Sok cég anyagi okok miatt nem használ felhőrendszereket

Ha felhőalapú informatikáról van szó, a magyar cégek jelentős része az anyagi vonzatai miatt halogatja a rendszer bevezetését. Ennek egyik legfőbb oka, hogy a vállalatok nagyon ritkán mérik azt, hogy egy munkatárs milyen hatékonysággal dolgozik az irodai rendszereken és ez által mennyit tud termelni a cégnek. Ezt persze sok esetben nem könnyű, vagy nem is lehet számszerűsíteni, ami miatt sokszor a felhőrendszerek ára is virtuális marad.

„Elsősorban azt kell tisztázni, hogy a vállalati informatika nem költség, hanem termelőeszköz a cégek számára. Persze ehhez először a vezetőknek föl kell fedezniük azt, hogy a rendszerük mire képes, és azt is tudniuk kell, hogyan tudják a leghatékonyabban kihasználni. Ezt egy vállat csakis szakembereken, azaz IT szolgáltatókon vagy tanácsadókon keresztül tudja elérni” – mondta Juhász Viktor, a felhőmegoldásokkal foglalkozó iSolutions ügyvezetője.

A hazai kkv-k vezetőinek jelentős része nem tudja, éves szinten mennyit költ az informatikára, mint ahogy azzal sincs tisztában, hogy a vállalat IT kiadásai miként viszonyulnak a cég teljes költségvetéséhez. A szakértő szerint a felhő értékét azonban más irányból is meg lehet közelíteni.

Hány forintot ér a vállalatnak az, hogy megkapja az e-mailjeit, vagy hogy biztosan célba ér a levelezése? Mennyit ér a cégnek, hogy egy helyen, biztonságosan tárolhatja a dokumentumait, amit a munkatársak közösen használhatnak? Hány forintot ér egy hatékony naptár, vagy projektmenedzsment program, melynek köszönhetően olajozottan folyhat az együttműködés? Ezeket a kérdéseket megválaszolva minden vállalat tisztább képet kaphat az informatikáról és arról, hogy üzleti szempontból milyen hozzáadott értéke van egy megbízható felhőrendszernek.

„A felhőrendszerek ára jelenleg abszolút értékben annyira alacsony, hogy a vállalatoknak gyakorlatilag nem jelent költséget. Itthon átlagosan 300-350 ezer forintos nettó bérekkel számolunk, tehát ez az összeg, amit a cég a munkatársaknak kifizet. Erre jönnek még a járulékok és egyéb kiadások. Az informatika, ha egy főre vetítjük, havonta 5-6 ezer forintba kerül, ami elenyésző a bérekhez képest. Ha a munkatársak minden nap megisznak egy kávét az irodában már az is több kiadást jelent a cégnek, mint a vállalat felhőrendszere” – magyarázta Juhász Viktor.

Szakértő támogatása nélkül szinte lehetetlen tudatos döntést hozni az IT-ról

Jelenleg két szolgáltató uralja a felhőpiacot, a Google és a Microsoft, a méretüket és az infrastruktúrát tekintve pedig nem valószínű, hogy ez a piaci felállás a jövőben radikálisan változni fog. Azonban még így sincs könnyű dolguk a vállalati döntéshozóknak, ha felhőszolgáltatást szeretnének választani, mivel a két szoftveróriás folyamatosan változó termékpalettával és vállalati csomagokkal árasztja el a piacot. A különböző előfizetések nemcsak a funkcióikat, de az árukat tekintve is markánsan különböznek egymástól.

Ahhoz, hogy egy vállalat hatékony és megtérülő felhőszolgáltatást válasszon, fontos egy olyan szakértő segítsége, aki nemcsak a felhőrendszereket, de a vállalat működését is átlátja, hiszen kizárólag ennek birtokában hozhatnak hosszútávon és üzleti szempontból is tudatos döntést a cégek. A szolgáltatások ráadásul jellemzően 20-30 százalékkal olcsóbbak, amennyiben a cégek éves hűségszerződést kötnek, ilyen tekintetben pedig még fontosabb lehet a vállalatok előrelátó tervezése. Ugyanis komoly problémát is okozhat az, ha rossz szolgáltatásra köt hűséget a vállalat.

„A hazai kkv-k részéről még nem alakult ki a kellő tudatosság az informatikával kapcsolatban. A munkám során gyakran találkozom olyan cégekkel, ahol össze-visszakezelik a felhasználói fiókokat, ami nem kis zavart kelthet a működésben. Az sem egyedi, hogy egy cég kétszer vagy háromszor többet fizet a felhőszolgáltatásért, mint amennyi indokolt lenne. Ez jellemzően akkor fordul elő, ha nagyobb létszámra szabott szolgáltatásra vagy olyan funkciókra fizet elő, amit nem is használ” – mondta Juhász Viktor.

Nem reális elvárás, hogy a munkatársak átlássák a felhőrendszer működését

A vállalati informatika megértése azért is nehéz, mert mint minden szakmának, ennek is külön nyelve van, ráadásul még a szakembereknek is folyamatosan változó technológiákhoz és szabályokhoz kell igazodniuk. Így természetesen nem reális elvárás, hogy a cégvezetők vagy az irodai munkatársak átlássák a bonyolult rendszerek működését, az azonban fontos, hogy rendeltetésszerűen tudják használni azokat.

Néhány jel, ami arra utal, hogy a vállalat informatikája jó kezekben van:

Az IT szolgáltató nagyon sok kérdést tesz fel – Egy IT rendszer nemcsak attól függ, hogy mekkora a cég és hányan dolgoznak benne, a szolgáltatónak tudnia kell azt is, hogy melyik munkatárs mivel foglalkozik, honnan dolgozik, milyen hozzáférésekkel rendelkezik és meddig terjed a hatásköre. Ez még mindig csak a jéghegy csúcsa, mivel egy munkatárs esetében akár 40-50 tényezőről is beszélhetünk.

A vállalat részletes ki- és beléptetési protokollal rendelkezik – Egy új munkatárs beléptetése vagy egy távozó kolléga kiléptetése informatikai szempontból rendkívül összetett folyamat. Azt a szolgáltatót, amelyiknél ez kimerül azzal, hogy létrehoz vagy éppen töröl egy céges e-mail címet, érdemes fenntartásokkal kezelni. Ugyanis a ki- és beléptetés folyamata megfelelő esetben még a rutinosabb rendszergazdáknak is több órát vesz igénybe, ami során a vállalati mappastruktúrától kezdve, a levelezőrendszereken keresztül a vállalati fiókokig mindent alaposan át kell nézni és be kell állítani. Az ideális szolgáltatónál erre külön protokoll van.

Rendszeres az IT szolgáltató és a vállalat közötti kommunikáció – Mivel az informatika és a vállalat is folyamatos változásokon megy keresztül, nagyon fontos, hogy a szolgáltató időről időre tájékoztassa a céget a változásokról, felülvizsgálja a vállalatot, és ha új megoldásokat talál, ajánlatot tegyen.

Az IT szolgáltató nem fél részt venni a döntéshozatalban – Nagyon fontos, hogy egy jó rendszergazda sosem hagyja a vezetőre a döntést, hanem aktívan részt vesz benne, és vállalja a felelősséget. Ez ugyanis megmutatja azt, hogy a szolgáltató érti azt, hogy mit ad el és a legjobb szolgáltatást nyújtja.