Adatváltozások bejelentése: nem csak a mulasztási bírság elkerülése a tét

Az adminisztrációs feladatok tömegében gyakran elsikkad a cégadatváltozások adóhatósági bejelentése. A vállalkozások figyelmét általában lekötik a „lényegi” adóügyek, a bevallások, amelyekhez képest a változásbejelentés kevésbé fontos, pusztán adminisztratív jellegű feladatnak tűnik. Sokan gondolják, hogy a Cégbíróság elvégzi helyettük a feladatot, és hivatalból értesíti a NAV-ot a változásokról. Aki erre hagyatkozik, hibát követ el és mulasztási bírságot kockáztat, sok olyan adat van ugyanis, amely a cégbírósági nyilvántartásban nem szerepel, de amelyről az adóhatóság megköveteli a naprakész információkat.

A változásbejelentés olyan banánhéj, amelyen sok cég elcsúszik, pedig elvégzése viszonylag kevés kapacitást köt le. Ez az egyszerű feladat ráadásul olyan kérdéseket is felvethet, amelyek a teljes adózási folyamatot érintik – hívja fel a figyelmet Nyári Zsolt, a K-X Consulting Kft. ügyvezetője és okleveles adószakértője.

Ha egy Magyarországon bejegyzett gazdasági társaságnak olyan cég- vagy törzsadata változik meg, amely érintheti a társaság adókötelezettségét és amelyről a Cégbíróság az adóhatóságot nem köteles értesíteni, akkor ezt a társaságnak – főszabály szerint a változás bekövetkezésétől számított 15 napon belül, az előírt nyomtatványon – közvetlenül az állami adóhatóságnál, illetve az önkormányzati adóhatóságnál be kell jelentenie. A NAV a székhely szerint illetékes helyi önkormányzat felé ma már továbbítja ugyan az adatokat, de a telephelyek esetében csak akkor tájékoztatja az illetékes helyi önkormányzatot, ha a helyi iparűzési adó státuszát az állami adóhatósághoz bejelentették. Figyelembe kell venni azt is, hogy a hivatalok közötti információáramlás egyelőre nem teljesen zökkenőmentes és nem is terjed ki minden adatra. Mindezek miatt az önkormányzatok továbbra is azt javasolják, hogy a társaságok náluk is jelentsék be az adatváltozásokat – de legalábbis ellenőrizzék, hogy a változások megjelentek-e az önkormányzati nyilvántartásban.

Mely adatcsoportokra fordítsunk kitüntetett figyelmet? Ilyen az iratőrzés helye, illetve az elektronikus iratőrzésre történő részleges vagy teljes átállás ténye. Ezzel kapcsolatban azt is érdemes átgondolni, hogy a társaság helyesen tárolja-e az elektronikus számlákat és bizonylatokat, eleget tesz-e az archiválási rendelet előírásainak. Bejelentésköteles a külföldi bankszámlanyitás vagy megszüntetés is, a változás tényén túl ilyenkor természetesen a bankszámla-információkat is meg kell adni. Fontos csoportot képeznek a kapcsolt vállalkozások adatai is. Ha a társaság kapcsoltsági hálója megváltozott vagy változóban van, a bejelentésen túl ajánlott áttekinteni a transzferárazási kötelezettségeket is. Értesíteni kell az adóhatóságot akkor is, ha a társaság székhelyszolgáltatást vesz igénybe, valamint akkor, ha a tényleges üzletvezetés külföldre költözik.

A késedelmes vagy elmulasztott adatbejelentés mulasztási bírságot von maga után, ez a kockázat azonban könnyen megszüntethető. Igyekezzünk a változásbejelentést rutinszerű feladattá tenni, és időről időre ellenőrizzük, hogy mind a központi, mind a helyi adóhatóság a legfrissebb adatainkat tartja-e nyilván. Ha a változásbejelentés „házon belüli” feladat, akkor a változások nyomon követésére és bejelentésére jelöljünk ki egy kollégát – vagy mindezt kössük egy feladatkörhöz –, a munkát pedig segítsük a rendszeresen használt feladatlistákon, a különböző naptárakban vagy applikációkban elhelyezett emlékeztetőkkel. Természetesen az is megoldás, ha a változásbejelentéseket külső szolgáltatóra – például az adótanácsadóra vagy a könyvelőre – bízzuk, de ekkor sem feledkezhetünk meg arról, hogy a szolgáltató számára általában a társaságnak kell jelzést és tájékoztatást adnia.