6 informatikai eszköz az irodai dolgozók munkaidejének csökkentésére

2023. 06. 15., 10:23

Nem kizárt, hogy a gazdasági változások hamarosan egyre több vállalattól kényszeríthetik ki a négynapos munkahét bevezetését. Juhász Viktor, az iSolutions Kft. ügyvezetője szerint ebben a törekvésben elsősorban azok az informatikai megoldások támogathatják a hazai vállalatokat, amelyek az elmúlt években a home office és hibrid munkarend megteremtésében is segítették a cégeket.

„A négynapos munkahéthez szükséges digitális felzárkózás a hazai vállalatok többségénél elképzelhetetlen külső támogatás nélkül, erre pedig egy jó IT szolgáltató jelenti a legjobb megoldást” – mondta Juhász Viktor, az iSolutions Kft. ügyvezetője.

Mit profitálnak a vállalatok?

A négynapos munkahétre sokan marketing vagy PR szemfényvesztésként tekintenek, ami leginkább a vállalatok munkáltatói márkaépítésében játszik fontos szerepet. Pedig az informatikai szakértő szerint a vállalatok is komoly előnyökhöz juthatnak a munkaidő lerövidítésével. Az egyik és talán a legfontosabb előny, hogy a vállalatok a legjobb munkatársakat vonhatják be és tarthatják meg anélkül, hogy magasabb fizetést, vagy több juttatást adnának nekik, mint a konkurencia.

A minőségi munkaerő megtartása főként azokon a területeken jelenthet majd gazdasági versenyelőnyt, ahol kevés a hozzáértő és megfizethető szakember, mint amilyen hazánkban például a programozó vagy IT fejlesztő terület.

A négynapos munkahét másik fontos munkáltatói előnye lehet a fókuszált és hatékony feladatvégzés, hiszen így a munkavállaló motiválttá válik, hogy gyorsabban és rövidebb úton oldja meg a problémákat. Ezáltal érdekelt lesz abban, hogy fejlessze képességeit, új munkamódszereket sajátítson el és megtanulja rendeltetésszerűen kezelni a vállalat informatikai rendszereit. Ez egy olyan törekvés, ami felülről érkező nyomásra nagyon nehezen érhető el a munkatársaknál, így viszont egy win-win szituáció alakulhat ki, amiből a munkavállaló és a cég is profitál.

„Egy cégben mindig a munkavállalókat a legnehezebb megváltoztatni, ez már egy húsz vagy ötven fős szervezetben is komoly gondot okozhat. A vállalatoknak általában különböző tanácsadókra és rengeteg időre van szükségük ahhoz, hogy bármiféle változást érjenek el a működésükben. Azzal, hogy a munkáltató visszaadja azt az időt, amit a hatékonyságon nyer, a munkavállalókat is motiválttá teszi, hogy fejlődjenek a feladatvégzésben” – fogalmazott Juhász Viktor.

IT menedzsment nélkül nehéz növelni a hatékonyságot

Ahhoz, hogy egy napot visszakapjanak a dolgozók, nemcsak egyéni, de szervezeti szinten is növelni kell a hatékonyságot, ami azért is nehéz feladat, mert a vállalatvezetésnek itt három tényezőt kell egyszerre irányítania. Az egyik ilyen tényező a szabályozási tevékenység, tehát az, hogy a vállalat felméri, mit hogyan csinál és meghatározza, mely munkafolyamatokat szeretné másként végezni.

A másik alappillér az informatikai támogató rendszer, amit a vállalat a megváltoztatott munkafolyamataihoz integrál, ezek ma már jellemzően a felhőben lévő szolgáltatások. A hatékonyságnövelés harmadik lába a folyamatos támogatás, ami segíti a vezetést és a munkatársakat az új szoftverekben történő munkavégzésben. A szakértő szerint egy jó informatikai szolgáltató és a hatékony IT menedzsment jelentős támogatást nyújthat a vállalatvezetésnek abban, hogy kézben tartsa ezt a három fontos tényezőt.

