Digitális tavaszi nagytakarítás – Frissítse fel vállalkozása működését!

Digitális tavaszi nagytakarítás – Frissítse fel vállalkozása működését!
2025. 04. 16., 21:10

Ahogy az otthonunkban, úgy vállalkozásunkban is szükség van időnként egy alapos nagytakarításra és rendrakásra. A tavasz kiváló alkalom arra, hogy friss szemmel tekintsünk cégünk működésére és megvizsgáljuk: vajon minden folyamatunk a lehető leghatékonyabban működik? A kérdésre a VOSZPort szakértői válaszolnak.

Hogyan vághat bele cége digitális nagytakarításába, valamint milyen területeken érdemes felfrissíteni, korszerűsíteni működését? Erre olvashat választ a VOSZPort blogbejegyzésében.

A „felesleges folyamatok” felismerése

A piaci környezet, a szabályozások és a technológiai lehetőségek folyamatosan változnak. Ami tavaly még optimális megoldásnak tűnt, ma már lehet, hogy felesleges erőforrásokat emészt fel. A rendszeres felülvizsgálat nemcsak pénzt és időt takaríthat meg, de versenyelőnyt is jelenthet a kevésbé adaptív versenytársakkal szemben.

Képzelje csak el, mennyi plusz energiát köt le egy nehézkes, manualitásra épülő számlázási rendszer vagy egy átláthatatlan, exceltáblák tucatjain alapuló ügyfél-nyilvántartás!

Ezek a szükségtelenül időrabló tevékenységek még a leglelkesebb munkatársakat is demotiválhatják.

Éppen ezért érdemes minimum évente egyszer alaposan átvilágítani, hol lehetne gördülékenyebbé, hatékonyabbá tenni a működést. Mert ez nemcsak a vállalkozás versenyképességét növeli, de a dolgozók elégedettségét is.

Mitől lesz hatékony a céges nagytakarítás?

A felülvizsgálathoz készítsünk folyamatábrát a leggyakoribb munkafolyamatokról. Mérjük meg, mennyi időt vesznek igénybe az egyes lépések. Kérdezzük meg a munkatársakat, mely feladatokat érzik a legidőigényesebbnek vagy legkevésbé értékteremtőnek.

A vállalkozások számos területe érett a digitalizációra, különösen a kis- és középvállalkozások körében. A jó hír, hogy ma már nem szükséges hatalmas IT-beruházásokat végrehajtani a hatékonyság növeléséhez.

Könnyen digitalizálható területek

A digitalizáció ma már nem luxus, hanem versenyelőnyt biztosító befektetés, amely gyorsan megtérül a felszabaduló munkaidő és erőforrások révén.

  • Számlázás és pénzügyek – Papíralapú számlák helyett elektronikus megoldások 
  • Ügyfélkapcsolatok kezelése – Excel-táblák és jegyzetfüzetek helyett strukturált CRM rendszer 
  • Szerződések kezelése – Nyomtatás, postázás helyett elektronikus szerződéskötés 
  • Időpontfoglalás és -egyeztetés – Végtelen e-mail- és telefonláncok helyett online rendszer 
  • Dokumentumok hitelesítése – Személyes találkozók helyett elektronikus aláírás

A felhőalapú szolgáltatások korában a kisvállalkozások is gyorsan, minimális befektetéssel belevághatnak a digitalizációba. Nem kell hónapokat várni a megtérülésre sem, hiszen a digitalizáció pozitív hatásait akár már néhány napon belül tapasztalhatja.

Hogyan hat mindez a napi működésre, gyakorlatra?

A digitális megoldások bevezetése szinte minden vállalati területen kézzelfogható előnyöket kínál. Vegyünk néhány példát:

  • Online számlázás: A gépi számlázással megszűnik a klasszikus „kézi munka”, a több helyre történő adatbevitel. Nem kell többé a kimenő és beérkező számlákat kinyomtatni, postára adni, mappákba rendezni - minden egyetlen felületen kezelhető, visszakereshető.
  • Digitális aláírás: A szerződések, megállapodások aláírása önnek is, partnereinek is sokkal kényelmesebb online módon. A dokumentumok egy kattintással hitelesíthetők, nem kell heteket várni az aláírt példányokra.
  • CRM rendszer: Egy digitális ügyfélkapcsolat-kezelő (CRM) rendszerrel nincs szükség többé különálló listák vezetésére a kapcsolattartókról, megrendelésekről, kampányokról. Minden fontos ügyféladat egy központi adatbázisba kerül, ahonnan bármikor könnyen lekérdezhető.
  • Digitális munkarend: Az ismétlődő munkafolyamatok standardizálhatók egy munkafolyamat-kezelő rendszerrel. Ez automatikus értesítésekkel, határidőkkel segíti a zökkenőmentes feladatellátást – jelentősen csökkentve a kockázatot, hogy valami kimarad vagy késik.

