Mire figyeljen a számlázás és az online számla adatszolgáltatás során?

Egy magyar vállalkozás életében, sőt, egy külföldi székhelyű, de belföldön magyar adószámmal rendelkező vállalkozás életében még inkább problémát jelenthet a magyar számlakiállítási feltételek és jogszabályi kötelezettségek teljesítése – kezdi friss bejegyzését Németh Lilla, az RSM Hungary Digitális adózási megoldások üzletágának igazgatója.

További kihívás megfelelni a NAV adatszolgáltatás előírásainak, amelynek részletei egy külföldi pénzügyi vezető számára még nehezebben értelmezhető. Ugyanakkor egy helytelenül kiállított számla egy vállalkozás gazdasági helyzetére is negatívan hathat.

Mit jelent a hibás adatszolgáltatás, és mit mond a számláról a hibás jelentés?

Az elmúlt évek tapasztalatai alapján összegyűjtöttük az online számla adatszolgáltatások során leggyakrabban előforduló, valamint a legsúlyosabb hibákat. Ezek az adóhivatal számára is szembetűnőek, a NAV is kiemelt figyelmet fordít rájuk. Fontos, hogy a NAV felé a helyes online számla adatszolgáltatási jelentések megtörténjenek, de az is, hogy a számlaképpel megegyező legyen a cég adatszolgáltatása.

Több esetben tapasztaltuk az alábbi hibákat:

• érvénytelen vagy karakterhibás adószám kerül feltüntetésre;
• a számlaszám nem karakterpontosan kerül jelentésre;
• a teljesítési dátum helyett a számla kelte kerül megadásra;
• árfolyameltérés merül fel amiatt, hogy nem a választott bank által kalkulált árfolyam kerül jelentésre az adatszolgáltatás során;
• az eredeti számlaszámra való hivatkozás hiányzik (a jelentés hibára fut, ha a módosító számla hivatkozás nélkül kerül jelentésre, illetve, nem az elvárásoknak megfelelő adatszolgáltatás kerül jelentésre, vagy ha az eredeti számlaszámra való hivatkozás hiánya miatt a negatív előjelű számla normál számlaként kerül beküldésre);
• a módosító számlák sorainak hivatkozása tévesen kerül jelentésre (elmulasztják az eredeti számlát alapul venni és ezáltal nem egyeznek meg a sorok);
• a magánszemély személyes adatai bekerülnek az adatszolgáltatásba;
• értékbeli eltérések vannak (pl. kerekítés miatt);
• adómentes tranzakció esetén mentességi kódot kell megadni az adatszolgáltatás során, amelynek besorolásai tévesen kerülnek jelentésre;
• nem arra a partnerre történik a jelentés, akinek a számlát kiállították;
• a számla megjelenési formája nem felel meg a valóságnak, pl. elektronikus, de még sem felel meg a feltételeknek;
• az adatszolgáltatás során nem a teljes cím kerül jelentésre.

A felsorolt hibák, hiányosságok legfőbb oka általában a külföldi vállalatirányítási rendszerek nem megfelelő paraméterezése és a belső folyamatok szabályozottságának hézagjai. Emellett akadályozza a jogszabályoknak való technikai megfelelést, ha az adott vállalkozás számviteli, pénzügyi munkatársainak nincs aktív informatikai szaktudása. Nehezítő körülmény, ha nincs a helyi informatikai csapat és kizárólag külföldi fejlesztőktől kapnak IT segítséget a számlázást végző szakemberek. Ilyen esetben érdemes olyan szakértő csapathoz fordulni, ahol egyúttal az IT-val számviteli, adózási problémákat is megoldanak.

A sikeres adatszolgáltatás megtörténte még nem garancia a jogszabályoknak való megfelelésre. Egyes hibák az adatszolgáltatás és a számlakép között komoly eltérést tudnak okozni, amelyet az adóhatóság már egy esetleges jogkövetési vizsgálat keretében is szankcionálhat.

Mit jelent az áfa tekintetében a hibás számlakiállítás?

Külföldi vállalkozásoknál a számlázást Shared Service Centerbe (SSC-be) szervezhetik ki, így jellemzően külföldi fejlesztéssel alakítják ki a számlázási rendszert, vagy külföldi adminisztrátorok által történhet a számlaadatok rögzítése és nyilvántartása. A jellemző probléma, hogy a külföldi SSC-k és alkalmazottjaik általában nincsenek tisztában a magyar jogszabályokkal és számlázási követelményekkel, emiatt a számlákat hibásan állíthatják ki. 

Tipikus probléma többek között:

• nem megfelelő a számla kelte és a teljesítés időpontja: a speciális szabályok ismeretének hiánya miatt nem jól kerülnek meghatározásra a dátumok,
• nem stimmel a fizetési határidő: a fizetési határidőt a felek közötti szerződés határozza meg, de ezt nem veszik figyelembe,
• nem a megfelelő az áfamértéket tüntetik fel a számlán,
• hibás a vevő neve, a címe vagy az adószáma: helytelen vevőt választanak ki a rendszerben, emiatt a többi adat sem lesz valós.
• áfamentes ügylet esetén hiányzik a számláról az áfamentességre való helyes hivatkozás.

Milyen hatásai lehetnek a helytelenül kiállított számlának?

A gyakorlatban találkoztunk már olyan esettel, amikor egy normál értékesítési ügylet során a termék tényleges útja és a számlázási folyamat elvált egymástól és helytelenül képezték  le a számlában gazdasági eseményt.

