Lehetősége van a munkáltatónak a nyilvántartások elektronikus vezetésére?

2021. 10. 05., 18:00

A munkáltatónak számos nyilvántartási kötelezettsége van a munkaviszony kapcsán. A vezetendő nyilvántartások közül a legfontosabbak között van a munkaidő és a szabadság nyilvántartás. A digitalizáció erősödésével rendszeresen felmerül a kérdés: vezethetők-e ezek a nyilvántartások elektronikus formában? Aki válaszol: dr. Szabó Gergely ügyvéd.

Munkaidő és szabadság nyilvántartások

A munkáltató számára a Munka Törvénykönyve kötelezővé teszi, hogy nyilvántartást vezessen a rendes és a rendkívüli munkaidő, a szabadság, továbbá a készenlét tartamáról. Amennyiben a munkavállaló és a munkáltató írásbeli megállapodást kötött az önként vállalt túlmunkára vonatkozóan, akkor a munkáltató e túlmunkáról is köteles nyilvántartást vezetni.

A nyilvántartásokkal kapcsolatban fontos követelmény, hogy azokat naprakészen kell vezetni. A munkaidő-nyilvántartásból naprakészen megállapíthatónak kell lennie a teljesített rendes munkaidő és a túlóra időtartamának, valamint kezdetének és végének. A nyilvántartásból a munkaidőre vonatkozó további lényeges adatoknak is ki kell derülnie. Így például annak, hogy a dolgozónak a beosztása szerint az adott napon dolgoznia kellett-e és ha igen, mikor van a beosztás szerinti munkaideje. A munkaidő nyilvántartásnak tartalmaznia kell a munkahelyen kívül teljesített munkaidőt, valamint azt is, ha a dolgozó a munkaidejében igazoltan volt távol.

A munkaidő-nyilvántartás nem tévesztendő össze a jelenléti ívvel vagy az elektronikus beléptető rendszer által rögzített adatokkal. Ezek ugyanis csak a munkahelyre való belépés és távozás időpontját rögzítik. A munkahelyre való belépés sokszor nem azonos a munkakezdés idejével, ahogy a távozás sem a munka befejezésének időpontjával. Nagyobb probléma, hogy önmagában a jelenléti ív adatai rendszerint nem tartalmazzák, hogy rendes vagy rendkívüli munkaidőről van szó.

A munkáltató megteheti, hogy a nyilvántartás vezetését a munkavállalóra bízza. Azonban a nyilvántartás jogszabálynak való megfelelőségéért ebben az esetben is a munkáltató felel. A munkáltató nem hivatkozhat arra, hogy a munkavállaló dolga lett volna a nyilvántartás vezetése.

A nyilvántartások formája

A Munka Törvénykönyve nem írja elő kötelezően, hogy a nyilvántartásokat milyen formában kell vezetni, így nem teszi kötelezővé a papír alapú nyilvántartást sem. Ezért nincs akadálya annak, hogy a munkáltató elektronikus formában vezesse például a munkaidő-nyilvántartást vagy a szabadság nyilvántartást.

Az elektronikus nyilvántartásnak is meg kell felelnie minden törvényi előírásnak. Így például az elektronikus munkaidő-nyilvántartásnak is tartalmaznia kell a rendes és rendkívüli munkaidőre vonatkozó adatokat. Továbbá meg kell felelnie a naprakészség követelményének. Ez azt jelenti, hogy az elektronikus nyilvántartást sem lehet utólag vezetni. Tehát például a napi munkakezdés és a munka befejezésének időpontját az adott napon kell rögzíteni.

Szintén fontos követelmény, hogy az elektronikus munkaidő és szabadság nyilvántartás a munkavállaló által is hozzáférhető és ellenőrizhető legyen. A nyilvántartásokat pedig szükség esetén a hatóság vagy a bíróság rendelkezésére kell bocsátani.

A nyilvántartások elektronikus vezetése esetén meg kell oldani, hogy a rögzített adatok illetéktelenül ne kerülhessenek módosításra és a nyilvántartásba tett bejegyzések ideje ellenőrizhető legyen.

A munkaidő utólagos igazolása

A munkaidő-nyilvántartási kötelezettség jelentős adminisztratív terhet jelenthet a munkáltató számára. A Munka Törvénykönyve e terhet csökkentendő lehetőséget ad arra, hogy a munkaidő-nyilvántartás céljára a munkáltató által közölt munkaidő-beosztást alkalmazzák.

