Költözzünk a felhőbe? – Számviteli megfontolások

Ugyanakkor ez a technológia rendkívül széles területet takar, a felhőben futó alkalmazásoktól kezdve akár az ott működő teljes infrastruktúráig – kezdi friss bejegyzését Asztalos Emese, a PwC Magyarország menedzsere.

OPEX vs. CAPEX

Az OPEX és a CAPEX két olyan (számviteli szabványokban nem definiált) mutatószám, amelyek egyre fontosabbá váltak a vállalatok költség- és beruházás-tervezése szempontjából. Az OPEX (Operational EXpenditure) kifejezés alatt a társaságok általában a működési költségeket, azaz a vállalat folyamatban lévő vagy működő üzleti tevékenységének fenntartása érdekében felmerülő költségeit értik, tipikusan ide tartoznak az üzemeltetési, az értékesítési és a marketing költségek. A CAPEX (CAPital EXpenditure) általában egy vállalat tőke kiadásait jelenti, amelyek jellemzően hosszabb időn keresztül amortizálódnak el, pl. gépek, számítógépes hardverek, szoftverlicencek. Azaz az OPEX tétel azonnal hat a beszámolóban kimutatott eredményre, míg a CAPEX tételt mérlegre vesszük és a hasznos élettartam alatt számoljuk el költségként.

Az informatikai területhez kapcsolódó kiadások, jellegétől függően lehetnek OPEX vagy CAPEX tételek. A besorolás egyéb mutatókat is közvetlenül érint, hiszen az OPEX-ként felmerülő tételek negatívan hatnak az EBITDA (kamat-, adó-, értékcsökkenés és amortizáció előtti eredmény) mutatóra, míg a CAPEX kezelés során gyakran több évre vonatkozó kötelezettséget is fel kell venni a könyvekbe, amely az eladósodottsági mutatót érinti hátrányosan.

Az OPEXként elszámolandó tételeknél további nehézséget jelent, hogy melyik időpontban vagy időszakban kell a költséget megjeleníteni.

Számos olyan új üzleti konstrukció van a piacon, amely OPEX vs CAPEX besorolása jelentős kihívást jelent a szakma számára. Ezekből válogattunk néhány releváns témát ebben a blog bejegyzésben.

Software as a Service (SaaS)

A felhőalapú szolgáltatások közül az üzleti ügyfelek számára ez a leggyakrabban használt megoldás. A SaaS lényege, hogy a hagyományos módszerrel szemben itt nincs szükség szoftver saját szerveren történő telepítésére. Az adott szoftver ugyanis közvetlenül a szolgáltató szerveréről futtatható, és a felhasználó gépére telepített kliensprogram vagy egy böngészőprogram segítségével bármikor és bárhonnan online elérhető és használható.

Nemzetközi számviteli standardok álomszerű világa…

A technológiai fejlődés sokszínűségével a nemzetközi pénzügyi beszámolási standardok Értelmezési Bizottsága is igyekszik lépést tartani és útmutatást adni a szoftver beszerzésekhez kapcsolódó számviteli elszámolásokra. Ezzel kapcsolatban két jelentősebb iránymutatás (úgy nevezett Agenda Paper) is született.

A vevő hozzáférési joga a szállító felhőben tárolt szoftveréhez (2019 március)

Az IFRS Értelmezési Bizottsága megvitatta azt a kérdéskört, hogy az igénybevevő társaság hogyan számolja el a SaaS felhőalapú számítástechnikai megállapodásokat, melyek esetében a szoftverhez való hozzáférésért bizonyos díjat fizet a szállító részére. A bizottság arra a döntésre jutott, hogy az a szerződés, amely csak jövőbeli hozzáférésre vonatkozó jogot ad a vevőnek a szállító szoftveréhez, leggyakrabban szolgáltatási szerződésnek (és nem immateriális jószágnak) minősül. Tehát az igénybe vevő társaság nem mutat ki a mérlegében eszközt (immateriális jószágot) a SaaS felhőalapú szoftverhasználati megállapodás kapcsán, hanem azt igénybevett szolgáltatás költségeként (“OPEX”-ként) számolja el az eredményben.

Konfigurálási vagy testreszabási költségek felhőalapú számítástechnikai megállapodásban (2021 április)

2020 decemberében az IFRS Értelmezési Bizottsága azt a kérdéskört vizsgálta, hogy hogyan kell kezelni számvitelileg azokat a SaaS felhőalapú számítástechnikai megállapodásokhoz kapcsolódó konfigurálási és testreszabási költségeket, ahol a vevő hozzáférést kap a szállító szoftveréhez a szerződés időtartama alatt, de ez a hozzáférési jog nem biztosít az ügyfél számára immateriális eszközt. Ilyen esetekben is gyakran előfordul, hogy a vevőt terhelik a szoftver előzetes konfigurálásával vagy testreszabásával kapcsolatos költségek.

Az Értelmező Bizottság elemzését az alábbiak képezték:

(a) a vevőnek meg kell-e jeleníteni immateriális eszközt a szoftver konfigurálásával vagy testreszabásával kapcsolatban (CAPEX-et érint-e)?

(b) ha immateriális eszköz nem kerül megjelenítésre, hogyan számolja el az ügyfél a konfigurációs vagy testreszabási költségeket?

A bizottság arra a következtetésre jutott, hogy jellemzően nem minősül immateriális jószágnak a fentebb említett SaaS megállapodás mivel a vevő nem irányítja a konfigurálandó vagy testreszabott szoftvert, és ezek a tevékenységek nem hoznak létre olyan eszközt vagy erőforrást, amelyet az ügyfél irányít.

Ha a társaság nem vehet fel immateriális eszközt a szoftver konfigurálásával vagy testreszabásával kapcsolatban, akkor ezeket a tételeket költségként számolja el.

Ha költségként számolja el a társaság, akkor már csak az az „egyszerű” kérdés merül fel, hogy mikor? A szolgáltatás időpontjában vagy a SaaS megállapodás időtartama alatt kell ezeket a konfigurálási, vagy testreszabási költségeket elszámolni?

…és a valóság

A mindennapokban sajnos nem csak ezen értelmezésekben vizsgált „egyszerű” esetek fordulnak elő. A felhőalapú megoldások igénybevételekor találkozhatunk szállítói előlegekkel, változó összegű havi vagy egyszeri díjakkal és egyéb költségekkel, melyek számviteli elszámolása a nemzetközi számviteli standardok világában komoly fejfájást okozhat.

Ennek eredményeként a globális vállalatok részletesen elemzik a felhőalapú megállapodásokat, konfigurációval és testreszabással kapcsolatos szerződéseket, hogy eldöntsék szükséges-e azt eszközként megjeleníteni vagy sem. A szerződés részletes elemzése szükséges annak megállapításához, hogy a tételek milyen hatással vannak a cég fő teljesítménymutatóira. A szerződések megkötése előtt kulcsfontosságú a pénzügyi és számviteli csapat korai bevonása annak érdekében, hogy elkerüljük a „meglepetésszerű” számviteli következményeket.

A cikk társzerzői: Jenei Mónika és Halmosi Gábor.