Ügyvédi ellenjegyzés Skype-on?

A pandémia rávilágított arra, hogy a személyek szabad mozgását korlátozó extrém külső körülmények, vis maior helyzetek idején a fizikai jelenlétet feltételező „hagyományos” ügyvédi ellenjegyzés valós alternatívája lehet a videós ellenjegyzés.

A videós ellenjegyzés ügyvéd-ügyfél kapcsolatában játszott szerepével, valamint a videotelefonon végzett ellenjegyzés módjával kapcsolatos legfontosabb tudnivalókat dr. Remes Attila, a DLA Piper Hungary szenior ügyvédje foglalta össze.

A COVID-19 járvány és az azzal összefüggő, az elmúlt időszakot meghatározó korlátozások a home office virágzásával együtt a videocsevegésre és csoportos hívásokra specializálódott alkalmazások pozícióját is jelentősen erősítették, cégek esetén sok esetben a szervezeten belüli és kívüli kommunikáció egyetlen alternatíváját kínálva. Bár békeidőben a személyes találkozás varázsát valószínűleg semmi sem pótolhatja, vitathatatlan a Skype és a Skype-hoz hasonló alkalmazások (pl. Zoom, BlueJeans, Google Hangouts Meet, Microsoft Teams) térnyerése az elmúlt években, de még inkább évtizedben, mind az üzleti, mind a privát felhasználók körében, koronavírus-járvány ide vagy oda.

Az évtizedes előzmények tükrében a 2018-ban hatályba lépett új ügyvédi törvény azon rendelkezése, amely az „elektronikus hírközlő hálózaton keresztül az ellenjegyző ügyvéd számára a mozgóképet, valamint a hangot egyidejűleg továbbító és rögzítő eszköz igénybevételével” történő ügyvédi ellenjegyzést is lehetővé teszi, forradalminak semmiképp sem nevezhető, inkább egyfajta lépéskényszerben született, a mindennapok realitását leképező keretszabálynak, különös tekintettel arra, hogy például a gazdasági társaságok működése (pl. a legfőbb szervek ülése) során az elektronikus hírközlő eszközök igénybevételére már hosszabb ideje van lehetőség.

Az elektronikus hírközlő hálózaton keresztül történő ügyvédi ellenjegyzés (erre a továbbiakban – az egyszerűség kedvéért – videós ellenjegyzésként fogunk hivatkozni) részletszabályait a Magyar Ügyvédi Kamara tájékoztatója tartalmazza, de e körben szintén kiemelt jelentőséggel bír a Budapesti Ügyvédi Kamara, illetve más területi kamarák – mint a pénzmosás elleni törvény szerinti felügyeletet ellátó szervek – távazonosításról szóló elnökségi határozatai, amelyek lehetővé teszik az ügyfél elektronikus hírközlő eszköz útján történő azonosítását. Az utóbbi jelentőségét nem nehéz belátni: ha az ügyfél-azonosításra nem kerülhetne sor videotelefon útján, a videós ellenjegyzés (amelynek fogalmi eleme az ügyfél-azonosítás) önmagában nem tudná biztosítani az ellenjegyzési folyamat egészének videochat-es bonyolítását, hiszen az azonosítás erejéig személyes találkozóra lenne szükség az ügyfél és az ügyvéd között.

A videós ellenjegyzés lényege (egyúttal a legnagyobb kockázatot hordozó körülmény), hogy az okiratot aláíró fél nem jelenik meg személyesen az ügyvéd előtt az okirat aláírása során, és az ügyfélnyilatkozatok megtételének a bizonyítéka az ügyvéd által rögzített videófájl. Mindazonáltal az okirat ügyfél általi aláírása és ügyvéd általi ellenjegyzése változatlanul papír alapon történik, vagyis az ellenjegyzés tárgyát képező okiratot az ellenjegyzési folyamat részeként valamilyen módon – jellemzően posta vagy futárszolgálat útján – el kell juttatni az ellenjegyzést végző ügyvédhez.

A videós ellenjegyzés tehát nem összetévesztendő az elektronikus aláírással, bár bizonyos esetekben a kettő természetesen összekapcsolódhat egymással (pl. céges ügyben a videós ellenjegyzés útján létrejött társasági iratot az ellenjegyző ügyvéd e-cégeljárás keretében, elektronikusan aláírt kérelem részeként továbbítja a cégbíróság felé).