Ezek fényében érdemes végiggondolni, mennyi energiát szabadíthatna fel cégénél a digitális átállással! A manuális folyamatokkal töltött idő értékes szellemi munkára, üzletfejlesztésre lenne fordítható – nem is beszélve a növekvő pontosságról és átláthatóságról.

Hogyan segít a VOSZPort a folyamatok egyszerűsítésében?

A VOSZPort kifejezetten magyar mikro-, kis- és középvállalkozások igényeire szabott integrált platformként jött létre, azzal a céllal, hogy egyesítse mindazokat a digitális eszközöket, amelyekre egy modern vállalkozásnak szüksége van.

A szolgáltatás nagy előnye, hogy minden funkció egyetlen felületen érhető el, így nem kell több különálló rendszert megtanulni és kezelni. Az adatok automatikusan szinkronizálódnak a modulok között, tovább csökkentve az adminisztrációs időt.

Ha tetszett a cikk, kövesse az ÜZLETEMET
a Facebookon!

Még több friss hír

2025-05-08 14:05:00
Minden tízedik magyar munkavállaló rendelkezik már külföldi tapasztalattal, legtöbben Németországban, az Egyesült Királyságban, Ausztriában vagy Franciaországban vállaltak munkát. A költözést leggyakrabban a pénzkereseti lehetőség motiválja, de a kulturális és nyelvismereti tapasztalatok is sokakat vonzanak – derül ki a Profession.hu friss felméréséből.

  Rovathírek: HIPA

  BIZNISZPLUSZ PODCAST

2025. 05. 04., 10:25
epizód: 2025 / 9   |   hossz: 29:18
A cégvezetői és értékesítői tréningeken, illetve mentorprogramokon túl azt az összetett feladatot is vállalni kell, hogy fejlesszük, ne csak a gazdasági szereplők, hanem az egész társadalom fizikai és mentális egészségét – vallja Turcsán Emese, az Einstein Akadémia (érdekes módon kriminálpedagógiára szakosodott szociálpedagógus) alapítója és vezetője. Beszélgetésünk apropóját az akadémia mellett életre hívott Einstein Alapítvány, illetve a kibontakozóban lévő Kék Zóna Projekt adta. Előbbi fiatal tehetségek felkarolására és díjazására jött létre, míg utóbbi hazánkban akarja kialakítani a hosszú, kiegyensúlyozott életet élő emberek közösségét – egészen átfogó kutatásokkal és gyakorlatokkal.
2025. 04. 21., 20:15
epizód: 2025 / 8   |   hossz: 27:33
Bár a dolgozók nem kizárólag a bér miatt állnak tovább a munkahelyükről, kár lenne tagadni, hogy a nem versenyképes fizetés a legfőbb oka annak, ha új állás után néznek. Sinka Judit, a Jobtain Munkaerő-kölcsönző HR vezetője ebben az epizódban elárulja, hogy a felméréseik szerint hazánkban mennyivel nő a bérigény, és hogy van-e realitása a fizetések emelkedésének a 2025-re várható gazdasági körülmények, illetve a várható infláció mellett. A szakértő arra is választ ad, hogy a magasabb béren kívül még milyen módszerekkel lehet megtartani a tehetséges dolgozókat.
Nem sokkal a lakásbiztosítási kampány után máris látszanak a legfontosabb piaci változások. Az ügyfelek jobb szolgáltatásokat és akár jelentősen alacsonyabb díjakat érhetnek el, ha legalább annyira figyelnek a lakásbiztosításukra, mint a kgfb-re. Erre Besnyő Márton, a Netrisk ügyvezető igazgatója szerint óriási szükség is van, hiszen sokan akár 10 évig érintetlenül hagyják a meglévő biztosításukat, ami idővel alkalmatlanná válik arra, hogy fedezze a károk mai helyreállítási költségeit. További tanulság, hogy évi pár ezer forinttal többért milyen remek kiegészítő szolgáltatásokhoz lehet hozzáférni.

  Rovathírek: ATOMBUSINESS