Online számla: a leggyakoribb hibák

Az online számlajelentés buktatói

Tapasztalataink alapján az adózói oldalon az online számlajelentéssel kapcsolatos belső ellenőrzési gyakorlat még nem került kialakításra, miközben az adóhatóság az európai trendeket követve rohamléptekben dolgozik a jelentések minél szélesebb körű és bővebb tartalmú kidolgozásán – kezdi friss bejegyzését Németh Lilla, az RSM Hungary szenior adótanácsadója.

Az adózók saját felelősségi körébe tartozik az általuk a NAV online számla felületen beküldött adatok utólagos ellenőrzése, azonban erre még nem minden adózó gondolt. A hibák feltárása és korrigálása mindenképpen javasolt: egyfelől azért, mert az adóhatóság végső – és nem is olyan távoli – célja adóbevallás(ok) elkészítése a jelentett számlák alapján, másfelől pedig mert a hibaüzenettel visszaérkező, a NAV által be nem fogadott számlariportok kapcsán a korrekció – a számla illetve a számlajelentés javítása – az adózó feladata, ennek hiányában az adózó a bírságot kockáztatja.

A leggyakoribb online számla adatküldési hibák – 500 ezer forintos büntetés számlánként

1. Elmaradt számlajelentések

Tapasztalatunk alapján még a mai napig is van olyan adózó, akinek van elmaradt valós idejű számlajelentése. Egy évvel az online számla bevezetése után ez már nem tekinthető mérlegelendő körülménynek, ilyen esetben az adóhatóság élhet a törvényi felhatalmazással, a be nem küldött számlánkénti 500 ezer forintos mulasztási bírság kiszabásával. Az adóhivatal rendszere technológiai lehetőséget biztosít arra, hogy a hiányzó adatszolgáltatásokat az adózók utólag pótolják, így elhárítva egy későbbi szankcionálás kockázatát. 2019. június 4-től azonban már a korábbi időszakra eső utólagos adatszolgáltatásokat is csak az új XSD (1.1) verzióval lehet elvégezni, a korábbi XSD 1.0 verzióval nem.

2. Visszaérkező NAV-nyugták ellenőrzésének elmulasztása

Az adózók NAV-üzenet kapnak vissza az online számla felületre beküldött számla xml-ekkel kapcsolatban. A nyugta/értesítés tartalmazza, hogy a beküldött számla az adóhatóság által befogadásra került-e, és amennyiben igen, bizonyos adatokat ellenőriz az adóhatóság és megküldi az észlelt hibákat. Tapasztalataink alapján még mindig van olyan társaság, amelyik nem értelmezi, vagy nem tudja értelmezni az adóhatóságtól visszakapott értesítés tartalmát. Ezek az üzenetek fontosak, mert amennyiben javítandó hibát tartalmaznak, azokkal feltétlenül foglalkozni kell a bírság elkerülése végett.

3. Módosító számlák helytelen jelentése

A módosító számlák esetében rengeteg hibát észlelünk az adózói körben. Ezek

• egyik része a hibásan kiállított számlából fakad (maga a kiállított módosító számla nem felel meg az Áfa tv. előírásainak),
• másik része pedig a helyesen kiállított, de hibásan jelentett számlákat tartalmazza (a beküldött xml-séma szerkezete vagy tartalma nem felel meg a hatósági előírásoknak).

A módosító számlák esetében nagy figyelemmel kell lenni az eredeti tranzakció adataira, amelyeket a módosítás érint. Ezeket az adatokat fel kell tüntetni a számlán, és a hozzá tartozó xml-sémában is. Gyakori hiba, hogy a módosítás nem módosításként, hanem sima tranzakcióként kerül beküldésre, ez azonban az adóhatóság számára nem megfelelő tartalmú számlát és számlajelentést eredményez.

4. Hibás adószámok szerepeltetése

Az adószámok tekintetében az adóhatóság definiálja, hogy az xml-sémában az adószám melyik karaktereit kell szerepeltetni (országkód, számjegyek száma). Fontos, hogy a magyar és a Közösségi adószám definíciója eltér, ebből több adózónál is probléma generálódik, amennyiben a nem megfelelő formátumot szerepelteti. Az adószám azért is kiemelten fontos, mert az adószám alapján kapcsolja össze az adóhatóság a számlakiállító által beküldött számlajelentéseket a számlabefogadó által beküldött M-lapokkal. Szükségtelen hatósági ellenőrzéseket okozhat, ha az adóhatóság kockázatelemző csoportja azért jelez vizsgálati igényt, mert az adószámok eltérnek vagy nem szerepelnek.

5. Hibás dátumok szerepeltetése

Az adózók által jelentett számlák esetében gyakran előfordul, hogy a jelentett dátum és a számlán valósan szereplő dátum nem egyezik meg. Ilyen esetben felmerülhet az a gyanú az adóhatóság részéről, hogy az adatszolgáltatás nem valós időben történt meg, vagy nem kizárólagosan gép-gép interfész között jött létre. Az adóhatóság rendszere lehetőséget biztosít a hiba kiküszöbölésére, ennek azonban alapfeltétele a hiba feltárása.

Javasolt belső vizsgálat

A fenti hibákat egyrészt a visszaérkező NAV online számla üzenetek monitorozásával, másrészt szoftveres megoldással lehet ellenőrizni. Mivel a NAV automatizált módon vizsgálja a számlajelentések tartalmát, érdemes legalább időszakonként egy-egy ellenőrzést lefuttatni, hogy az online számlához kapcsolódó kockázatok, esetleges eltérések még a NAV ellenőrzése előtt kiderüljenek és korrigálásra kerülhessenek.  Amit már csak azért is érdemes figyelembe venni, mert a valós idejű számlaadat-szolgáltatás elmaradása számlánként félmillió forintos bírságot eredményezhet, ami adott esetben magasabb adóbírság-kockázatot jelenthet, mint a számla áfatartalma. Ráadásul a NAV már az XSD 2020-ra tervezett 2.0 verzióján dolgozik, amely az 1.1 verzióra épít, így az ennek való megfelelés nem kerülhető ki.

A számlajelentés jelenlegi, 100 ezer forintos értékhatárát az adóhatóság csökkenteni tervezi, így az adózóknak fel kell készülniük a növekvő adatszolgáltatási kötelezettségre és a hozzá kapcsolódó növekvő mennyiségű hibalehetőség kezelésére. Javasoljuk, hogy már most építsenek be olyan ellenőrzési és javítási lépéseket a mindennapi számázási gyakorlatukba, amelyekkel az online adatszolgáltatás pontossága könnyedén nyomon követhető. Az általunk kialakított digitális megoldás lehetővé teszi havi, heti vagy akár napi szinten is a beküldött adatszolgáltatások ellenőrzését. Így a hiba hamarabb orvosolható, mint ahogy az adóhatóság kockázatelemző központja látókörébe kerülne az adózó.