Üzleti partnereink adatainak kezelése

Üzleti tevékenységünk végzése során számtalan partnerrel lépünk kapcsolatba, közöttük pedig általában egyaránt megtalálhatóak mind magánszemélyek, mind jogi személyek magánszemély képviselői, munkatársai. Üzleti interakcióink során ezekkel a személyekkel kapcsolatos telefonszámokat mentünk el, címeket jegyzünk fel magunknak, levelezünk, számlázunk, ezáltal pedig akarva-akaratlanul is adatkezelést végzünk. Adatkezelőként pedig figyelemmel kell lennünk az Infotv. (az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény) és a GDPR (EU Parlament és Tanácsi 2016/679 rendelete) rendelkezéseire.

Tevékenységünk során nem szabad szem elől tévesztenünk az adatkezelés alapelveit: ilyen az adatkezelés célhoz kötöttsége, az adattakarékosság, a korlátozott tárolhatóság, a megfelelő jogalap, a pontosság, illetve az előzetes tájékoztatás alapelvei.

Elengedhetetlen szem előtt tartani partnereink adatainak kezelése során, hogy az adatkezelés céljának eléréséhez valóban szükség van-e például az adott személy nevén túl egyéb személyes adatra. Partnerünk alkalmazottainak magasságának nyilvántartására szükséges lehet például, ha fotósként egy modellügynökséggel működünk együtt, egy hentesüzlet tulajdonosaként viszont egész biztosan nincs erre szükség. Figyelemmel kell lennünk arra is, hogy a személyes adatokat kizárólag a cél megvalósulásáig tárolhatunk. Ezt az időtartamot általános jelleggel természetesen lehetetlen lenne meghatározni, annak az eset körülményeire tekintettel kell észszerűnek kell lennie. (Statisztikai jelleggel akár évtizedekig is relevánsak lehetnek bizonyos adatok, azonban ezeket egy bizonyos idő után már nem szükséges konkrét személyhez kötve tárolnunk). Az előzetes tájékoztatás elve alapján az adatkezelésnek közérthető, részletes, teljes és könnyen hozzáférhető, előzetes tájékoztatáson kell alapulnia. (Ez a tájékoztató a társaság adatvédelmi szabályzata.)

Az adatkezelés jogszerűségéhez – a GDPR 6. cikke alapján – legalább az alábbi jogalapok egyikének fennállása szükséges (kivonat):

• az érintett hozzájárulása
• szerződés teljesítéséhez szükséges
•  az adatkezelőre jogi kötelezettsége teljesítéséhez szükséges;
• az érintett vagy egy másik természetes személy létfontosságú érdekeinek védelme miatt szükséges;
• közérdekű vagy az adatkezelőre ruházott közhatalmi feladat végrehajtásához szükséges;
• az adatkezelő vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges (kivéve, ha ezen érdekekkel szemben elsőbbséget élveznek az érintett olyan érdekei vagy alapvető jogai és szabadságai különösen, ha az érintett gyermek).

Cikkünk végén Olvasóink két iratmintát találnak. Ezeknek az iratoknak a használatával egy esetleges ellenőrzés során (amely a NAIH – Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság hatáskörébe tartozik) az adatkezeléssel kapcsolatosan jogalapot (az érintett hozzájárulását) biztosan igazolni tudunk annak a kérdésnek a megválaszolására, hogy milyen alapon kezeljük a partnereink személyes adatait.

Az első mintát a jogi személy partnereink képviselőinek, munkavállalóinak adatainak kezeléséhez használhatjuk. A második minta akkor lehet hasznos számunkra, ha magánszemélyekkel kötünk szerződéseket üzleti tevékenységünk során. Ez utóbbi esetben a tájékoztatót aláírva, a szerződés mellékleteként kezeljük – tájékoztat Dr. Pajor Dávid ügyvéd.

• Szerződéshez kapcsolódó adatkezelési kikötés

• Jogi személy képviselők nyilatkozata