Az ERP rendszerek a digitális megoldások elterjedésével egyre jelentősebb szerepet kapnak a vállalatok működésében. A rendszerek elterjedésével és stratégiai fontosságával együtt különböző mítoszok is kialakultak. A Deloitte szakértői azt nézték meg, mi igaz és mi nem ezekből a legendákból.
„Az ERP rendszerek általános elterjedése óta eltelt több mint 30 év során néhány mítosz érvényét vesztette. Ilyen volt például, hogy a kezdeti időkben sokan nem bíztak abban, hogy egy rendszer képes összegezni, tárolni és elvégezni azokat a feladatokat melyeket addig a munkatársak végeztek. Úgy gondolták, hogy az emberek ezt úgyis jobban tudják. Egy másik mítosz szerint, mivel az új rendszerek ismeretlenek voltak, a munkavállalók az adatokat nem teljeskörűen és naprakészen kezelték, amivel párhuzamos nyilvántartásokat alakítottak ki, plusz feladatokat és redundanciát eredményezve. A régi mítoszokat az idő és tapasztalat legyőzte, kialakultak azonban új, az ERP rendszer bevezetésekhez kapcsolódó mítoszok” – mondta Simonyi Dénes, a Deloitte technológiai tanácsadás üzletágának menedzsere.
Állítólag, a felhő alapú ERP költségesebb, és kevésbé biztonságos...
A felhő alapú rendszerek globális megoldások, melyeket ügyfelek tízezrei érnek el az interneten keresztül, ezért a felhő alapú rendszereknek a legmagasabb biztonsági követelményeknek kell megfelelniük. Ez azt jelenti, hogy minden felhő szolgáltatónak nagyobb hangsúlyt kell fektetnie az adatbiztonságra, összehasonlítva egy on-premise megoldással. A ma használatos felhő alapú rendszerek általában már banki szintű certifikátokkal rendelkeznek, így kétség sem férhet hozzá, hogy az érzékeny üzleti adataink az európai adatközpontokban jó kezekben vannak. A felhőalapú megoldásnak köszönhetően a biztonsági mentések és a helyreállítás is lényegesen egyszerűbb és biztosított az ügyfelek számára.
A felhő alapú ERP-k költséghatékonyabbak, mert egyszeri éves vagy havi licenszdíj keretében az ügyfél megfizeti a rendszerhez való hozzáférést, a kért funkciók használatát, a szerver és IT költségeket és a rendszerhez kapcsolódó támogatást is.
Állítólag, ERP-re csak a nagyvállalatoknak van szüksége...
A mítosz abból adódik, hogy az ERP rendszerek megjelenését követően leginkább a nagyvállalatoknál indultak el a bevezetési folyamatok. A mai, modern ERP rendszerek moduláris felépítésűek annak érdekében, hogy az egyes ügyfeleknek csak azokat a funkció csomagokat kelljen megvásárolniuk, melyekre a működésükhöz szükségük van. A felhő ERP szolgáltatások előfizetési modellje lehetővé teszi, hogy akár funkció szintjén összeállíthassák az ügyfelek az előfizetési csomagjukat.
A nagy keresletre való tekintettel a piacon elterjedtek a kkv-kat kiszolgáló megoldások is: ezen rendszerek szintén képesek teljes mértékben lefedni az üzleti folyamatokat, de méretükből adódóan jóval elérhetőbb áron.
Állítólag, az ERP rendszer bevezetésével a saját folyamatokat fel kell adni...
Mindenki ragaszkodik azokhoz a munkafolyamatokhoz és gyakorlatokhoz, melyeket akár hosszú évek alatt kialakított. Ma már minden ERP gyártó igyekszik a felhőbe csábítani az ügyfeleit, hiszen a felhő alapú megoldások alacsonyabb üzemeltetési költségéből mind a gyártó, mind az ügyfél profitálhat. Viszont mivel a felhő alapú megoldások ideális esetben egy mindenki által használt rendszer verziót jelentenek, ezért a gyártók rákényszerültek, hogy a megoldásuk testre szabható legyen, nemcsak iparágra, hanem ügyfélre is anélkül, hogy az alapterméken változtatnának.
