Elektronikus számla 2021-ben – Megéri a NAV-val váltani

2021. 03. 19., 11:15

2021. áprilisától egy új digitális adózási korba lépünk! A NAV online számla révén egy új e-számlázási lehetőség nyílik meg az adóalanyok széles körének – hívja fel a figyelmet az RSM Hungary.

Az új adatszolgáltatási szabályok szerint a cégek összes kiállított számláját jelenteni kell az adóhatóság felé, az XML alapú e-számla bevezetésével pedig a számláról kialakult fogalmaink is jelentősen kibővülnek és digitális alapokra helyezhetőek – kezdi friss bejegyzését Németh Lilla, az RSM Hungary adóüzletágának igazgatója.

Az e-számlára való áttérés mögöttes folyamatait és gazdasági hatását is fontos megvizsgálnia a társaságoknak. Az e-számlával nincs tovább szükség a papír alapú számlázásra, nincs postaköltség, nem szükséges az elektronikus aláírás sem, vagy az e-mailes számlatovábbítás. Befogadói oldalon a számla-feldolgozás automatizálható, a számlák akár kontírozhatóak is az adatszolgáltatás birtokában.

Az új 3.0 NAV online számla adatszolgáltatási séma szerint a számla a kiállító és befogadó által hasznosnak ítélt adatokkal is kiegészíthető az XML, elősegítendő az automatizált feldolgozást. Azt azonban, hogy melyik cégnél, mely adatok teszik lehetővé az automatizációt, például a megrendelési szám, a szállítólevél szám, vagy a szerződésszám feltüntetése, már egyéni szinten kell eldönteni.

Mit is jelent az e-számla lehetőség a cégek számára a gyakorlatban?

Amennyiben az érintett cégek elektronikus számlázásban állapodnak meg, lehetőség van arra, hogy az adóhatóság felé továbbítandó számla XML-t tekintsék számlának. Így a kibocsátott számla és az adatszolgáltatás nem különül el egymástól, ebben a folyamatban kell megoldani, minden, a számlához kapcsolódó kérdést mindkét fél oldalán.

Ahogy a fentiekből is következik az XML=e-számla esetben az online számla adatszolgáltatásban nem csak az Áfa-törvény szerinti kötelező adattartalmat kell szerepeltetni, hanem a számla teljes adattartalmát. Az online számla adatszolgáltatásban a számla kibocsátónak jeleznie kell azt is, hogy részéről elektronikus számla kerül továbbításra. Azt hogy az e-számla hogyan jut el a számla befogadóhoz, az érintetteknek tisztázniuk kell egymás között és mindkét félnek el kell fogadnia az új metódust.  

Az XML=e-számla gyakorlatából az is következik, hogy amennyiben a számlát jelentő xml nem a megfelelő adatokkal kerül elkészítésre, vagy a vevő nem ért egyet az e-számla adattartalmával, akkor az xml, mint számla módosítására lesz szükség. Az online számla adatszolgáltatásban megismert technikai érvénytelenítés ebben az esetben nem lesz alkalmazható, mivel az e-számla és az adatszolgáltatás között nem lehet eltérés.

Az e-számlára is érvényes az Áfa-törvény hitelességi elvárása

A számla hitelességét, adattartalmának módosíthatatlanságát az e-számla ezen esetében egy titkosítási algoritmus, a hash kód garantálja. A hash kód egy egyedi azonosítót, lenyomatot képez az adott xml-ből, annak tartalma alapján. Bármilyen változtatás történne az adott xml-ben, akár csak egyetlen karakter megváltoztatásával a hash kód is megváltozik.  Az online számla adatszolgáltatás során az xml-ből képzett hash kód-ot is be kell küldeni a NAV felé. Ezért az elektronikus számlák esetében eddig leggyakrabban alkalmazott, elektronikus aláírásra sincs szükség az XML-ből előállt e-számlánál. Egy esetleges adóellenőrzés során is az xml-t, mint számlát kell átadnia a számlakiállítónak az adóellenőr részére, és a hash kód alapján az adóhatóság ellenőrizni tudja, hogy a számla adattartalma nem sérült-e.

A befogadói oldal

A nagyobb cégek gyakorlatától eddig sem volt idegen az e-számlára törekvés a beszállítók bevonásával, hogy a számla-kiállítási és -fizetési folyamatok a lehető leggyorsabban és átláthatóbban fussanak le.

A számlabefogadók is le tudják tölteni a számla xml-t az adóhatóság adatbázisából, akár gép-gép kapcsolaton keresztül. Mindez azt is jelenti, hogy adólevonási jog tárgyi feltétele az xml fájl meglétével teljesül. Az adattartalom természetesen más formátumban is megkapható a partnertől - például a számlakép pdf formátumban -, azonban az adólevonási jog csak az xml birtokában gyakorolható, ezért a számlaadat-szolgáltatás lekérésére mindenképpen szükség lesz. Amennyiben nem kerül letöltésre az e-számla, az áfalevonási-jog is sérül.

Mindez azt is jelenti, hogy az e-számla kezelésére a befogadói oldalon is fel kell készülni technikailag és a megfelelő folyamatok, adatkezelési feltételek kialakításával!    

Van-e korlátja az xml alapú elektronikus számlázásnak?

A xml alapú e-számla hátránya az előnyéhez képest elég csekélynek tűnik. Három esetben azonban biztosan nem alkalmazható a megoldás, ezek a következők:

A magánszemélyek felé kibocsátott elektronikus számlák esetében. Tekintettel arra, hogy az adatszolgáltatásban a magánszemély neve és címe nem adható meg, azonban a számlának kötelező eleme, a magánszemélyek felé kibocsátott számlák nem tudnak élni a NAV e-számla lehetőséggel.