Miután – néhány kivételtől eltekintve – a „klasszikus” ügyvédi ellenjegyzés fogalmi elemei közé tartozik az ügyfél azonosítása, illetve annak ügyvéd általi tanúsítása, hogy az okiratot a fél az ügyvéd előtt írta alá, illetve az okiraton szereplő aláírását az ügyvéd előtt sajátjaként ismerte el, a távazonosítás, illetve a videós ellenjegyzés során az ügyvédnek a kamarai útmutatókban rögzített protokoll szigorú betartásával kell eljárnia. Ez vonatkozik a folyamat során használt informatikai eszközökre és az ügyfél nyilatkozattételeire egyaránt. Az informatikai eszközök tekintetében az ügyvédek a Magyar Ügyvédi Kamara által auditált alkalmazások valamelyikét kell, hogy használják, bár ezek köre időről-időre változhat (legutóbb épp a Zoom auditációját vonta vissza a kamara, mert az alkalmazás útján továbbított adatok bizalmassága tekintetében biztonsági kockázatok merültek fel).

Mind a távazonosítás, mind a videós ellenjegyzés további kulcsfontosságú eleme az ügyfél meghatározott körben történő nyilatkoztatása. Így például az ügyfélnek nyilatkoznia kell arról, hogy hozzájárul a távazonosításhoz, a személyes adatait szóban is közölnie kell, az ellenjegyzés részeként az ügyvédnek megküldött okiraton szereplő aláírását pedig sajátjaként kell elismernie.

A folyamat során az eljáró ügyvédnek néhány további részletre is ügyelnie kell. Így például a távazonosítás alatt az ügyfél az azonosításához felhasznált okmányának minden, rögzítendő adatot tartalmazó oldalát a kamerának – megfelelő megvilágítás mellett – fel kell, hogy mutassa, mégpedig úgy, hogy az okmány adattartalma jól olvasható legyen, továbbá a biztonsági elemet tartalmazó okmány kamera előtti olyan mozgatását is meg kell követelni az ügyféltől, amely alapján a biztonsági elem az okmányon felismerhető. A videotelefonálás során az ügyfélnek úgy kell a kamerába néznie (szükség esetén megfelelően megvilágítva), hogy az ügyvéd meg tudjon győződni az okmányon szereplő fénykép és az ügyfél arcképének, nemének és hozzávetőleges korának egyezőségéről.

A videotelefonálást az ügyvédnek természetesen rögzítenie kell, és a felvételt az okirattal együtt, annak megőrzési idején belül meg kell őriznie. Célszerű a lementett videófájlt minősített elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátni, mellyel a készítő ügyvéd személyét és a rögzítés időpontját is hitelt érdemlően lehet igazolni, ha az ellenjegyzés körülményeit illetően vita merülne fel a későbbiekben. Az ellenjegyzett okiratban egyébként nem szükséges utalni arra, hogy az ellenjegyzésre elektronikus hírközlő hálózat segítségével került sor, bár mind az ügyfél, mind az ügyvéd érdekét szolgálhatja, ha e körülményre kifejezetten utal az ügyvéd az ellenjegyzés szövegében. A kamarai „best practice” előírásokon túl természetesen nincs akadálya annak, hogy egyes ügyvédek, ügyvédi irodák rigorózusabb eljárásrendet alkalmazzanak az általuk végzett videós ellenjegyzések során. Így például belső szabályzatukban a videós ellenjegyzést már korábban személyesen azonosított ügyfelekre korlátozhatják, illetve bizonyos ügytípus vagy ügyérték esetén akár ki is zárhatják azt.

Bár e körben statisztika nem áll rendelkezésünkre, jó néhány, a nemzetközi és kiemelt magyar ügyfélkörrel rendelkező hazai ügyvédi irodák tevékenységére rálátással bíró ügyvéd elmondása alapján egyelőre – finoman szólva – sem elterjedt a videós ellenjegyzés a praxisukban. Ez magyarázható az ellenjegyzés ezen új módjának relatíve rövid múltjával, de szerepet játszhat ebben az ügyfelek bizalmatlansága, illetve adott esetben a szükséges informatikai eszközök vagy felhasználói ismeretek hiánya.

Az esetleges bizalmatlansági elemtől, illetve a megfelelő informatikai eszközök vagy felhasználói készségek hiányától eltekintve, természetesen rengeteg érv szól a videós ellenjegyzés mellett. A 2020-as pandémia rávilágított arra, hogy a személyek szabad mozgását korlátozó extrém külső körülmények, vis maior helyzetek idején a fizikai jelenlétet feltételező „hagyományos” ügyvédi ellenjegyzés valós alternatívája lehet a videós ellenjegyzés. Mindamellett – a külső körülményekre tekintet nélkül – a videós ellenjegyzés választása mellett szólhat az okiratot aláíró fél személyes élethelyzete, helyhez kötöttsége, egészségi állapota vagy éppen a költségkímélési szándék.