Lehetősége van a munkáltatónak a nyilvántartások elektronikus vezetésére?

2021. 10. 05., 18:00

A munkáltatónak számos nyilvántartási kötelezettsége van a munkaviszony kapcsán. A vezetendő nyilvántartások közül a legfontosabbak között van a munkaidő és a szabadság nyilvántartás. A digitalizáció erősödésével rendszeresen felmerül a kérdés: vezethetők-e ezek a nyilvántartások elektronikus formában? Aki válaszol: dr. Szabó Gergely ügyvéd.

Munkaidő és szabadság nyilvántartások

A munkáltató számára a Munka Törvénykönyve kötelezővé teszi, hogy nyilvántartást vezessen a rendes és a rendkívüli munkaidő, a szabadság, továbbá a készenlét tartamáról. Amennyiben a munkavállaló és a munkáltató írásbeli megállapodást kötött az önként vállalt túlmunkára vonatkozóan, akkor a munkáltató e túlmunkáról is köteles nyilvántartást vezetni.

A nyilvántartásokkal kapcsolatban fontos követelmény, hogy azokat naprakészen kell vezetni. A munkaidő-nyilvántartásból naprakészen megállapíthatónak kell lennie a teljesített rendes munkaidő és a túlóra időtartamának, valamint kezdetének és végének. A nyilvántartásból a munkaidőre vonatkozó további lényeges adatoknak is ki kell derülnie. Így például annak, hogy a dolgozónak a beosztása szerint az adott napon dolgoznia kellett-e és ha igen, mikor van a beosztás szerinti munkaideje. A munkaidő nyilvántartásnak tartalmaznia kell a munkahelyen kívül teljesített munkaidőt, valamint azt is, ha a dolgozó a munkaidejében igazoltan volt távol.

A munkaidő-nyilvántartás nem tévesztendő össze a jelenléti ívvel vagy az elektronikus beléptető rendszer által rögzített adatokkal. Ezek ugyanis csak a munkahelyre való belépés és távozás időpontját rögzítik. A munkahelyre való belépés sokszor nem azonos a munkakezdés idejével, ahogy a távozás sem a munka befejezésének időpontjával. Nagyobb probléma, hogy önmagában a jelenléti ív adatai rendszerint nem tartalmazzák, hogy rendes vagy rendkívüli munkaidőről van szó.

A munkáltató megteheti, hogy a nyilvántartás vezetését a munkavállalóra bízza. Azonban a nyilvántartás jogszabálynak való megfelelőségéért ebben az esetben is a munkáltató felel. A munkáltató nem hivatkozhat arra, hogy a munkavállaló dolga lett volna a nyilvántartás vezetése.

A nyilvántartások formája

A Munka Törvénykönyve nem írja elő kötelezően, hogy a nyilvántartásokat milyen formában kell vezetni, így nem teszi kötelezővé a papír alapú nyilvántartást sem. Ezért nincs akadálya annak, hogy a munkáltató elektronikus formában vezesse például a munkaidő-nyilvántartást vagy a szabadság nyilvántartást.

Az elektronikus nyilvántartásnak is meg kell felelnie minden törvényi előírásnak. Így például az elektronikus munkaidő-nyilvántartásnak is tartalmaznia kell a rendes és rendkívüli munkaidőre vonatkozó adatokat. Továbbá meg kell felelnie a naprakészség követelményének. Ez azt jelenti, hogy az elektronikus nyilvántartást sem lehet utólag vezetni. Tehát például a napi munkakezdés és a munka befejezésének időpontját az adott napon kell rögzíteni.

Szintén fontos követelmény, hogy az elektronikus munkaidő és szabadság nyilvántartás a munkavállaló által is hozzáférhető és ellenőrizhető legyen. A nyilvántartásokat pedig szükség esetén a hatóság vagy a bíróság rendelkezésére kell bocsátani.

A nyilvántartások elektronikus vezetése esetén meg kell oldani, hogy a rögzített adatok illetéktelenül ne kerülhessenek módosításra és a nyilvántartásba tett bejegyzések ideje ellenőrizhető legyen.

