Júniusban sokan kezdték tervezni a nyári szabadságot. Ilyenkor felmerül a kérdés: mi történik, ha két hétre kiszállunk? Nem az a valódi probléma, hogy van-e helyettesünk – hanem az, hogy tudja-e bárki, hogyan működnek a dolgok nélkülünk.
Nálunk mindenki tudja a dolgát
Ez a mondat megnyugtatóan hangzik – de ritkán igaz. Vegyünk egy egyszerű példát: egy ötfős szolgáltató cég ügyvezetője két hetet szabadságol. A kollégák tudják, mit kell csinálni – de amikor egy kulcspartner módosítani szeretné a megállapodást, kiderül, hogy a részleteket senki más nem ismeri. A számlákat kiállítják, de a fizetési határidőkről szóló korábbi egyeztetésekről nincs nyom. A cég működik, de akár döntésképtelenné is válhat – figyelmeztet blogbejegyzésében a VOSZPort.
A legtöbb kisvállalkozásban a folyamatok és ügyfélkapcsolatok néhány ember fejében élnek. Ez nem hiba – így épül fel minden cég a kezdetekkor. De egy ponton már komoly kockázattá válik.
Hol a legnagyobb a kitettség?
Ezt megelőzvén érdemes végigfutni a tipikus területeken:
Ügyfélkapcsolatok: Csak egy kolléga ismeri személyesen a kulcspartnereket. Ha ő hiányzik, senki nem tudja, kivel milyen egyezség született, mikor volt az utolsó egyeztetés, mi a következő lépés.
Pénzügyi folyamatok: A tulajdonos fejében él a teljes kép – ki mennyit késik, kinél mekkora a kockázat.
Operatív rutinok: Szóban terjednek, nincsenek dokumentálva. Mindenki másképp emlékszik rájuk.
Beszállítói kapcsolatok: A kapcsolattartó távollétében senki nem tudja, kit kell hívni probléma esetén.
Nem kell hozzá IT-projekt
A tudás dokumentálása nem azt jelenti, hogy mindent részletesen le kell írni. Néhány egyszerű lépés már érzékelhető különbséget hoz: egy folyamatlista arról, hogy mi hogyan működik; egy ügyfélnapló a fontos egyeztetésekről; egy belső checklist a visszatérő feladatokhoz.
A VOSZPort CRM-je pontosan ebben tud segíteni: az ügyféladatok, feladatok és projektek egy központi helyen élnek, ahol bárki átveheti egy kolléga munkáját. Az e-mail funkció segítségével az ügyfeleknek küldött üzenetek is a rendszerben maradnak – nem valakinek a postafiókjában. A számlázó pedig automatikusan frissíti a partnerlistát, így az új ügyfelek adatai azonnal elérhetők mindenkinek. A könyvelő saját hozzáféréssel követheti a pénzügyi folyamatokat.
A cél nem egy tökéletes kézikönyv létrehozása. A cél az, hogy a cég ne álljon meg, ha valaki szabadságon van – vagy éppen kilép.
Nyáron különösen érdemes lépni
A kulcsfüggőség felszámolása szemléletváltás, nem egyszeri projekt. De nem kell mindent egyszerre megoldani. Ha a szabadságok előtt átgondoljuk, hol a legnagyobb a kitettség, és ott bevezetünk egy egyszerű megoldást, már sokat tettünk.
„A Roszatom Műszaki Akadémián képzett szakemberek már most olyan kompetenciákat sajátítottak el, amelyekre az erőművi blokkok üzembe helyezésének minden szakaszában szükség lesz.”