Fontos tudnivalók az elektronikus számla befogadása előtt

A járványálló, digitális megoldások iránti növekvő kereslet, és a NAV elvárásai is erős ösztönzést adtak annak, hogy az elektronikus számlázás idén reflektorfénybe került – kezdi friss bejegyzését Kóczé Péter, az RSM Hungary „digitális adózási megoldások” üzletágának vezetője.

A gazdálkodók sokat nyerhetnek az elektronikus számlázással

Kétségkívül jobb és hatékonyabb megoldás a számlákat elektronikus dokumentumként, érintésmentesen és közvetlenül a vevő elektronikus feldolgozó rendszerébe küldeni, mint nyomtatni, hajtogatni majd a postaszolgálatra bízni annak továbbítását. Ez sok esetben költséges tértivevénnyel, futárszolgálattal, extrém körülmények mellett taxival megerősített kézbesítést jelenthet egy olyan célpontra, ahol a boríték kibontásával, iktatásával és gépi adatrögzítésével további, időigényes kézi műveletek adódnak a folyamathoz.

A NAV Online Számla rendszer fejlődésével és várható további kiterjesztésével lassan ténylegesen búcsút inthetünk a papír alapú, kézi számlatömböknek és jó eséllyel a papír alapú gépi számlák is hamarosan hasonló sorsra juthatnak. Ugyanakkor a számlát kiállító és az azt befogadó oldal közös felelőssége, hogy az elektronikus számlára való átállás mindkettőjük számára egyaránt érezhető adminisztráció csökkentést és hatékonyságnövelést okozzon. A mérleg általában sajnos hajlamos ebben a kérdésben a az e-számla kiállítói oldala felé billenni.

Növekvő technológiai szabadság az elektronikus számla kapcsán

Az adóhatóság 2018. óta folyamatosan könnyíti az elektronikus számlázást megvalósító megoldások elterjedését, a NAV időről-időre közzéteszi az elektronikus számlázáshoz kapcsolódó, hasznos tudnivalókat. A NAV egyértelmű célja, hogy úgy könnyítse az elektronikus számlázást biztosító különböző megoldások és gyakorlatok elterjedését, hogy közben mindazok a szempontok is biztosítva maradjanak, amelyek eredendően a papír alapú számlák esetében is elvártak. Ezek, a viszonylag könnyen megérthető alapelvek kezdetektől fontos és változatlan pillérei az elektronikus számla kapcsán megfogalmazott elvárásoknak.

Az elektronikus számlát a kibocsátását követően, megőrzési idejének végéig (8 év) úgy kell tárolni, hogy:

• az hiteles maradjon, az eredetének (kiállítója) kétséget kizáróan beazonosíthatónak kell lennie;
• adattartalma idővel nem változhat meg, a számla nem sérülhet meg, nem veszhet el, nem kerülhet törlésre;
• olvasható maradjon és elérhető legyen, hiszen jogszabályi kötelezettség, hogy szükség esetén az elektronikus számla is 3 napon belül bemutatható kell legyen.

Amíg a kinyomtatott számlák megfelelő rendben történő lefűzésével és a fizikai tárolás biztosításával a fenti elvárások kvázi egyszerűen teljesíthetőek, az elektronikus számlák esetében ezeket a garanciákat technológiai oldalról kell biztosítani, lévén hogy elektronikus számlát csak elektronikusan lehet archiválni. A megfelelő technológiai megoldás kiválasztása és biztosítása egyszerre kötelessége a kiállítói és a befogadói oldalnak is. Ezeket a szempontokat fontos szem előtt tartani, mielőtt egy társaság az elektronikus számlák befogadása mellett dönt.

Ezt kell mérlegelni egy elektronikus számla befogadásakor

Technológiai adótanácsadói csapatunkkal az alábbi szempontokat gyűjtöttük össze arra az esetre, ha egy elektronikus számla befogadásáról kell dönteni.

• Gyakorlatilag bármilyen elektronikus formátumban érkezhet e-számla, de az elévülési idejéig biztosítani kell annak olvashatóságát. Ez az igény egyértelműen kijelölheti a szervezetben támogatható állománytípusok körét.
• Az elektronikus számla adattartalmával kapcsolatban ugyanazok az elvárások, mint a papír alapú testvérénél. Ellenőrizni kell a kötelező tartalmi elemek meglétét.
• Vizsgálni kell, hogy az elévülési idő végéig hogyan tudja majd igazolni a cég számla kiállítójának hitelességét és a számla adattartalmának sértetlenségét. Egy PDF számla esetében ezt legkönnyebben fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírással, valamint időbélyeggel lehet biztosítani. Ellenőrizze, hogy ezt a kiállító elhelyezte-e az e-számlán! Ennek hiányában Önnek kell gondoskodnia erről az elemről, ami biztosan járulékos feladatokat és költségeket eredményez. Ha a partnere megküldte az elektronikus számlához tartozó Online Számla HASH kódot, akkor annak érvényességét a NAV Online Számla rendszerében tudja ellenőrizni.
• Gondolja végig, hogy vállalni tudja-e a számla kizárólag elektronikus formában történő feldolgozását (kontírozását). Elektronikus számlát nem lehet például papír alapon iktatni.
• Bizonyosodjon meg arról, hogy el tudja-e úgy tárolni az elektronikus számlát, hogy az biztosan védve legyen az elvesztéstől, a véletlen megsemmisüléstől. Egyetlen számítógép merevlemezén vagy USB eszközön történő tárolás önmagában ezt nem szavatolja, de ha az állomány több helyen is mentésre kerül, illetve a tárolás technikája megfelelőn dokumentált, ez az elvárás teljesíthető.
• A NAV Online Számla rendszerben könnyen ellenőrizhető, hogy partnere megfelelően lejelentette-e a számlát (amennyiben az adatszolgáltatás köteles, akkor ez nem opció), illetve ugyanitt ellenőrizheti azt is, hogy a számla elektronikus vagy papír alapú számlaként került eredetileg kiállításra.
• Szállítója csak akkor állíthat ki cégének elektronikus számlát, ha Ön abba belelegyezik. Figyelem, a beleegyezés nem csak formális lehet, hanem megvalósulhat például a kapott számlán szereplő ellenérték kifizetésével, hallgatólagos beleegyezés révén is. Arról egyértelműen kell nyilatkoznia felé, ha a befogadást visszautasítja.
• Az elektronikus számlák kezelésének folyamatára is irányulhat adóhatósági vizsgálat. Érdemes ezzel kapcsolatban folyamatleírással és szabályozással rendelkezni, amely kérdés esetén egyértelmű választ ad arra, hogy technológiailag miként valósította meg a cég azt a zárt rendszert, amely garanciát jelent az e-számlák archiválására vonatkozó elvárásokra.

Ha kétségei támadnak…

Amennyiben bizonytalan abban, hogy egy partnerének számláját befogadhatja-e elektronikus úton vagy ragaszkodnia kell a hagyományos, papír alapú folyamatokhoz, kétségeit egyértelműen jelezze partnere felé. Mivel a kapcsolódó jogszabályok már egyik fél kezét sem kötik meg azzal kapcsolatban, hogy milyen technológiát kell válasszon a korábban említett alapelvek teljesítése érdekében, nyitott az út bármilyen egyedi megállapodási lehetőség előtt is.