Juhász Viktor: Az e-mailezés nem a feladatok kiadására való

Ha a vezető nem mutat példát, a munkatársak sem veszik komolyan a digitalizációt

Informatikai érettség nélkül ma már lehetetlen átlátni a cég működését és a munkatársak teendőit, így az a vezető, aki nem rendelkezik alapvető digitális kompetenciákkal, nem lesz képes hatékonyan irányítani szervezetét. A vállalkozások működésének egyik legfontosabb eleme ugyanis a vezetők példamutatása. A munkatársak akkor fogják a feléjük támasztott elvárásokat komolyan venni, ha a vezetőjük jó példával jár előttük az informatikai rendszerek használatában. Ez a gyakorlatban annyit tesz, hogy a munkameneteket a vállalat digitális rendszerén kíséri figyelemmel, ott kéri számon a státuszokat, az elkészült feladatokat és riportokat.

„A példamutatás nagyon fontos ahhoz, hogy egy vállalat digitalizálódni tudjon. Ez pedig azt jelenti, hogy a vezetőknek is digitálisan kell élniük. Ehhez el kell hagyni az analóg eszközöket és el kell kezdeni valamilyen feladatkezelő rendszerben menedzselni a kiadott munkát és a kollégák számára is egyértelművé tenni ezt a rendszert” – javasolja Juhász Viktor.

A digitális fejlődés során sokszor a berögzült szokások leküzdése a legnehezebb feladat. A legtöbb vezetőnek hosszú évek alatt kialakult rutinja és olyan jól megszokott analóg eszközei vannak, mint a határidőnaplók, jegyzettömbök és filofaxok. Habár 10-15 éve ezek az analóg eszközök jelentették a hatékony feladatmenedzsmentet, az okostelefonok és tabletek világában egyre furcsább, mikor valaki a teleírt jegyzetfüzetéből igyekszik a teendői közt eligazodni. Éppen ezért fontos, hogy a cégvezetők a digitalizációra ne teherként, hanem olyan lehetőségként tekintsenek, ami hosszútávon időt és energiát spórol nekik, nem utolsó sorban pedig segít csökkenteni a stresszt és enyhíti a folyamatos hajszoltság érzését.

Ha jól használnánk a levelező rendszert, alig küldenénk e-maileket

Sok esetben nem a digitális eszközök hiánya, hanem azok nem rendeltetésszerű használata okozza a vezetők és beosztottak közti kommunikáció nehézségeit. Jó példa erre a levelező rendszerek kezelése. Sok vezető gondolja úgy, hogy attól lesz digitalizált a vállalkozása, hogy heti szinten többszáz e-mailt vált a munkatársakkal. Ez azonban hatalmas tévhit.

Valójában az e-mailezés nem a feladatok kiadására és a közös ötletelésekre való, pedig a gyakorlatban a legtöbb cégnél erre használják. Mikor egy nyitott kérdést tesznek fel e-mailben és arra 30-40 válasz érkezik, átláthatatlanná válik a rendszer és elvész benne a hasznos tartalom. A szakértő szerint az ilyen jellegű levelezést ma már bármilyen rendszeren belül ki lehet váltani a chat modullal, de a leghatékonyabb, ha valamilyen feladatkezelő rendszeren keresztül történnek a közös ötletelések.

„Fontos, hogy a vállalkozások eljussanak arra a szintre, mikor a vezetők és a munkatársak is magabiztosan kommunikálnak a feladatkezelő rendszerbe. Még jobb, ha a cég olyan rendszerben dolgozik, ami képes folyamatokat kezelni, amik beépülnek a munkamenetbe és rutinná válhatnak a feladatvégzés során. Erre kiváló lehet egy CRM rendszer, amik közt számos ingyenes megoldás található a piacon” – árulta el Juhász Viktor.

Amit ma megtehetsz…

Bizonyára sokak számára ismerős szituáció, amikor a gondosan beütemezett munkamenetet ASAP feladatok szakítják meg, amiknek határideje nagyon sürgős. A szakértő szerint az egyik legnagyobb hiba, amit egy vezető elkövethet, hogy saját teendőihez és a kiadott feladatokhoz is minden esetben határidőt rendel, még akkor is, mikor nem látja előre, mikorra tudnak elkészülni vele.

Ez akkor okoz problémát, mikor a munkatársakhoz váratlanul plusz feladatok esnek be, amikhez újabb szűkös határidőket rendelnek és végül teljesen felborul az ütemezés, ami stresszhez és túlhajszoltsághoz vezet. Ilyenkor a munkavállaló jogosan érzi azt, hogy folyamatos versenyfutásban van az idővel, ez pedig rontja a termelékenységet is.

A szakértő tanácsa, hogy a vezetők határidők helyett priorizálják a feladatokat, tehát egy új munka kiadása során vegyék figyelembe a már meglévő teendőket és azok fontossága szerint határozzák meg a sorrendet. Persze mindig lesznek olyan feladatok, amelyeket határidőhöz kell kötni, de ezzel a módszerrel alapvetően csökkenthető a stressz és elkerülhető a kiégés.

Mindig lesznek olyan feladatok, amelyek a fiókban maradnak

A szakértő azt is elárulta, hogy bár a vezetőknek minden feladat fontos, mégis el kell fogadni azt a tényt, hogy lesznek olyan feladatok, amik sose lesznek elvégezve. Ez pedig nem a munkatársak lustasága miatt adódik így, egyszerűen csak annak a természetes jelenségnek tudható be, hogy egy cég életében mindig felmerülnek újabb ötletek, amik felülírják a régieket. Ha ezt tisztázza magában egy vezető, máris egy hatalmas lépést tett a fókuszáltság és nyugodtabb élet felé.

Sokan attól félnek, hogy a feladatkezelő tükröt tart eléjük

Bár a mai feladatkezelő rendszerek már rendkívül praktikusak és egyszerűen kezelhetők, mégis sok vezető tart a használatuktól. A szakértő szerint a rendszerektől való félelem sok esetben nem a bonyolultságból adódik, hanem abból, hogy tükröt tart a vezetők elé, amiben tisztán láthatóak a tornyosuló teendők és az el nem végzett feladatok. A feladatokkal való szembesülés azonban fontos a hatékonyság növeléséhez, hisz segíti a munkavégzés átláthatóságát és a prioritások kialakítását is.

„Van olyan felhasználó, aki az eszközt okolja a sok feladata miatt, pedig az csak megjeleníti a valóságát. Nagyon sok esetben ez az oka annak, hogy valaki nem használja ezeket a rendszereket” – árulta el Juhász Viktor.

„Az átláthatóság vagy a tervezhetőség javítására ma már fantasztikus digitális eszközök léteznek. Ezek használata azonban nagyfokú fegyelmezettséget igényel. Fontos, ha elkötelezi magát a vezető egy munkamódszer, vagy egy feladatkezelő, vagy bármilyen priorizálási rendszer mellett, akkor azt hosszútávon is tartsa meg” – mondta Juhász Viktor.