Amennyiben az adatszolgáltatás mérete meghaladja a 10 MB-ot. Ilyen esetben a számlasorok összevonására van szükség az online számla adatszolgáltatásban, ami azt jelenti, hogy az adatszolgáltatás tartalma eltér a kiállított számlától. 

A módosító számla esetében akkor nem alkalmazható a megoldás, ha az eredeti számla nem elektronikus xml számla volt.

Az elektronikus számlánál is fontos az archiválás

Nem szabad megfeledkeznünk az archiválási feltétekről sem, amelyek a NAV e-számla esetén sem változnak az eddig ismert követelményekhez képest. Továbbra is védeni kell az elektronikus számlát a törlés, megsemmisítés, véletlen megsemmisülés, utólagos módosítás, jogosulatlan hozzáférés ellen is. Ami azonban hangsúlyozandó, hogy xml-t és a hozzá tartozó hash kódot meg kell őrizni mind a kiállítói, mind a befogadói oldalon! Az adóhatóság csupán a platformot biztosítja az adatcserére, a számla továbbítására és befogadására, azonban az archiválási követelményeket nem vállalja át, azokért felelősséget nem vállal, az a számlakibocsátó és a számlabefogadó felelőssége, amelyet vagy saját rendszerükben oldanak meg, vagy megbízható külső e-számla archiválási megoldást keresnek. 

Az e-számlázás bevezetéséről érdemes írásban megállapodni a partnerekkel

Bár a törvény szerint nem kötelező az írásbeli megállapodás az elektronikus számlázásról a NAV e-számla xml használata esetén – a szóbeli megállapodás vagy ráutaló magatartás is elegendő –, azonban mégis ezt javasolnánk az érintetteknek. Az írásbeli megállapodás történhet akár szerződésben, akár emailváltásban, ahol a felek tisztázzák, hogy az xml-t, mint elektronikus számlát tekintik ezentúl hivatalos adózási dokumentumnak. Érdemes pontosan tisztázni, hogy mikor tekintik az e-számlát befogadottnak, továbbá, hogy járjanak el abban az esetben, ha az Adóhatóság rendszere nem elérhető egy adott időpillanatban.

A NAV 3.0 XML alapú e-számlázási metódus egy merőben új fajta lehetőség 2021. januárjától. Az új szabályozás segítheti a vállalkozások digitalizációját, az automatizálás középtávon csökkentheti az adminisztrációs terheket és költségeket. Ezért javasolt alaposan átgondolni a szerződési, számlázási, pénzügyi, és kontrolling folyamatokat, partnerkezelést is egyúttal a számla adatszolgáltatás új 3.0-ás verziójára való átállás mentén.

Ha tetszett a cikk, kövesse az ÜZLETEMET
a Facebookon!

Még több friss hír

2022-10-06 19:22:00
Október 6-án lkezdődött a 19. Budapest Design Week. A központi kiállításnak, illetve számos programnak helyet adó Néprajzi Múzeum mellett Budapesten és több vidéki városban mintegy 150 program várja az érdeklődőket.
2022-10-06 17:22:00
Több mint másfél milliárd forint adót csalt el egy biztonsági őröket foglalkoztató számlagyáras bűnszervezet. A NAV nyomozói tizennyolc embert fogtak el és hallgattak ki gyanúsítottként, közülük hatot őrizetbe vettek, a Szombathelyi Járásbíróság mind a hat fő letartoztatását elrendelte.

  BIZNISZPLUSZ PODCAST

2022. 09. 23., 12:05
epizód: 2022 / 9   |   hossz: 18:38
Milyen a gazdaság, a vállalkozások helyzete Covid után, a háború és az energiaválság árnyékában? Mekkora sokkokat okozott az elmúlt pár év? Nyílnak-e kivezető utak az európai és a magyar gazdaság előtt? Hogyan segítheti a kilábalást az államilag támogatott Széchenyi Hitel MAX program? A kérdésekre Krisán László, a KAVOSZ Zrt. vezérigazgatója válaszol.
2022. 07. 26., 10:30
epizód: 2022 / 8   |   hossz: 20:30
Milyen új utakat nyitott az internet a csalók előtt? Hogyan azonosíthatjuk vállalkozóként az átverési kísérleteket? Mikor kell szakértőhöz, esetleg egyenesen a rendőrséghez fordulnunk? És mitől menthet meg bennünket egy kis önképzés? Dr. Kocsis Ildikó ügyvéd olyan céges csalásokra is felhívja a figyelmet, amelyek még a hozzáértők előtt sem feltétlenül nyilvánvalóak.
2022. 06. 26., 09:15
epizód: 2022 / 7   |   hossz: 21:02
Milyen volt a Hannoveri Technológiai Kiállítás és Vásár a Covid után, de háborús időben? Hol tart az ipar 4.0 napjainkban, melyek a digitalizáció legfontosabb új irányai? Mit jelent a virtuális üzembe helyezés? Hogyan hat az automatizálás a munkaerő-piacra? Hogyan szimulálható a Marsra szállás? Mit jelent Európa egyik legnagyobb ipavállalatának, hogy kivonul az orosz piacról, ahol 1851 óta jelen volt? A kérdésekre Jeránek Tamás, a Siemens Zrt. vezérigazgatója válaszol.

  Rovathírek: GUSTO

Világszerte egyre erőteljesebb trend az állati eredetű élelmiszerek fogyasztásának csökkentése, azaz az átállás – teljes egészében vagy részben – a növényi eredetű táplálkozásra.

  Rovathírek: ATOMBUSINESS