Emiatt ma már a modern ERP rendszerek testre szabási eszköztára „no code”, vagyis a felhasználó által is elvégezhető módon támogatja a változatos üzleti folyamatokhoz való alkalmazkodási képességet.
Állítólag, az új ERP bevezetése hosszú és költséges...
Egy bevezetés hosszúságát és költségeit különböző tényezők befolyásolják. Figyelembe kell venni a vállalat nagyságát, a vezetők rendszerrel szemben állított követelményeit, a felhasználók számát, a testreszabás mértékét, a meglévő és a bevezetett rendszer közötti különbségek mértékét, az erőforrások rendelkezésre állását.
„Ezen tényezők körbejárása kulcsfontosságú a bevezetés megkezdése előtt. Ezentúl érdemes megvizsgálni azt is, hogyha a bevezetés nem valósul meg, azzal mennyi időt és pénzt veszíthet a vállalat. Ahogy egy ERP gyártónak növekszik az ügyfélbázisa, ki kell alakítania a rendszerben a legjobb gyakorlatoknak megfelelő üzleti folyamatokat, melyek a lehető legnagyobb mértékben képesek lefedni az ügyfelek igényeit” – mondta Simonyi Dénes.
Az ERP-ben kezelt, folyamatosan a legjobb gyakorlatokhoz igazított üzleti folyamatok alkalmazása nagyban meggyorsítja a rendszerek bevezetését. Egy iparágra előre kialakított és paraméterezett rendszer töredék idő alatt bevezethető.
Állítólag, az ERP mellé más új rendszerre (pl. könyvelő, raktárkezelő) is szükség van...
Az ERP bevezetés előtt álló cégeknél sokszor azért húzódik a döntés, hogy valóban bevezessék-e az ERP rendszert, mert úgy gondolják, az önmagában nem lesz elég a folyamataik lefedésére, mellé más rendszerekre is szükségük lesz, melyek akár még nagyobb költséggel járnak. Általános igazság, hogy nem kell minden speciális funkciót (pl. szabadságtervezést vagy gépjármű nyilvántartást) beleerőszakolni egy ERP rendszerbe, hiszen ezekre a funkciókra vannak egyszerűbb és költséghatékonyabb megoldások, melyeket viszont bizonyos pontokon integrálni kell az ERP rendszerbe. Ennek támogatására ERP oldalon egyszerű és gyors integrációs lehetőségeket alakítottak ki a gyártók.
Állítólag, az ERP bevezetés az IT terület feladata...
Sok vállalatnál amikor először felmerül az ERP rendszer bevezetés, a munkatársak hajlamosak úgy gondolni, hogy az új rendszer kiválasztása, integrálása és működtetése mind az IT terület feladata. Ahhoz, hogy az új ERP rendszer a legjobban szolgálhassa a vállalatot, fontos, hogy az összes terület, valamint a tulajdonosi igények is találkozzanak.
A következő hónapok során a Deloitte szakértő csapata webinar sorozatában a bemutatott ERP mítoszokat és az ezekhez kapcsolódó kérdéseket vizsgálja meg és elemzi, annak érdekében, hogy az ERP rendszer bevezetéssel kapcsolatban ne legyenek homályos foltok. Cél, hogy kiderüljön: melyik mítosz valóság, és melyek azok, amik csak az üzleti életen belül kialakult legendák.
„A magyar beruházás nagyon előrehaladott, ugyanakkor rendkívül komplex. Sok mindent újra kell gondolnunk ebben a projektben, rengeteg megoldandó feladat van, hogy az előnyt, amire Magyarország szert tett, valódi hozzáadott értékké, profittá tudjuk kovácsolni.”