Lehetősége van a munkáltatónak a nyilvántartások elektronikus vezetésére?

2021. 10. 05., 18:00

A munkáltatónak számos nyilvántartási kötelezettsége van a munkaviszony kapcsán. A vezetendő nyilvántartások közül a legfontosabbak között van a munkaidő és a szabadság nyilvántartás. A digitalizáció erősödésével rendszeresen felmerül a kérdés: vezethetők-e ezek a nyilvántartások elektronikus formában? Aki válaszol: dr. Szabó Gergely ügyvéd.

Munkaidő és szabadság nyilvántartások

A munkáltató számára a Munka Törvénykönyve kötelezővé teszi, hogy nyilvántartást vezessen a rendes és a rendkívüli munkaidő, a szabadság, továbbá a készenlét tartamáról. Amennyiben a munkavállaló és a munkáltató írásbeli megállapodást kötött az önként vállalt túlmunkára vonatkozóan, akkor a munkáltató e túlmunkáról is köteles nyilvántartást vezetni.

A nyilvántartásokkal kapcsolatban fontos követelmény, hogy azokat naprakészen kell vezetni. A munkaidő-nyilvántartásból naprakészen megállapíthatónak kell lennie a teljesített rendes munkaidő és a túlóra időtartamának, valamint kezdetének és végének. A nyilvántartásból a munkaidőre vonatkozó további lényeges adatoknak is ki kell derülnie. Így például annak, hogy a dolgozónak a beosztása szerint az adott napon dolgoznia kellett-e és ha igen, mikor van a beosztás szerinti munkaideje. A munkaidő nyilvántartásnak tartalmaznia kell a munkahelyen kívül teljesített munkaidőt, valamint azt is, ha a dolgozó a munkaidejében igazoltan volt távol.

A munkaidő-nyilvántartás nem tévesztendő össze a jelenléti ívvel vagy az elektronikus beléptető rendszer által rögzített adatokkal. Ezek ugyanis csak a munkahelyre való belépés és távozás időpontját rögzítik. A munkahelyre való belépés sokszor nem azonos a munkakezdés idejével, ahogy a távozás sem a munka befejezésének időpontjával. Nagyobb probléma, hogy önmagában a jelenléti ív adatai rendszerint nem tartalmazzák, hogy rendes vagy rendkívüli munkaidőről van szó.

A munkáltató megteheti, hogy a nyilvántartás vezetését a munkavállalóra bízza. Azonban a nyilvántartás jogszabálynak való megfelelőségéért ebben az esetben is a munkáltató felel. A munkáltató nem hivatkozhat arra, hogy a munkavállaló dolga lett volna a nyilvántartás vezetése.

A nyilvántartások formája

A Munka Törvénykönyve nem írja elő kötelezően, hogy a nyilvántartásokat milyen formában kell vezetni, így nem teszi kötelezővé a papír alapú nyilvántartást sem. Ezért nincs akadálya annak, hogy a munkáltató elektronikus formában vezesse például a munkaidő-nyilvántartást vagy a szabadság nyilvántartást.

Az elektronikus nyilvántartásnak is meg kell felelnie minden törvényi előírásnak. Így például az elektronikus munkaidő-nyilvántartásnak is tartalmaznia kell a rendes és rendkívüli munkaidőre vonatkozó adatokat. Továbbá meg kell felelnie a naprakészség követelményének. Ez azt jelenti, hogy az elektronikus nyilvántartást sem lehet utólag vezetni. Tehát például a napi munkakezdés és a munka befejezésének időpontját az adott napon kell rögzíteni.

Szintén fontos követelmény, hogy az elektronikus munkaidő és szabadság nyilvántartás a munkavállaló által is hozzáférhető és ellenőrizhető legyen. A nyilvántartásokat pedig szükség esetén a hatóság vagy a bíróság rendelkezésére kell bocsátani.

A nyilvántartások elektronikus vezetése esetén meg kell oldani, hogy a rögzített adatok illetéktelenül ne kerülhessenek módosításra és a nyilvántartásba tett bejegyzések ideje ellenőrizhető legyen.

A munkaidő utólagos igazolása

A munkaidő-nyilvántartási kötelezettség jelentős adminisztratív terhet jelenthet a munkáltató számára. A Munka Törvénykönyve e terhet csökkentendő lehetőséget ad arra, hogy a munkaidő-nyilvántartás céljára a munkáltató által közölt munkaidő-beosztást alkalmazzák.

Amennyiben a munkáltató a dolgozó munkaidő-beosztását írásban közli, és a hónap végén a munkaidő-beosztásban foglaltak teljesítését a felek utólag igazolják, akkor a munkaidő ilyen módon is nyilvántartható. Ha az előre közölt munkaidő-nyilvántartáshoz képest valamilyen változás történik, például a dolgozó túlórát végez vagy valamely okból nem dolgozik a beosztás szerinti munkaidőben, akkor a változásokat naprakészen kell rögzíteni. Tehát ebben az esetben sem lehet teljesen elengedni a teljesített munkaidő vezetését. Enélkül ugyanis nem lehet igazolni és nyilvántartani, ha esetlegesen a beosztástól való eltérésre kerül sor.

 

dr. Szabó Gergely
ügyvéd, irodavezető partner
Kocsis és Szabó Ügyvédi Iroda

Ha tetszett a cikk, kövesse az ÜZLETEMET
a Facebookon!

Még több friss hír

  BIZNISZPLUSZ PODCAST

A hazai utasbiztosítási piac egyik legalapvetőbb problémáinak egyike az, hogy az ügyfelek még mindig túl sokat akarnak spórolni rajta, holott a nyaralás költségének csak elhanyagolható töredékét teszi ki – hívta fel a figyelmet a PBA Insura Zrt. vezérigazgatója. Dr. Kozma Gábor jelezte: a legolcsóbb és az 1–2 ezer forinttal többért kötött prémium biztosítás szolgáltatásai között óriási különbség tátong, és erre az utolsó pillanatban – mert bizony akkor kötjük – már nem biztos, hogy felfigyelünk.
Női pék, cukrász, kaviárszakértő is helyet kapott a rendezvény nagyszínpadán, hogy a fő téma, a „női energiák” mentén bemutassák a művészi szintre emelt szakmájukat. Nemes Richárd főszervező elárulja, hogy hogyan lehet még fenntarthatóbban működtetni egy műfajából adódóan sok hulladékkal járó gasztronómiai rendezvényt vagy milyen egyszerű ételekkel tudnak nagyot alkotni a Gourmet Fesztiválon bemutatkozó konyhák mesterei. Ha mindez nem lenne elég, kifejti, hogy a fine dining milyen vonásokkal ruházta fel a magyar vendéglátást az utóbbi pár évben és például hogyan lehet „veganizálni” megszokott fogásokat, amelyek ettől csak még jobbak lesznek! Vigyázat, étvágygerjesztő epizód!
Miközben a világ e-személyautó gyártói egyre élesedő versenyt vívnak a vásárlók kegyeiért, nem szabad elfelejteni, hogy a közlekedés károsanyag-kibocsátásának jelentős részéért a teherfuvarozás felel. Egyre több középtávú áruszállítást és utolsó mérföldes kézbesítést kiszolgáló depó elektrifikálja a járműflottáját és alakít ki hozzá megfelelő infrastruktúrát, ám nagyon nem mindegy, hogy az üzemeltetés mennyire tud hatékony és gazdaságos lenni – mutat rá ebben az epizódban Négyesi Szilárd, a Siemens Zrt. szakértője.

  NÉPSZERŰ HÍREK

  Rovathírek: GUSTO

  Rovathírek: ATOMBUSINESS