Juhász Viktor: Az e-mailezés nem a feladatok kiadására való

Juhász Viktor: Az e-mailezés nem a feladatok kiadására való
2022. 04. 06., 13:13

A piaci versenyben a szervezeti digitalizáció mellett megkerülhetetlenné válik a vezetők egyéni digitalizációja – hangsúlyozza Juhász Viktor, a felhőmegoldásokkal és digitális átalakulással foglalkozó iSolutions ügyvezetője.

Ha a vezető nem mutat példát, a munkatársak sem veszik komolyan a digitalizációt

Informatikai érettség nélkül ma már lehetetlen átlátni a cég működését és a munkatársak teendőit, így az a vezető, aki nem rendelkezik alapvető digitális kompetenciákkal, nem lesz képes hatékonyan irányítani szervezetét. A vállalkozások működésének egyik legfontosabb eleme ugyanis a vezetők példamutatása. A munkatársak akkor fogják a feléjük támasztott elvárásokat komolyan venni, ha a vezetőjük jó példával jár előttük az informatikai rendszerek használatában. Ez a gyakorlatban annyit tesz, hogy a munkameneteket a vállalat digitális rendszerén kíséri figyelemmel, ott kéri számon a státuszokat, az elkészült feladatokat és riportokat.

„A példamutatás nagyon fontos ahhoz, hogy egy vállalat digitalizálódni tudjon. Ez pedig azt jelenti, hogy a vezetőknek is digitálisan kell élniük. Ehhez el kell hagyni az analóg eszközöket és el kell kezdeni valamilyen feladatkezelő rendszerben menedzselni a kiadott munkát és a kollégák számára is egyértelművé tenni ezt a rendszert” – javasolja Juhász Viktor.

A digitális fejlődés során sokszor a berögzült szokások leküzdése a legnehezebb feladat. A legtöbb vezetőnek hosszú évek alatt kialakult rutinja és olyan jól megszokott analóg eszközei vannak, mint a határidőnaplók, jegyzettömbök és filofaxok. Habár 10-15 éve ezek az analóg eszközök jelentették a hatékony feladatmenedzsmentet, az okostelefonok és tabletek világában egyre furcsább, mikor valaki a teleírt jegyzetfüzetéből igyekszik a teendői közt eligazodni. Éppen ezért fontos, hogy a cégvezetők a digitalizációra ne teherként, hanem olyan lehetőségként tekintsenek, ami hosszútávon időt és energiát spórol nekik, nem utolsó sorban pedig segít csökkenteni a stresszt és enyhíti a folyamatos hajszoltság érzését.

Ha jól használnánk a levelező rendszert, alig küldenénk e-maileket

Sok esetben nem a digitális eszközök hiánya, hanem azok nem rendeltetésszerű használata okozza a vezetők és beosztottak közti kommunikáció nehézségeit. Jó példa erre a levelező rendszerek kezelése. Sok vezető gondolja úgy, hogy attól lesz digitalizált a vállalkozása, hogy heti szinten többszáz e-mailt vált a munkatársakkal. Ez azonban hatalmas tévhit.

Valójában az e-mailezés nem a feladatok kiadására és a közös ötletelésekre való, pedig a gyakorlatban a legtöbb cégnél erre használják. Mikor egy nyitott kérdést tesznek fel e-mailben és arra 30-40 válasz érkezik, átláthatatlanná válik a rendszer és elvész benne a hasznos tartalom. A szakértő szerint az ilyen jellegű levelezést ma már bármilyen rendszeren belül ki lehet váltani a chat modullal, de a leghatékonyabb, ha valamilyen feladatkezelő rendszeren keresztül történnek a közös ötletelések.

„Fontos, hogy a vállalkozások eljussanak arra a szintre, mikor a vezetők és a munkatársak is magabiztosan kommunikálnak a feladatkezelő rendszerbe. Még jobb, ha a cég olyan rendszerben dolgozik, ami képes folyamatokat kezelni, amik beépülnek a munkamenetbe és rutinná válhatnak a feladatvégzés során. Erre kiváló lehet egy CRM rendszer, amik közt számos ingyenes megoldás található a piacon” – árulta el Juhász Viktor.

Amit ma megtehetsz…

Bizonyára sokak számára ismerős szituáció, amikor a gondosan beütemezett munkamenetet ASAP feladatok szakítják meg, amiknek határideje nagyon sürgős. A szakértő szerint az egyik legnagyobb hiba, amit egy vezető elkövethet, hogy saját teendőihez és a kiadott feladatokhoz is minden esetben határidőt rendel, még akkor is, mikor nem látja előre, mikorra tudnak elkészülni vele.

Ez akkor okoz problémát, mikor a munkatársakhoz váratlanul plusz feladatok esnek be, amikhez újabb szűkös határidőket rendelnek és végül teljesen felborul az ütemezés, ami stresszhez és túlhajszoltsághoz vezet. Ilyenkor a munkavállaló jogosan érzi azt, hogy folyamatos versenyfutásban van az idővel, ez pedig rontja a termelékenységet is.