„A négynapos munkahét informatikai megközelítése nagyon hasonlít a home office-éhoz. Az a cég, aki képes arra, hogy távmunkában is megtartsa a cégvezetői kontrollt és hatékonyan tud dolgozni, annak nagyon hasonló képességei vannak, mint ami ahhoz kell, hogy a négynapos munkahét felé terelje a szervezetet. Ennek pedig a digitalizáció egy nagyon fontos lába. Úgy is fogalmazhatunk, hogy a home office után ez a következő IT kihívás a hazai vállalatok előtt” – fejtette ki a szakértő.

6 informatikai eszköz az irodai dolgozók munkaidejének csökkentésére

1. Közös dokumentumkezelés – Az, hogy egy dokumentumot email-en küldenek körbe, amit mindenki lement a saját gépére, majd beleír, majd visszaküldi, nemcsak egy rendkívül hatékonytalan folyamat, de komoly zavart is okozhat a szervezetben. Hiszen ilyenkor egy dokumentumnak ahány munkatárs, annyiféle változata születik, amin nagyon nehéz kiigazodni. Az olyan közösen használt dokumentumokkal, mint a Google Docs vagy Sheets jelentős időt spórolhatnak meg maguknak a munkavállalók, hiszen a kollégák akár egyszerre is dolgozhatnak egy táblázatban vagy dokumentumban. A korrekciók ráadásul visszakövethetők és a jogosultsági beállításokkal megadható az, hogy ki milyen szintű változtatásokat hajthat végre.

2. Felhőalapú fájlszervezés, vagy fájlszerver – Az, hogy a dokumentumok a munkatársak saját gépei helyett a felhőben vannak, jelentős időt takarít meg a szervezetnek. A felhőből egy közös mappastruktúrában helytől és időtől függetlenül mindenki pár kattintással elérheti a szükséges dokumentumokat. Ezzel ráadásul jelentős stresszfaktort is kiiktathatnak a cégek, hiszen nem kell többé a munkatársak után futniuk, ha be szeretnének kérni egy táblázatot vagy dokumentumot.

3. Naptár – A közös időgazdálkodás a mai világban elengedhetetlen a vállalatok hatékony működéséhez. Ha a vezetés rálát a munkatársak naptárára, lehetősége van arra, hogy jobban ossza be a kollégák idejét. A közös Google Naptár tehát lehetővé teszi a hatékony időmenedzsmentet, aminek kulcsfontosságú szerepe lehet a munkaidő lefaragásában.

4. Chat alapú kommunikáció – Azzal is jelentős időt spórolhat meg a szervezet, ha a belső kommunikációra e-mailezés helyett chat alapú rendszereket használ. Egy csapatépítő időpontjának megszavazása, vagy egy villámmegbeszélés beütemezése sokkal egyszerűbb és gyorsabb egy közös chat felületen. A Gmailből elérhető Chat modulban ráadásul védetten és visszakereshetően kommunikálhatnak egymással a munkatársak, sőt a különböző divíziók saját chat szobákat is kialakíthatnak maguknak.

5. Tudásbázis – A tudásbázis kialakítása arról szól, hogy a vállalat a fontos anyagait nem a különböző dokumentumokban vagy e-mailezésekben tárolja, hanem egy linkről elérhető webhelyen vagy Google site-on tartja, ami jelentősen megkönnyíti a keresést. Ez abban az esetben jelent óriási segítséget, amikor új munkatárs csatlakozik a vállalathoz. Azzal, hogy mindent megtalál egy helyen, rengeteg időt spórol a kollégáknak, akik napokat vagy heteket töltöttek volna a betanításával.

6. Projektmenedzsment program – Mivel a legtöbb szolgáltató cég projekt alapú, így egy támogató rendszer nélkül képtelenség, hogy hatékonyan működjön. Egy projektmenedzsment rendszerben a feladatok, határidők és felelősök egyszerűen nyomon követhetők és a státuszok is valós időben látszanak. Így nem kell felesleges köröket futniuk a kollégáknak, ha tudni szeretnék, mely feladatok hogyan állnak és a vezetők is figyelemmel követhetik a projektek menetét.