Gyakorlati példa 1.

Tételezzük fel, hogy a termék útja a következő. Egy magyar közösségi adószámmal rendelkező társaság Magyarországról értékesíti a termékét Olaszországba, egy olasz közösségi adószámmal rendelkező cég részére. A gazdasági esemény EU-n belüli értékesítés lesz a magyar társaság szempontjából, míg az olasz cég szempontjából pedig egy EU-n belüli beszerzés lesz. A számlát azonban nem ennek megfelelően állítják ki, hanem az olasz cég német közösségi adószámára kerül kiállításra.

Példánk az alábbi hátrányos adózási következményekkel járhat:

• a számlán helytelen adat szerepeltetése miatt akár adóbírságra is számíthatunk, hiszen valótlan eseményről állítottunk ki számlát;
• továbbá, az áfabevallási kötelezettség során a számla alapján helytelenül kerül feltüntetésre a gazdasági esemény, a cég hibás áfabevallást nyújt be az adóhatóság felé.

Közösségen belüli termékértékesítés esetén fontos kiemelni, hogy az ügylet után az áfát a beszerzés országában kell megfizetni. Tehát a gazdasági esemény a Közösségen belüli termékértékesítés jogcímén adómentes, a célországban, vagyis a beszerzői oldalon Közösségen belüli termékbeszerzés jogcímen adóköteles.

Azonban ahhoz, hogy az áfamentesség teljesüljön az eladói oldalon, további feltételeknek is teljesülniük kell, ennek hiányában az adóhatóság megtagadhatja az adómentességet.

Milyen feltételeknek kell megfelelni import tranzakció esetén?

Importról akkor beszélhetünk, ha a termék nem EU tagországból kerül be Magyarországra, illetve eddig még nem helyezték szabad forgalomba. Az ügylet ilyenkor a magyar áfa-törvény hatálya alá tartozik. Az adókötelezettség a belföldi szabad forgalomba helyezés napján keletkezik, az adóalanyt az általános szabályok szerint megilleti az adólevonás joga.

A szabályozás ennél azért jóval bonyolultabb, így nézzünk meg egy gyakorlati példát.

Gyakorlati példa 2.

Tételezzük fel, hogy egy magyar Kft. Svájcból, azaz EU-n kívüli országból vásárol terméket. A fuvart a svájci cég intézi, a szállítmányt Ausztriában vámolják, itt történik meg a vámjogi szabad forgalomba bocsátás. Ausztriában a vámeljáráshoz belföldi adószámot nem kellett igényelni.

Abban az esetben, ha a terméket Ausztriában bocsátják vámjogi szabadforgalomba, de a termék rendeltetési helye Magyarország, úgy az import mentes a forgalmi adó alól, tehát nincs áfafizetési kötelezettség Ausztriában. Ebben az esetben Közösségen belüli termékbeszerzésként kell kezelni az ügyletet Magyarországon, így az áfabevallás mellett az összesítő nyilatkozatot is be kell nyújtani. A Közösségen belüli beszerzés jogcímén a fizetendő áfa összegét a magyar cég levonásba helyezheti (ha a levonási feltételek fennállnak). Az áfalevonáshoz szükséges, hogy a magyar cég rendelkezzen az osztrák fél nevében, vagy ennek hiányában a saját maga által kibocsátott számlával (önszámlázás). Ebben az esetben tehát a magyar Kft. oldaláról nem import tranzakcióról beszélünk!

Ezért fontos minden apró részletet figyelembe venni, hogy pontosan meg tudjuk határozni, hogy közösségi ügyletről vagy importról van szó egy adott gazdasági esemény során.

Az áfa hiba a társasági adóban is okozhat problémát

A társasági adóban a könyvelési folyamatokat tekintve, a termékértékesítés és szolgáltatásnyújtás bevételeihez rendszerint kapcsolódik az általános forgalmi adó elszámolása. Az általános forgalmi adó ugyan nem része a nettó árbevételnek, azonban része a követelésnek, amelyet a gazdasági partnerünktől kell behajtanunk és szerepel az értékesítés bizonylatain.

Illetve, a számviteli törvény előírásai szerint a mérlegben szerepel a követelések nyilvántartása áruszállításból és szolgáltatásnyújtásból. Vagyis a vevők mérlegsorán kell szerepeltetni azokat a szállítási, vállalkozási vagy egyéb szerződésből jogszerűen eredő fizetési igényeket, amelyet már a vállalkozás teljesített. A partner által elfogadott követeléseket a fizetendő áfával növelt értékkel kell kimutatni a könyvelésben.

Kiemelten fontos, hogy a vállalkozás számviteli nyilvántartásai vonatkozásában teljes körűen eleget tegyen a hatályos jogszabályok előírásainak, tekintettel arra, hogy ezen kötelezettségek áfában és a társasági adóban is hatással vannak az eredményekre. Egy esetleges adóellenőrzés során a revizorok a fentiekben bemutatott eltérések feltárása esetén kiemelt figyelmet fordítanak az említett nyilvántartások meglétére és helyességére, valamint a számviteli folyamatok, bizonylatok ellenőrzésére. Ha már az első adóellenőrzési lépcsőfokig eljutott a cég, kiválasztásra került, akkor az előbbi ellenőrzéstípusokra célszerű felkészülni, ha kell szakértő bevonásával.