A szakértő tanácsa, hogy a vezetők határidők helyett priorizálják a feladatokat, tehát egy új munka kiadása során vegyék figyelembe a már meglévő teendőket és azok fontossága szerint határozzák meg a sorrendet. Persze mindig lesznek olyan feladatok, amelyeket határidőhöz kell kötni, de ezzel a módszerrel alapvetően csökkenthető a stressz és elkerülhető a kiégés.

Mindig lesznek olyan feladatok, amelyek a fiókban maradnak

A szakértő azt is elárulta, hogy bár a vezetőknek minden feladat fontos, mégis el kell fogadni azt a tényt, hogy lesznek olyan feladatok, amik sose lesznek elvégezve. Ez pedig nem a munkatársak lustasága miatt adódik így, egyszerűen csak annak a természetes jelenségnek tudható be, hogy egy cég életében mindig felmerülnek újabb ötletek, amik felülírják a régieket. Ha ezt tisztázza magában egy vezető, máris egy hatalmas lépést tett a fókuszáltság és nyugodtabb élet felé.

Sokan attól félnek, hogy a feladatkezelő tükröt tart eléjük

Bár a mai feladatkezelő rendszerek már rendkívül praktikusak és egyszerűen kezelhetők, mégis sok vezető tart a használatuktól. A szakértő szerint a rendszerektől való félelem sok esetben nem a bonyolultságból adódik, hanem abból, hogy tükröt tart a vezetők elé, amiben tisztán láthatóak a tornyosuló teendők és az el nem végzett feladatok. A feladatokkal való szembesülés azonban fontos a hatékonyság növeléséhez, hisz segíti a munkavégzés átláthatóságát és a prioritások kialakítását is.

„Van olyan felhasználó, aki az eszközt okolja a sok feladata miatt, pedig az csak megjeleníti a valóságát. Nagyon sok esetben ez az oka annak, hogy valaki nem használja ezeket a rendszereket” – árulta el Juhász Viktor.

„Az átláthatóság vagy a tervezhetőség javítására ma már fantasztikus digitális eszközök léteznek. Ezek használata azonban nagyfokú fegyelmezettséget igényel. Fontos, ha elkötelezi magát a vezető egy munkamódszer, vagy egy feladatkezelő, vagy bármilyen priorizálási rendszer mellett, akkor azt hosszútávon is tartsa meg” – mondta Juhász Viktor.

Ha tetszett a cikk, kövesse az ÜZLETEMET
a Facebookon!

Még több friss hír

2022. 09. 27., 16:17
Saját honlapján és a népszámlálás internetes oldalán is közzétette az idei cenzus kérdőívének mintáját a Központi Statisztikai Hivatal. A népszámlálási kérdőívet bárki kitöltheti önállóan online, október 1. és 16. között.
2022-09-30 10:22:19
A családi otthonteremtési kedvezmény (csok) szabályai között a feltételek nem teljesítése esetén fizetendő büntetőkamatok mértéke irreálisan magassá vált, ezért a kormány új rendeletében ezeket 5 százalékban maximálja.

  BIZNISZPLUSZ PODCAST

2022. 09. 23., 12:05
epizód: 2022 / 9   |   hossz: 18:38
Milyen a gazdaság, a vállalkozások helyzete Covid után, a háború és az energiaválság árnyékában? Mekkora sokkokat okozott az elmúlt pár év? Nyílnak-e kivezető utak az európai és a magyar gazdaság előtt? Hogyan segítheti a kilábalást az államilag támogatott Széchenyi Hitel MAX program? A kérdésekre Krisán László, a KAVOSZ Zrt. vezérigazgatója válaszol.
2022. 07. 26., 10:30
epizód: 2022 / 8   |   hossz: 20:30
Milyen új utakat nyitott az internet a csalók előtt? Hogyan azonosíthatjuk vállalkozóként az átverési kísérleteket? Mikor kell szakértőhöz, esetleg egyenesen a rendőrséghez fordulnunk? És mitől menthet meg bennünket egy kis önképzés? Dr. Kocsis Ildikó ügyvéd olyan céges csalásokra is felhívja a figyelmet, amelyek még a hozzáértők előtt sem feltétlenül nyilvánvalóak.
2022. 06. 26., 09:15
epizód: 2022 / 7   |   hossz: 21:02
Milyen volt a Hannoveri Technológiai Kiállítás és Vásár a Covid után, de háborús időben? Hol tart az ipar 4.0 napjainkban, melyek a digitalizáció legfontosabb új irányai? Mit jelent a virtuális üzembe helyezés? Hogyan hat az automatizálás a munkaerő-piacra? Hogyan szimulálható a Marsra szállás? Mit jelent Európa egyik legnagyobb ipavállalatának, hogy kivonul az orosz piacról, ahol 1851 óta jelen volt? A kérdésekre Jeránek Tamás, a Siemens Zrt. vezérigazgatója válaszol.

  NÉPSZERŰ HÍREK

  Rovathírek: GUSTO

A mintegy 300 háztartás részvételével lezajlott mérés eredményei szerint fejenként 25,2 kg élelmiszert dobunk feleslegesen a szemétbe évente, a leggyakrabban elpazarolt élelmiszerek toplistáját pedig továbbra is az ételmaradékok vezetik.

  Rovathírek: ATOMBUSINESS