„A hatékonyságot a legtöbb esetben nagyon nehéz mérni, de igazából nem is szükséges, ha ki van tűzve a cél. Mi a célom? A négynapos munkahét. Akkor nézzük meg, hogy a folyamataimat hogyan tudom úgy alakítani, hogy négy napba beleférjek. Tudom egyszerűbben, automatizálva, szoftvereken keresztül elvégezni a feladataim? Van ehhez támogató informatikai eszközöm? Ha a válasz minden kérdésre igen, akkor minden adott ahhoz, hogy hatékonyabban éljek és idővel eljussak arra a szintre, hogy mondjuk pénteken már ne kelljen dolgoznom. És ez ennyire egyszerű” – mondta Juhász Viktor.

Ha tetszett a cikk, kövesse az ÜZLETEMET
a Facebookon!

Még több friss hír

2024-04-14 22:30:00
A Napenergia Plusz program folytatása mellett még az idén pályázatot írnak ki azok számára, akik a korábbi elszámolás mellett telepítettek napelemet, ám kiestek a tízéves szaldós időszakból – jelentette be az energiaügyi miniszter.
2024-04-13 13:10:00
Már nem az energia- vagy az alapanyagárak jelentik a fő nehézséget a hazai családi vállalatok számára. Az egyelőre még mérsékelten növekvő bevétel-várakozások mellett a magas infláció és a növekvő bérek kifizetése jelent egyre nagyobb kihívást – erről számoltak be a cégek a K&H családi vállalatok klub alkalmával.

  BIZNISZPLUSZ PODCAST

Az egészségpénztári befizetések ugyan nem a legelsők a fontossági sorrendben, amire félre akarunk tenni, de előkelő helyre kúsztak fel az utóbbi években Magyarországon. Annak ellenére, hogy milyen kedvező – és a közhiedelemmel ellentétben elérhető – megoldásokat nyújtanak a magáncélú megtakarítások, a magyar társadalom iszonyatos összeget fizet ki zsebből a magánegészségügyben. Dr. Kravalik Gábor, az Önkéntes Pénztárak Országos Szövetségének elnöke az ÖPOSZ legutóbbi közvélemény-kutatási eredményei nyomán vázolja honfitársaink hozzáállását a kérdéshez és egyértelmű választ ad rá, hogy hogyan járhatnánk jobban, ha tudatosabban tennénk félre. Fontos: akár havi párezer forintnak is van értelme, sőt!
A digitális technológiák kapcsán jelenleg két uniós rendelet is fontos: az egyik a digitális szolgáltatásokról, a másik a mesterséges intelligencia felhasználásának korlátozásáról szól. Sokáig azt hittük, az óriási tech vállalatok túl nagyra nőttek ahhoz, hogy meg lehessen regulázni a működésüket, Európában azonban – úgy tűnik – mégis sikerül rendeleti keretek közé szorítani, hogy mit tehet vagy épp' nem tehet meg a Facebook, a Snapchat, a TikTok és például a Google kereső. Dr. Baracsi Katalin internetjogász ebben az epizódban átfogó képed ad mind a digitális piacokat, mind pedig a mesterséges intelligencia felhasználását szabályozó uniós rendeletről.
2024. 03. 04., 13:25
epizód: 2024 / 5   |   hossz: 25:08
A home office elterjedésével és a munkához való viszonyunk változásával átalakult a hozzáállásunk az öltözködéshez, pedig a „business look” törvényei állandók, ahogy a kapcsolatépítésben betöltött szerepe is. Frank Patrícia stylist, stílus- és színtanácsadó szerint bár a formális öltözködés megőrizte a jelentőségét jó néhány – például pénzügyi és jogi – területen, a kreatívabb üzletágakban mostanra inkább egyfajta laza elegancia érvényesül. Ebben az esetben sem mindegy viszont, hogy milyen hatást váltunk ki a potenciális partnerünkből vagy munkáltatónkból a kritikusan fontos első hét másodpercben. Nagy üzletek és karrierek torpanhatnak meg, egyébként jól betartható, csak éppen nem túl közismert megjelenési szabályok figyelmen kívül hagyása miatt. Te ne kövesd el ugyanezt a hibát – Frank Patrícia itt segít!

  NÉPSZERŰ HÍREK

  Rovathírek: GUSTO

  Rovathírek: ATOMBUSINESS