfelelő karbantartása következtében.
• A számlaszám nem karakterpontosan kerül jelentésre.
• A teljesítési dátum helyett a számla kelte kerül megadásra.

További részletek az áfabevallás leggyakoribb hibáiról szóló összegzésünkben.

Milyen következményekkel járhat a hibás vagy hiányos online számla jelentés?

Amennyiben telefonos megkeresést kapunk a fentebb részletezett eltérések miatt az Adóhatóságtól, első körben a körülmények tisztázásra és javításra szólít fel bennünket az adóhivatal. Amikor sem a számlakiállítónál, sem a befogadónál nem eredményes az adóhivatali adategyeztetés, és a NAV nem kap kielégítő választ arra vonatkozóan, hogy miből adódik az online számla jelentés és az M-lap adatai közti eltérés, úgy jogkövetési vizsgálat indulhat.

A jogkövetési vizsgálat során a számlaadat-szolgáltatási folyamatok feltérképezése mellett a NAV szélesebb körű ellenőrzést folytat, melynek során előtérbe kerülhet:

• a vállalatirányítási rendszer (ERP) működése,
• a számlázó program zártságára vonatkozó nyilatkozat,
• az adatexport előállításának képessége és helyessége,
• a számlakép és az azt leképező xml-fájl egyezősége,
• számlázási folyamatok működése,
• nyilvántartások jogszabályokban előírt megfelelősségének vizsgálata (pl. áfa-analitika).

Az adatszolgáltatás minőségét adóügyi és informatikai szempontból is ellenőrizni szükséges. Ezzel lehet bizonyosan megfelelni az Áfatörvénynek és a NAV által közzétett fejlesztői dokumentációban foglalt követelményeknek. Kérdezni ebben a fázisban sem haszontalan, segítségünkre lehet az adózás és az informatika terén is jártas szakértő.

Az adóhatóság 2020. szeptember 30-ig adott haladékot az új jogszabályi követelményeknek való megfeleléshez. A moratórium lejártával a szankcionálás értéke elérheti a számlánként maximálisan kiszabható 500 ezer forintot, ennél fogva a számlázási gyakorlat és az adatszolgáltatás folyamatának felülvizsgálata minden eddiginél égetőbb feladat.