Így készítse fel vállalatát a járvány második hullámára

A vállalatokat világszerte érinti a koronavírus terjedése, tovagyűrűző hatásai mindenütt megjelenhetnek. Egy járvány, a globális ellátási, kapcsolati láncokat is ellehetetlenítheti és akadályozza a munkaerő mobilitását. Az Egyesült Királyság-beli brit cégek közel negyede kénytelen volt teljesen bezárni vagy felfüggeszteni működését a járvány kezdete óta. A következményeket, érintettséget és sérülékenységet a magyar cégeknél is érdemes feltárni – olvasható az RSM Hungary friss bejegyzésében.

Amit minden cégnél át kell gondolni járványhelyzetre való felkészülésként…

Ha egy vállalat még nem rendelkezik vészhelyzeti tervvel egy esetleges járvány miatt kialakuló helyzetre, azonnal lépéseket kell tennie kockázatai mérséklésére, és akár a koronavírus negatív hatásainak minimálisra csökkentése érdekében. Íme egy rövid áttekintés, mit tehetnek a cégek rugalmasságuk fejlesztése érdekében a járvány kitörésével szemben. 

1. Válságkommunikációs terv kidolgozása

Vészhelyzet esetén egy világos válságkommunikációs terv támogatja a szervezetet, hogy elkerülje a krízist munkavállalóik, vezetőik és ügyfeleik körében, valamint felvértezzék magukat a jó hírnév sérülésével kapcsolatos kockázatokkal szemben. A vállalati krízistervekben a következőket kell meghatározni: 

• kik az elsődleges vezetők és a helyettesek az üzleti folyamat különböző területein; 
• kik azok, akik jogosultak döntéseket hozni; 
• melyek az elfogadható kommunikációs módszerek, időkeretek és értesítési eljárások a szervezeten belül és az üzleti partnerek irányában; 
• kik tarthatnak kapcsolatot külső szervezetekkel (médiával, szabályozó szervezettel, stb.).

2. A legfontosabb folyamatok kijelölése, vizsgálata

A válság ideje alatt a vállalatoknak meg kell határozniuk, mely folyamatok kulcsfontosságúak a működés fenntartása szempontjából, és mely folyamatokat lehet ideiglenesen felfüggeszteni. Például egy termelő vállalat egy időre felfüggesztheti, vagy más platformra helyezheti képzési tevékenységét, miközben üzemi rendszerei továbbra is működnek. A szervezeteknek fel kell mérniük, milyen erőforrások szükségesek a kritikus működési folyamatok támogatásához és ezeket hogyan tudják és milyen időtávon biztosítani, fenntartani. Az esetleges külső tényezők, szabályozók, egyéb szervezetek működésének kiesése mennyiben akadályozhatja bizonyos tevékenységek ellátását.

3. A munkaerőhöz kapcsolódó kérdések, döntések

A szervezeten belüli, legfontosabb folyamatok meghatározásakor a vállalatnak ismernie kell azt a minimális munkaerő-szintet, amellyel az alapvető működése, termelése, vagy szolgáltatása fenntartható. Hasznos lehet olyan munkaerőmátrix kidolgozása, amely körvonalazza az elsődleges és helyettesítő munkaerőt, az egyes szerepekhez tartozó pozícióknak megfelelően. A vállalatoknak fel kell készíteniük azokat a munkavállalókat, akik képesek támogatást nyújtani helyettesként, de esetleg nincs tapasztalatuk olyan konkrét szerepekben, ahol szükséges lehet lépéseket tenniük a későbbiekben. 

A működés fennakadására való felkészülés közben fontos megtervezni a dolgozók esetleges távollétét is (ha ezek a távollétek abból adódnak, hogy a dolgozók megbetegszenek, valamely családtagjuk betegszik meg, kormány- és üzleti intézkedéseket vagy közlekedési korlátozásokat vezetnek be).

4. Kritikus beszállítói pontok azonosítása

A járvány következtében a vállalatoknak nem csak saját belső rendszerüket kell értékelniük, hanem azt is, hogyan érinti a válság a beszállítókat, és az hogyan érinti magukat a vállalatokat. A vállalatoknak azonosítaniuk kell azokat a beszállítókat, amelyek a kulcsfontosságú üzleti folyamataikhoz kapcsolódnak, azonosítaniuk kell a helyettesítő beszállítókat arra az esetre, ha szükség lesz rájuk, és ki kell dolgozniuk olyan ütemtervet, amely figyelembe veszi a potenciális beszállítók esetleges késéseit.

5. Távoli munkavégzés alkalmazhatósága és szabályai

A vállalatoknak adott esetben felül kell vizsgálniuk a távmunka esetére vonatkozó szabályaikat és lehetőségeiket. Át kell gondolni, mivel jár, ha a munkavállalók számára kötelezővé teszik a távmunkát, vagy éppen a munkavállalók szeretnének otthonról vagy a szokásos munkahelyüktől eltérő helyen dolgozni.

A munkaerőre vonatkozó tervnek meg kell határozni, melyek azok a folyamatok, amelyek akkor is működnek, ha a munkavállalók távmunkában dolgoznak. A szervezeteknek biztosítaniuk kell, hogy a távmunkában dolgozó munkavállalók el tudják érni a szükséges rendszereket és adatokat, a műszaki kapacitás tudja kezelni a megnövekedett igényt a távoli használatra, és az informatikai támogató csapatok a távdolgozók rendelkezésére álljanak.

Mit tegyünk, és mit ne tegyünk a COVID-19 második hullámára felkészülő szcenárió tervezésnél?

1. A vállalat terveket, előrejelzéseket felül kell vizsgálni, hogy azonosítsuk a pénzügyi és fenntarthatósági szempontból kihívást jelentő pontokat. 
2. Meg kell tenni a megfelelő lépéseket az üzleti tevékenység szükség szerinti átalakítása érdekében, felismerve azt, hogy ahogyan a jövőben működik a cég, az más lesz, mint ahogy jelenleg teszi azt. 
3. Kommunikáljunk a kiemelt vevőkkel és beszállítókkal, és működjünk szorosabban együtt a járvány időszak átvészelése érdekében, elfogadva azt is, hogy a dolgok egyes esetekben nem a terv szerint haladnak.
4. Tudatosítani kell, hogy a kihívásokkal közösen kell megbirkóznunk és hangsúlyozni, hogy a felkészülés minden érintett számára megkönnyíti a helyzet kezelését. 
5. Nem tehetjük meg, hogy visszaállunk ugyanazokra a módszerekre, melyeket korábban alkalmaztunk. A sikerhez elengedhetetlen, hogy elfogadjuk az előállt „új normál” helyzetet. 
6. A koronavírus járvány egyfajta lehetőség arra, hogy átgondoljuk, hogy tehető üzleti tevékenységünk hatékonyabbá, eredményesebbé és gazdaságosabbá. Hajtsuk végre a szükséges változtatásokat! Rövid távon ezek fájdalmasak lehetnek, idővel azonban megtérül az erőfeszítés. 
7. Ne hagyjuk figyelmen kívül a visszajelzéseket és tanácsokat, tűnjenek akár negatívnak is! Ha ugyanúgy folytatjuk és homokba dugjuk a fejünket, akkor ugyanazok a problémák folyamatosan visszatérnek majd. 

A fenti általános alapelveken és a széleskörű áttekintésen túl érdemes a kiszervezett megoldások irányába is kitekinteniük a cégeknek, felmerülhet, hogy bizonyos, nem a főtevékenységhez kapcsolódó területeken az outsourcing lehet a hatékony megoldás a társaság számára. 

Forrás: Risk and resilience – top tips for business scenario planning