Kayser Ágota: Az új rutin kialakítása a home office egyik kulcsa

Kayser Ágota, a Valueteam szervezetfejlesztő coacha szerint mindenkinek saját magának kell kialakítani a számára legjobban működő home office gyakorlatot, és egy vezetőnek mára az is feladatává vált, hogy ebben segítse munkatársait.

„Nincsenek kész megoldások arra, mitől lesz tökéletes a home office. Mindenki a munka-magánélet egyensúlyára törekszik mind az offline, mind az online munkavégzés során. Éppen ezért az a jó otthoni munkavégzés, amelyben ez megvan. Persze egy csapaton belül lehetnek teljesen eltérő habitussal bíró kollégák, akik hajlamosak más-más rutinokat kialakítani. Ennek érdekében vannak olyan dolgok, amikre lehet és érdemes is figyelni, hiszen a home office-nak három nagy veszélye van” – mondja a szakember, aki az egyiket az eltérő személyiségű csapattagok megfelelő támogatásának hiányában, a másikat az időmenedzsmentben, a harmadikat pedig a napirend, vagyis a nem megfelelő rutinban látja.

Azzal, hogy megszűnik a hétköznapi rendszeres kontakt a munkatársak között, a személyiségbeli különbségek is felerősödnek csapaton belül. Míg egy extrovertált jó eséllyel keresi a kapcsolatot, és akár a közös meetingeken felül is talál magának olyan kollégát, akivel együtt dolgozhat, vagy kicsit többet beszélget, addig egy introvertáltabb munkatárs eltávolodhat, és kicsit el is szigetelődhet.

„Eddig a kapcsolatok jöttek maguktól, voltak spontán találkozások, most egyszerűen terveznünk kell azokkal is. Ha a lakásomban élem az életem, a figyelmem a ház faláig tart, azokig az emberekig, akik a házon belül vannak. Kérdés, hogyan és merre nyitom ki, terjesztem ki a figyelmem. Ha a vezető nem figyel erre tudatosan nem csak a csapatmunka hatékonysága sérül, de az ő érzékelése is hamis képet adhat a kollégákról. Akivel több kontaktusa van (közelebb van), jobban érzékeli, róla az a képe alakulhat ki, hogy többet/jobban dolgozik. Éppen ezért nagyon fontos, hogy erre (proximity bias) tudatos figyelemmel legyen.”

Gyorsan új életritmusunk alakult ki, ahogy az irodából átkerült a munkavégzés helye az otthonunkba. Ez a változás pedig azt is eredményezi, hogy tudatos új szokások, új napi rutin kialakítására van szükség. A megszokott életből átlépni egy újba azonban sokszor nem könnyű, és ha nem keretezzük újra a munkához, munkavégzéshez való viszonyunkat, akkor hiába az elmúlt másfél év home office tapasztalata, a problémák továbbra is megmaradnak. Az egyik legfontosabb, hogy egyénileg és a munkatársakkal közösen milyen rutinokat alakítunk ki.

„Az egészséges életmódnak öt fő eleme van: az alvás, a testmozgás, a táplálkozás, a munka és az egészséges ritmus. Utóbbi azt jelenti, hogy az ember miként alakítja ki a napi rutinját. Amikor például nem voltunk home office-ban, akkor volt egy menetrendje a napnak, vagyis felkeltünk reggel, utaztunk, beértünk az irodába, megbeszélésekre mentünk, tudtuk, hol és mikor ebédelünk, illetve azt is, mikor csukjuk le a gépet, amit lehet, hogy haza sem vittünk. Így könnyebben el lehetett választani a munkát és a magánéletet”– részletezte Kayser Ágota, aki azt is hozzátette, hogy a home office-ban éppen ez a rutin tűnik el és válik irrelevánssá, miközben átadja a helyét egy másiknak. A vezető és a munkavállalók feladata, hogy ebbe az új helyzetbe rendszert vigyenek.