A munkaidő utólagos igazolása

A munkaidő-nyilvántartási kötelezettség jelentős adminisztratív terhet jelenthet a munkáltató számára. A Munka Törvénykönyve e terhet csökkentendő lehetőséget ad arra, hogy a munkaidő-nyilvántartás céljára a munkáltató által közölt munkaidő-beosztást alkalmazzák.

Amennyiben a munkáltató a dolgozó munkaidő-beosztását írásban közli, és a hónap végén a munkaidő-beosztásban foglaltak teljesítését a felek utólag igazolják, akkor a munkaidő ilyen módon is nyilvántartható. Ha az előre közölt munkaidő-nyilvántartáshoz képest valamilyen változás történik, például a dolgozó túlórát végez vagy valamely okból nem dolgozik a beosztás szerinti munkaidőben, akkor a változásokat naprakészen kell rögzíteni. Tehát ebben az esetben sem lehet teljesen elengedni a teljesített munkaidő vezetését. Enélkül ugyanis nem lehet igazolni és nyilvántartani, ha esetlegesen a beosztástól való eltérésre kerül sor.

 

dr. Szabó Gergely
ügyvéd, irodavezető partner
Kocsis és Szabó Ügyvédi Iroda

Ha tetszett a cikk, kövesse az ÜZLETEMET
a Facebookon!

Még több friss hír

2023-06-09 13:23:56
Sietniük kell azoknak, akik tervezik biztosítói megtakarítás elindítását, de még nem kötöttek szerződést. Ha mentesülni szeretnének a megtakarítások kamatjövedelmére kivetett 13 százalékos szociális hozzájárulási adó (szocho) alól, a megtakarítást a rendelet hatálybalépését megelőzően, legkésőbb június 30-ig el kell indítaniuk.

  BIZNISZPLUSZ PODCAST

2023. 05. 29., 17:20
epizód: 2023 / 8   |   hossz: 22:26
Az Építési Vállalkozók Országos Szakszövetségének elnökével áttekintettük az építőipar első negyedévi visszaesésének okait, és arra is megkértük, hogy vázolja az ágazat továbbiakban várható sorsát. Bár nem minden szakmabeli járt rosszul az utóbbi időben, „sok pozitívumot nehezen tudna mondani“. Az elnök tisztázta a nemzeti tüzépek körül halmozódó félreértéseket, és azt is elárulta, hogy milyen modern éptőipari megoldásokat kedvelnek az embereket, illetve melyek felfutását reméli.
Dr. Baracsi Katalin internetjogászt az általa cégek kollektívái számára tartott online jogi tréningek kapcsán a legfontosabb, az embereket leginkább aggasztó problémákról kérdeztük. A szakértő maga is meglepőnek tartja, hogy hányszor találkozik olyan emberrel, aki még mindig nincs tisztában az interneten elkövethető bűncselekmények súlyával. Sőt, azzal sem, hogy online egyáltalán lehet bűnt elkövetni. Ha mindez nem lenne elég, azt is viszonylag kevesen tudják, hogy mit tehet meg a céges IT-eszközökkel és a rajta felhalmozódott adatokkal a dolgozó, illetve maga a vállalat. Utóbbi egyébként nem árt, ha jó előre leszögezi, hogy mire lehet használni a céges számítógépet és mire nem.
Ebben az epizódban bebizonyítjuk, hogy szemléletváltással sokkal olajozottabb és jóval jövedelmezőbb szervezetté válhat bármely vállalkozás. A gyengeség szemléletet felváltó erősség szemlélet megváltást jelenthet a cégeknek, akik olyan erőforrástömegre bukkannak meglévő kollektívájukban, amire jó eséllyel nem is számítottak. Arról, hogy vezetőképzéssel, csapatépítéssel és mindezek tudományosan megalapozott stratégiáival hogyan lehet sikerre ítélni egy üzletet, az [eureka] Consulting and Games fehérgalléros ügyfélkörrel dolgozó üzleti tanácsadó cég társalapítójával, Bódi Gabriellával beszélgettünk.

  NÉPSZERŰ HÍREK

  Rovathírek: GUSTO

Megkerülhetetlen cukrászlegendák, a csoki iránti szerelemből született friss kisvállalkozások, ékszerdobozhoz hasonlító helyiségek és nagypolgári miliő.

  Rovathírek: ATOMBUSINESS