Amennyiben a munkáltató a dolgozó munkaidő-beosztását írásban közli, és a hónap végén a munkaidő-beosztásban foglaltak teljesítését a felek utólag igazolják, akkor a munkaidő ilyen módon is nyilvántartható. Ha az előre közölt munkaidő-nyilvántartáshoz képest valamilyen változás történik, például a dolgozó túlórát végez vagy valamely okból nem dolgozik a beosztás szerinti munkaidőben, akkor a változásokat naprakészen kell rögzíteni. Tehát ebben az esetben sem lehet teljesen elengedni a teljesített munkaidő vezetését. Enélkül ugyanis nem lehet igazolni és nyilvántartani, ha esetlegesen a beosztástól való eltérésre kerül sor.

 

dr. Szabó Gergely
ügyvéd, irodavezető partner
Kocsis és Szabó Ügyvédi Iroda

Ha tetszett a cikk, kövesse az ÜZLETEMET
a Facebookon!

Még több friss hír

2025. 06. 16., 09:20
A money.hu friss összesítése szerint több pénzintézet is kínál olyan gyerekszámla-csomagokat, amelyeknél nemcsak a számlavezetés és a bankkártya lehet ingyenes, hanem akár több tízezer forint jóváírást is kaphatnak az új ügyfelek.

  Rovathírek: HIPA

A magyar gazdaság ismét egy stratégiai ágazatban, az orvostechnikai és gyógyszeripari szektort érintő fejlesztésekkel erősödik – szögezte le Joó István kormánybiztos, a HIPA Nemzeti Befektetési Ügynökség vezérigazgatója, a SCHOTT Hungary Kft. tisztatérrel felszerelt gyártócsarnokának alapkőletételén, Lukácsházán. A gyógyszeripari üveg csomagolóanyagok gyártásával foglalkozó vállalat egy időben három új beruházást indított el összesen közel 100 milliárd forint értékben.

  BIZNISZPLUSZ PODCAST

Az Országos Kereskedelmi Szövetség (OKSZ) közölte: sajnálattal veszi tudomásul, hogy a kormány szakmai egyeztetés nélkül hosszabbította meg a hatósági árak rendszerét, hiszen ezzel a szőnyeg alá söpörték a gazdaságban lappangó feszültségeket, amelyek így csak tovább gyűlnek és mindenképpen felszínre kerülnek. Az árrésstop legnagyobb vesztesei éppen a kisboltok lesznek, hiszen lemaradnak az árversenyben a multikkal szemben – vezeti le ebben az epizódban Kozák Tamás. Az OKSZ főtitkára azt is elmagyarázza, miért nincs rendjén az elmaradt egyeztetés és felvázolja a szövetség szakpolitikai javaslatait, amelyek viszont gyógyírt jelentenének – árrésstop helyett.
Már minden tízedik magyar dolgozott külföldön, főleg Németországban, az Egyesült Királyságban, Ausztriában vagy Franciaországban, és a legfőbb motiváció a pénzkereseti lehetőség, de közben sokakat vonz a nyelvi, kulturális tapasztalat és a szakmai fejlődés is – mondta el a Profession.hu felmérésének eredményei alapján Dencső Blanka. Az állásportál piackutatási és üzletfejlesztési szakértője ebben az epizódban bemutatja, milyen érdekes trendek alakultak ki a magyarok külföldi munkavállalási kedve kapcsán, illetve mennyien és hogyan küzdöttek meg a honvággyal és a nyelvi nehézségekkel, vagy milyen módon kamatoztatják itthon a külföldön szerzett tapasztalatokat.
2025. 05. 04., 10:25
epizód: 2025 / 9   |   hossz: 29:18
A cégvezetői és értékesítői tréningeken, illetve mentorprogramokon túl azt az összetett feladatot is vállalni kell, hogy fejlesszük, ne csak a gazdasági szereplők, hanem az egész társadalom fizikai és mentális egészségét – vallja Turcsán Emese, az Einstein Akadémia (érdekes módon kriminálpedagógiára szakosodott szociálpedagógus) alapítója és vezetője. Beszélgetésünk apropóját az akadémia mellett életre hívott Einstein Alapítvány, illetve a kibontakozóban lévő Kék Zóna Projekt adta. Előbbi fiatal tehetségek felkarolására és díjazására jött létre, míg utóbbi hazánkban akarja kialakítani a hosszú, kiegyensúlyozott életet élő emberek közösségét – egészen átfogó kutatásokkal és gyakorlatokkal.

  Rovathírek: ATOMBUSINESS