„A rutint otthon is meg lehet tartani, de ehhez új szokásokra van szükség. Új szokásokat pedig apránként tudunk kialakítani kezdve például a reggeli ébresztő megváltoztatásával. Számos olyan új szokást alakíthatunk ki, ami az eredményességhez hozzásegít. A meetingek továbbra is kapaszkodókat jelenthetnek időmenedzsment szempontjából, de az a tapasztalat, hogy ezek sokszor egymást követik, és öt perc szünet sem marad köztük. Amikor egy közösségi térben vagyunk, akkor az emberi igények jobban láthatóvá válnak. Gondoljunk arra, hogy leugrunk két blokk között a büfébe, vagy kimegyünk a mosdóba. Az online térben ezeket kevésbé vesszük figyelembe. Ha a vezető tudatosan, rutinszerűen figyel ezekre is, az jó szokásként gyorsan el tud terjedni a csapat más közös meetingjeinél is” - fejtette ki a Valueteam szervezetfejlesztője.

Szerinte a szünetek is a jó ritmusú otthoni munkavégzés részei, ahogyan az is, hogy felálljunk az asztal mellől, mozogjunk, figyeljünk a megfelelő folyadékbevitelre.

Határozzuk meg a munkaidőnket: mettől-meddig foglalkozunk a céges mailekkel, vagy például a vacsoraasztalnál már nem válaszolunk egy-egy üzenetre. Ahogy mondani szokás a munkát csak abbahagyni lehet, befejezni nem, ebben pedig a rutin sokat segíthet és közelebb hozhat az ideális munka-magánélet egyensúlyhoz.

Kayser Ágota szerint ez azért is lényeges, mert a legutóbbi home office kutatási adatok azt mutatják, hogy a munkavállalók sokszor túlfutnak a munkaidőn, ez a túlóra pedig az egyensúly felborulásához, és gyors kiégéshez is vezethet.

A vezetőnek erre is figyelni kell. Fontos újragondolni a vezetői eszközeit: hogyan irányítja a munkát, hogyan támogat, hogyan mutat utat vagy példát.

A rutin segíthet a fókuszált munkavégzésben is, vagyis, ha megvan a behatárolt munkaidő, akkor sokkal jobban tudunk a feladatra koncentrálni, hiszen szabályozva van a magánélet és a munka ideje. Családosoknál érdemes egymás munkaidejét összehangolni, átbeszélni, miként tudják egymást támogatni, akár egyezményes jeleket kitalálni: ha például csukva van az ajtó, akkor az azt jelenti, hogy éppen megbeszélésen van a másik.

Így, ha mindenki tisztában van a szabályokkal, a „home office balesetek” is elkerülhetők. Például az, hogy a kisgyerek besétáljon az anyuka meetingjébe, illetve a koncentrált munkavégzés is megoldhatóbb.

Az időmenedzsment mellett legalább olyan fontos a munkahelyi közeg élményének megteremtése. Ebben nagy szerepet játszik a megfelelő munkakörnyezet kialakítása, ami elválik a személyes tértől, ahol fókuszáltan tudunk dolgozni. Nagyon jó, ha egy megfelelő megvilágítású, lehetőleg ablak melletti munkasarkot is ki tudunk otthon alakítani kényelmes székkel. A munka helyének kijelölése segíthet a munka-magánélet egyensúly megőrzésében.

„Sokaktól hallottuk már, mennyire fontos, hogy legyen egy asztal, ami mellé leülhetünk. Szerintem azonban a munkahelyi élmény megidézése ott kezdődik, hogy mit viselünk. Felöltözünk-e, mintha munkába mennénk, vagy nem? Sok mindenre kihat ugyanis, hogy mi van rajtunk: arra, hogy milyen a hangunk a telefonban, mennyire vagyunk magabiztosak. Amikor online tréninget tartok, mindig kisminkelem magam, mintha élőben lenne. Ez ad egy munkában vagyok érzést, ami meghatározza az attitűdömet is” – tette hozzá a Valueteam szakembere.

(Fotó: ArtsIllustratedStudios)