A munkáltatónak számos nyilvántartási kötelezettsége van a munkaviszony kapcsán. A vezetendő nyilvántartások közül a legfontosabbak között van a munkaidő és a szabadság nyilvántartás. A digitalizáció erősödésével rendszeresen felmerül a kérdés: vezethetők-e ezek a nyilvántartások elektronikus formában? Aki válaszol: dr. Szabó Gergely ügyvéd.
Munkaidő és szabadság nyilvántartások
A munkáltató számára a Munka Törvénykönyve kötelezővé teszi, hogy nyilvántartást vezessen a rendes és a rendkívüli munkaidő, a szabadság, továbbá a készenlét tartamáról. Amennyiben a munkavállaló és a munkáltató írásbeli megállapodást kötött az önként vállalt túlmunkára vonatkozóan, akkor a munkáltató e túlmunkáról is köteles nyilvántartást vezetni.
A nyilvántartásokkal kapcsolatban fontos követelmény, hogy azokat naprakészen kell vezetni. A munkaidő-nyilvántartásból naprakészen megállapíthatónak kell lennie a teljesített rendes munkaidő és a túlóra időtartamának, valamint kezdetének és végének. A nyilvántartásból a munkaidőre vonatkozó további lényeges adatoknak is ki kell derülnie. Így például annak, hogy a dolgozónak a beosztása szerint az adott napon dolgoznia kellett-e és ha igen, mikor van a beosztás szerinti munkaideje. A munkaidő nyilvántartásnak tartalmaznia kell a munkahelyen kívül teljesített munkaidőt, valamint azt is, ha a dolgozó a munkaidejében igazoltan volt távol.
A munkaidő-nyilvántartás nem tévesztendő össze a jelenléti ívvel vagy az elektronikus beléptető rendszer által rögzített adatokkal. Ezek ugyanis csak a munkahelyre való belépés és távozás időpontját rögzítik. A munkahelyre való belépés sokszor nem azonos a munkakezdés idejével, ahogy a távozás sem a munka befejezésének időpontjával. Nagyobb probléma, hogy önmagában a jelenléti ív adatai rendszerint nem tartalmazzák, hogy rendes vagy rendkívüli munkaidőről van szó.
A munkáltató megteheti, hogy a nyilvántartás vezetését a munkavállalóra bízza. Azonban a nyilvántartás jogszabálynak való megfelelőségéért ebben az esetben is a munkáltató felel. A munkáltató nem hivatkozhat arra, hogy a munkavállaló dolga lett volna a nyilvántartás vezetése.
A nyilvántartások formája
A Munka Törvénykönyve nem írja elő kötelezően, hogy a nyilvántartásokat milyen formában kell vezetni, így nem teszi kötelezővé a papír alapú nyilvántartást sem. Ezért nincs akadálya annak, hogy a munkáltató elektronikus formában vezesse például a munkaidő-nyilvántartást vagy a szabadság nyilvántartást.
Az elektronikus nyilvántartásnak is meg kell felelnie minden törvényi előírásnak. Így például az elektronikus munkaidő-nyilvántartásnak is tartalmaznia kell a rendes és rendkívüli munkaidőre vonatkozó adatokat. Továbbá meg kell felelnie a naprakészség követelményének. Ez azt jelenti, hogy az elektronikus nyilvántartást sem lehet utólag vezetni. Tehát például a napi munkakezdés és a munka befejezésének időpontját az adott napon kell rögzíteni.
Szintén fontos követelmény, hogy az elektronikus munkaidő és szabadság nyilvántartás a munkavállaló által is hozzáférhető és ellenőrizhető legyen. A nyilvántartásokat pedig szükség esetén a hatóság vagy a bíróság rendelkezésére kell bocsátani.
A nyilvántartások elektronikus vezetése esetén meg kell oldani, hogy a rögzített adatok illetéktelenül ne kerülhessenek módosításra és a nyilvántartásba tett bejegyzések ideje ellenőrizhető legyen.
A munkaidő utólagos igazolása
A munkaidő-nyilvántartási kötelezettség jelentős adminisztratív terhet jelenthet a munkáltató számára. A Munka Törvénykönyve e terhet csökkentendő lehetőséget ad arra, hogy a munkaidő-nyilvántartás céljára a munkáltató által közölt munkaidő-beosztást alkalmazzák.
Amennyiben a munkáltató a dolgozó munkaidő-beosztását írásban közli, és a hónap végén a munkaidő-beosztásban foglaltak teljesítését a felek utólag igazolják, akkor a munkaidő ilyen módon is nyilvántartható. Ha az előre közölt munkaidő-nyilvántartáshoz képest valamilyen változás történik, például a dolgozó túlórát végez vagy valamely okból nem dolgozik a beosztás szerinti munkaidőben, akkor a változásokat naprakészen kell rögzíteni. Tehát ebben az esetben sem lehet teljesen elengedni a teljesített munkaidő vezetését. Enélkül ugyanis nem lehet igazolni és nyilvántartani, ha esetlegesen a beosztástól való eltérésre kerül sor.
dr. Szabó Gergely
ügyvéd, irodavezető partner
Kocsis és Szabó Ügyvédi Iroda
A HIPA támogatásával megvalósuló 1,9 millió eurós beruházás révén az amerikai NI egyebek mellett új generációs tesztelési megoldásokat fejleszt.
Pályakezdők és évtizedes tapasztalattal rendelkezők is csatlakozhatnak a Paks II. szakembergárdájához. Az aktuális lehetőségeket a tavaszi állásbörzéken is meg lehet ismerni.